Операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих бухгалтерский регистрах:
- журнал-ордер № 7, объединяющий в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (при журнально-ордерной форме учета);
В журнале-ордере №7 отражены суммы выданные в подотчет и суммы, принятые к учету в разрезе работников. Также здесь отражены суммы сальдо на начало периода и конец периода.
Например:
За 2008 г. в ОАО "Борма" Бородину В.П. было выдано 234646-80, отчитался он по сумме 108239-18. Но так как организация имела на начало года перед ним задолженность в сумме 316793-87 , на конец года организация осталась должна ему 190386-25.
- главная книга;
В главной книге показан синтетический учет, т.е. в разрезе корреспонденции счетов.
Например:
По дебету сч.71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 50– 1406384-00 руб.
По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 10– 82528-13 руб.
По кредиту сч. 71 прошло в 2008 г. в корреспонденции с сч. 60– 976904-29 руб.
По данным из приложения 10 представлена сводная таблица бухгалтерских записей по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 год.
Таблица 9 Бухгалтерские записи по счету 71 "Расчеты с подотчетными лицами" ОАО "Борма" за 2008 год
| Содержание хозяйственной операции | Сумма, руб.коп. | Корреспонденция счетов | Документ | |
| Дебет | Кредит | |||
| Сальдо на 01.01.2008 | 1130387-66 | |||
| Выплата под отчет из кассы организации наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственно-операционные расходы | 1406383-57 | 71 | 50 | Расходные кассовые ордера |
| Оплата счетов поставщиков через подотчетных лиц | 976904-29 | 60 | 71 | Авансовые отчеты |
| Списание по авансовым отчетам сумм, полученных под отчет подотчетными лицами и израсходованными ими на приобретение материалов, инвентаря и хоз. принадлежностей | 82528-13 | 10 | 71 | Авансовые отчеты |
| Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на общепроизводственные и общехозяйственные нужды | 42136-08 | 25,26 | 71 | Авансовые отчеты |
| Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на приобретение внеоборотных активов | 6870-00 | 08 | 71 | Авансовые отчеты |
| Списание сумм, полученных подотчетными лицами и израсходованных ими на уплату задолженности работников по исполнительным листам | 43534-60 | 76 | 71 | Авансовые отчеты |
| Сальдо на 31.12.2008 | 875977-19 | |||
Как видно из данной таблицы учет расчетов с подотчетными лицами в хозяйстве ведется в соответствии с требованиями. Оборот по сч. 71 достаточно большой, следовательно можно рекомендовать руководству с/х предприятия делать приоритет на безналичные расчеты и расчеты векселями, что несомненно повысит безопасность расчетов по улучшит систему внутреннего контроля.
ГЛАВА 3. АУДИТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ
3.1 Программа проверки расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма"
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Для сбора информации при составлении программы аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами целесообразно использовать вопросник, который представлен в приложении 12.
По результатам опроса складывается определенное мнение о состоянии расчетов с подотчетными лицами на предприятии. Представленный вопросник позволяет сделать целый ряд промежуточных выводов, на основании которых можно сделать основной вывод.
В общем случае по результатам опроса оказывается сформированным план проведения проверки расчетов с подотчетными лицами и намечен состав процедур.
При проверке расчетов с подотчетными лицами в ОАО "Борма" применяются практически все методы получения аудиторских доказательств, но к различным объектам контроля и для выявления одного или нескольких возможных нарушений.
Методы контроля аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами нарушений приведены в приложении 13.
Основными контрольными процедурами являются:
· "Подотчет. 1.1." – проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному руководителем предприятия;
· "Подотчет. 1.2." – проверка получения под отчет сумм денежных средств лицами, не отчитавшимися по ранее полученным авансам;
· "Подотчет. 1.3." – проверка соответствия фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
· "Подотчет. 1.4." – проверка наличия подотчетных лиц в штате предприятия;
· "Подотчет. 1.5." – проверка правильности списания подотчетных сумм за счет чистой прибыли предприятия.
· "Подотчет. 2.1." – проверка полноты оправдательных документов по командировкам, приложенных к авансовым отчетам.
Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены.
Проверка соблюдения порядка погашения первичных документов проводится в рамках аудита кассовых операций.
· "Подотчет. 2.2." – проверка наличия приказов о направлении работников в командировку;
· "Подотчет. 2.3." – проверка наличия в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке;
· "Подотчет. 2.4." – проверка правильности возмещения командировочных расходов.
· "Подотчет.2.5." – проверка правильности проведения учета командировочных расходов в пределах и сверх норм;
· "Подотчет.2.1." – проверка удержания подоходного налога с сумм превышения командировочных расходов сверх установленных норм.
· "Подотчет.2.2." – проверка правильности выделения налога на добавленную стоимость в сумме командировочных расходов. Суммы расходов по:
· проезду к месту служебной командировки и обратно,
· затраты на пользование в поездах постельными принадлежностями;
· расходы по найму жилого помещения, возмещаемые по нормам, установленным законодательством, включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) без НДС.
· "Подотчет.3.1." – проверка правильности отражения в учете НДС по приобретенным подотчетным лицам материальным ценностям в розничной торговой сети и у населения.
· "Подотчет.3.2." – проверка правильности отражения в учете сумм НДС от стоимость материальных ценностей, приобретенных через подотчетных лиц у изготовителей в оптовой торговле.
· "Подотчет.4.1." – проверка соответствия фактических размеров представительских расходов сметам.
· "Подотчет.4.2." – проверка правильности ведения аналитического учета представительских расходов в пределах и сверх норм;
· "Подотчет.5.1." – проверка правильности выведения остатков на конец отчетного периода по расчетам с подотчетными лицами.
Задолженность подотчетных лиц предприятию и предприятия подотчетным лицам должна быть показана в регистрах учета развернуто.
3.2 Аудит состояния первичной документации ОАО "Борма"
Состав первичных документовпо расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, достаточно узок – это авансовые отчеты, заявления на выдачу денег из кассы. С другой стороны, состав документов, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широк и разнообразен, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими разделами учета, например, операциями по кассе, расчетами с поставщиками и подрядчиками, операциями по движению материальных ценностей и т.д. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить авансовые отчеты с документами по другим разделам учета.
Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке расчетов с подотчетными лицами, являются:
- Приказ об учетной политике;
- авансовые отчеты;
- журнал регистрации авансовых отчетов;
- приказы о направлении работников в командировку;
- список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы;
- заявления на выдачу денег из кассы;
- документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц);
- журнал регистрации командировок.
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят свое отражение в следующих регистрах синтетического учета и отчетности:
- балансе предприятия (форма № 1) (стр. баланса 236 – прочая дебиторская задолженность, платежи по которой ожидаются в течение 12 месяцев, и стр. 628 – прочие займы, подлежащие погашению в течение 12 месяцев после отчетной даты);
- отчете о движении денежных средств (форма № 4);
- главной книге;
- журнале-ордере № 7, объединяющем в себе аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами (для журнально-ордерной формы счетоводства), иные регистры аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами в зависимости от принятой на предприятии формы счетоводства.
Учет расчетов с подотчетными лицами ОАО "Борма" ведет на счете 71 "Расчеты с подотчетными лицами" в журнале-ордере № 7, Главной книге.
Внутренняя аудиторская проверка показала, что данные аналитического учета соответствуют данным, отраженным в Главной книге.
Однако, в нарушение Инструкции по применению плана счетов аналитический учет по счету ведется не по каждой авансовой выдаче, а сгруппирован по подотчетным лицам.
Нарушается п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ в организации.
Согласно вышеуказанному пункту выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному авансу. На предприятии этот пункт Порядка не выполняется (таблица 10):