Цели создания:
· закрепляет классификацию, группировку исполненных документов дела;
· закрепляет систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;
· служит основным учетным документом в текущей работе с документами;
· является единственным средством учета переходящих дел, т.е. дел, наполнение документами которых продолжается несколько лет;
· становится учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и номенклатура дел организации, называемая конкретной, индивидуальной.
В крупных иерархических системах управления для достижения единства классификации документов и обеспечения их сохранности в качестве обязательного для всех нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел, устанавливающие не только единый состав заводимых дел, но и единую систему их индексации.
Типовые номенклатуры дел устанавливают унифицированный состав дел заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций, единую индексацию этих дел в отрасли. Типовая номенклатура дел – нормативный документ, обязательный для применения в тех организациях, для которых она разработана.
Примерные номенклатуры дел носят рекомендательный характер и устанавливают рекомендуемый состав и индексацию дел, заводимых в организации, на которые они распространяются. Создается в управленческих структурах, где состав документов подразделений сильно различается.
Конкретная номенклатура дел составляется в каждой организации на основе типовых и примерных номенклатур.
Задания
1. Проанализируйте следующие заголовки дел и определите правильность их составления:
Основные требования к составлению заголовка - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок – «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:
· название документа (приказы, протоколы и т.д.) наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);
· автор документа (название организации, структурного подразделения);
· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);
· вопрос или краткое содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
· даты (период), к которым относятся документы дела;
· указание на копийность дела.
Это максимальный набор элементов, включаемых в заголовок, и не всегда они все должны в нем присутствовать. Так, название адресата (корреспондента) будет включаться в заголовок дела, содержащего переписку, даты указываются только в заголовках дел, содержащих плановые или отчетные бухгалтерские документы, которые могут формироваться в текущем году как отчетные за прошлый год.
Состав элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в деле. Так название документов в заголовке дела может указываться как в единственном, так и во множественном числе.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.):
· Приказы генерального директора и заместителя генерального директора по основной деятельности и личному составу
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
· Переписка со школами Северо-Восточного округа по организации работы школьных библиотек
2. Начертите форму сводной номенклатуры дел организации и оформите ее в соответствии с установленными правилами.
Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в федеральном органе исполнительной власти цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Центральной экспертно-проверочной комиссией Федерального архивного агентства срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другой федеральный орган исполнительной власти для продолжения и др.
Сводная номенклатура дел организации.
| Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ № _________________ ___________________________ (Место составления) | УТВЕРЖДАЮ Наименование должности Руководителя организации Личная подпись Расшифровка подписи |
Название раздела
| Индекс дела | Заголовок дела | Количество дел (томов, частей) | Срок хранения дела | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Наименование должности руководителя
Службы делопроизводства организации Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Виза зав. ведомственным архивом
(лица, ответственного за архив)
| ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) От _________ № _________ | СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного утверждения От _________ № _________________ |
[1] Номера реквизитов даны по ГОСТ 6.38-90