· Изъятие документов, надобность в которых миновала;
· Проверка состояния личного дела на предмет целостности документов.
3. Знакомство с личным делом
Не реже одного раза в год гражданский служащий должен быть ознакомлен с материалами своего личного дела. Просмотр документов осуществляется в специально отведенном помещении в пределах рабочего дня. В процессе просмотра запрещается изъятие документов, внесение записей и исправлений в личном деле. В случае обнаружения неточностей гражданский служащий составляет заявление о необходимости внесения изменений (дополнений либо изъятии документов) в личное дело с приложением копий соответствующих документов. Факт знакомства с личным делом фиксируется в карточке, прилагаемой к личному делу гражданского служащего.
4. Ведение личного дела
4.1 Внесение изменений в личное дело госслужащего
При изменении персональных данных гражданского служащего в личное дело вносятся соответствующие изменения на основе письменного заявления гражданского служащего. К заявлению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение персональных данных (например, свидетельство о регистрации брака), а подлинники предъявляют работникам кадровой службы.
Издается соответствующий приказ, копия которого вносится в личное дело. На обложке личного дела зачеркивается прежняя фамилия и пишется настоящая.
При перемене фамилии каждый гражданин должен внести соответствующие изменения в документы, оформленные на его прежнюю фамилию.
Главным документом гражданина Российской Федерации является паспорт, который подлежит обмену в месячный срок после регистрации брака в случае перемены фамилии.
Кроме того, каждому гражданину Российской Федерации присваивается однажды и на всю жизнь идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), который подтверждается Свидетельством о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства (далее – Свидетельство). При перемене фамилии ИНН не меняется, а подлежит замене само Свидетельство о постановке на учет в связи с изменением указанной в нем фамилии. Свидетельство подлежит обмену в налоговой инспекции по месту жительства гражданина.
Для замены Свидетельства о постановке на учет гражданский служащий самостоятельно обращается с заявлением в налоговую инспекцию по месту жительства, в котором указывает новую фамилию в соответствии с документом, удостоверяющим личность, ранее присвоенный ему ИНН и прилагает свидетельство о постановке на учет, оформленное на прежнюю фамилию.
Взамен налоговая инспекция выдает новое Свидетельство о постановке на учет на новую фамилию с тем же ИНН.
Заменой паспорта и Свидетельства о постановке на учет занимается непосредственно сам работник.
В кадровую службу гражданский служащий представляет оригиналы документов и передает копии для включения в личное дело.
Государственный орган на основе заявления гражданского служащего представляет в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2[1], опись документов по форме АДВ-6[2] и свидетельство, выданное на прежнюю фамилию. Пенсионный фонд выдает свидетельство на новую фамилию с тем же номером индивидуального лицевого счета[3]. Новое свидетельство выдается гражданскому служащему, а копия подшивается в личное дело.
Подлежит обмену и страховой медицинский полис обязательного медицинского страхования граждан. Порядок обмена страховых медицинских полисов определяется договором обязательного медицинского страхования.
Необходимо провести изменения и в служебном контракте. Для этого можно либо провести соответствующие исправления в обоих экземплярах служебных контрактов, либо заключить дополнительное соглашение.
Здесь же следует напомнить, что работники кадровой службы должны внести изменения в трудовую книжку, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, личную карточку гражданского служащего Т-2ГС, а также в график отпусков.
4.2.Порядок хранения личного дела
Кадровая служба государственного органа обязана:
· Постоянно приобщать к личному делу документы, вновь образованные вследствие деятельности гражданского служащего (приказы о перемещении, награждении, взысканиях и др.);
· Обеспечить сохранность личных дел гражданских служащих;
· Обеспечить конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
· Знакомить гражданских служащих с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по просьбе гражданского служащего и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ.
Личное дело гражданского служащего хранится в кадровой службе государственного органа, в котором гражданский служащий замещает соответствующую должность.
Личное дело по письменному запросу передается в другой государственный орган в случаях:
· Перевода гражданского служащего в другой государственный орган по новому месту замещения должности гражданской службы (пункт 21 Положения);
· Назначения гражданского служащего на государственную должность Российской Федерации или субъекта РФ (пункт 22 Положения);
· Возвращения гражданина вновь на гражданскую службу в другой государственный орган (пункт 23 Положения).
Личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся в государственном органе в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в архив.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
4.3 Ответственность за сохранение конфиденциальности информации
Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты должна обеспечиваться за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами.
Организация защиты персональных данных заключается в установлении ограничения доступа к информации, ознакомления персонала, допущенного к работе с персональными данными, с нормативными правовыми актами государственного органа по работе с защищаемой информацией, использовании технических средств защиты, установлении мер ответственности за разглашение конфиденциальных сведений.
Согласно перечню сведений конфиденциального характера, утвержденных Указом Президента РФ от 06.03.1997 №188, персональные данные гражданских служащих, содержащиеся в личных делах, являются конфиденциальной информацией, а в некоторых случаях – и государственной тайной (пункт 11 Положения), поэтому в случае нарушения режима защиты персональных данных виновный несет дисциплинарную, материальную, гражданскую, правовую, административную или уголовную ответственность (пункт 2 статьи 42 Закона №79-ФЗ, статью 90 Трудового кодекса РФ). Исключением являются сведения, которые могут быть опубликованы в средствах массовой информации.
Гражданский служащий, уполномоченный на работу с персональными данными, может быть уволен за разглашение служебной информации (персональных данных гражданских служащих), ставшей известной ему в связи с исполнением им должностных обязанностей (подпункт «в» пункта 3 части 1 статьи 37 и пункт 5 части 1 статьи 57 Закона №79-ФЗ). Эта же норма содержится в Трудовом кодексе РФ (подпункт «в» пункта 6 части первой статьи 81 Кодекса).
За нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования и распространения информации о гражданах (персональных данных) Кодекс об административных правонарушениях РФ (статья 13.11) предусматривает административную ответственность в виде предупреждения или административного штрафа (для должностных лиц – от 500 до 1000 рублей; для юридических лиц – от 5000 до 10 000 рублей).
За незаконный сбор или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, Уголовным кодексом РФ (часть 1 статьи 137) установлены следующие виды наказания:
· Штраф до 200 000 рублей;
· Штраф в размере заработной платы;
· Обязательные работы на срок от 120 до 180 часов;
· Исправительные работы на срок до 1 года;
· Арест на срок до 4 месяцев.
В случае распространения сведений о частной жизни гражданина с использованием служебного положения Уголовным кодексом РФ (часть 2 статьи 137) предусмотрены:
· Штраф в размере от 100 000 рублей до 300 000 рублей;
· Штраф в размере заработной платы;
· Лишение права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) на срок от 2 до 5 лет;
· Арест на срок от 4 до 6 месяцев.
За разглашение персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, гражданский служащий может быть привлечен к уголовной ответственности в соответствии со статьей 283 Уголовного кодекса РФ.
Разглашение сведений, составляющих государственную тайну, лицом, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, если эти сведения стали достоянием других лиц, при отсутствии признаков государственной измены, наказывается:
· Арестом на срок от 4 до 6 месяцев;
· Лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.
Согласно статье 283 Уголовного кодекса РФ то же деяние, повлекшее по неосторожности тяжкие последствия, наказывается лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.