- отображение информации.
Операции по движению материальных ценностей выполняются работниками подразделений организации и оформляются типовыми междуведомственными или специализированными формами. Бухгалтерский персонал осуществляет контроль за правильностью оформления документации.
Поскольку на предприятии ООО «Элитстройцентр» работа не предусматривает организацию АРМ на складах, неавтоматизированными остаются следующие функции:
документирование хозяйственных операций по движению материалов;
- аналитический учет материальных ценностей по количеству на складах в соответствии с порядком хранения материалов;
- отображение выходной информации по складу;
- - сверка данных складского учета с данными бухгалтерского учета.
Материально ответственное лицо периодически сдает первичные документы и их реестр работнику бухгалтерии. Принятые документы подвергаются контролю. В установленные сроки материально ответственное лицо сверяет данные складского учета с данными бухгалтерского учета.
К основным документам, отражающим переменную информацию, относятся: приходный ордер, акт о приемке материалов, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, накладная на внутреннее перемещение, накладная на отпуск материалов на сторону, акт на списание материальных ценностей.
Взаимосвязь документов переменной информации с документами базы данных можно представить в виде схемы
Выходная информация отображается на бумажном носителе и на видеограмме. На бумажном носителе выводится фрагмент ведомости с дисплея.
В условиях автоматизации бухгалтерского учета материальных ценностей целесообразно обеспечить автоматическую сверку данных складского и бухгалтерского учета. Такую возможность можно реализовать при автоматизации складского учета.
При автоматизации склада снижается трудоемкость процесса и повышается достоверность. Системы компьютерной обработки данных не допускают технических и счетных ошибок, и в этом смысле они значительно «аккуратнее», чем ручные системы. Отсутствие автоматизированного рабочего места на складе предприятия также осложняет работу кладовщика, осуществляющего приход и расход материальных ценностей и работу бухгалтера материального отдела, который затрачивает много времени на обработку документации.
Таким образом, отсутствие автоматизации на складе ООО «Элитстройцентр» является большим недостатком. Поэтому, руководству предприятия необходимо решить вопрос об автоматизации склада, это позволит сократить затраты рабочего времени на обработку информации и улучшить качество учета материальных ценностей. Организация внутреннего контроля хранения товарно-материальных ценностей.
Глава 3 Организация внутреннего контроля хранения товарно-
материальных ценностей
3.1. Цели внутреннего контроля, основные направления и процедуры
внутреннего контроля
Цели внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
• минимизация потери запасов в результате краж, злоупотреблений,
порчи, непроизводительного расходования;
• обеспечение эффективного взаимодействия с отделами сбыта, снабжения и производственными отделами.
Преимущественные направления внутреннего контроля хранения МПЗ заключаются в следующем:
• должны приниматься меры, снижающие вероятность потерь, хищений и неэффективного использования запасов;
• должны быть гарантии, что запасы не могут использоваться или не могут быть перемещены без должного отражения в учете;
• должно быть обеспечено правильное формирование себестоимости запасов;
• в бухгалтерской отчетности имеющиеся запасы должны быть отражены в правильной оценке;
• должно быть достигнуто соответствие учетных остатков, показанных в регистрах аналитического учета, результатам инвентаризации.
Основные направления внутреннего контроля снабжения заключаются в следующем:
· Должны приниматься меры, предупреждающие возникновение кредиторской задолженности в отношении товаров, покупка которых не была санкционирована;
· Кредиторская задолженность не должна отражаться до момента получения товаров и предоставления услуг;
· Санкционированная (и только санкционированная) кредиторская задолженность должна соответствующим образом анализироваться и отражаться;
· Необходимо производить разделение обязанностей между лицами, выполняющими следующие функции; заказ товарно-материальных ценностей, их закупка, получение и приемка и окончательная оплата; главная цель такого разделения обязанностей – предупреждение злоупотреблений в результате сговора.
Сфера запасов обширна и зачастую сложна. Поэтому приведенное здесь описание наиболее часто встречающихся аспектов внутреннего контроля подразделено на ряд элементов:
• внутренний контроль МПЗ;
• заказ МПЗ;
• получение МПЗ;
• регистрация МПЗ;
• хранение запасов;
• отпуск МПЗ в производство.
1. Внутренний контроль МПЗ
1. Операции с запасами и незавершенным производством представляют особую важность для большинства предприятий.
По традиции служба внутреннего контроля заинтересована в предотвращении любых потерь запасов. Однако в последнее время внимание все в большей степени обращается на увеличение выгодности основного и вспомогательного производств.
Роль внутреннего контроля при анализе складских операций наиболее важна для оценки эффективности системы повторных заказов, обеспечения сохранности запасов и незавершенной продукции, обеспечения эффективности анализа отклонений, являющегося основным видом контроля за себестоимостью продукции.
2. Большинство предприятий и организаций нашей страны, в том числе и исследуемое применяют оперативно-бухгалтерский метод учета материалов с использованием современной вычислительной техники.
Этот метод характеризуется:
• оперативностью и бухгалтерской достоверностью количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
• осуществлением систематического контроля работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета;
• предоставлением бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского
учета;
• осуществлением бухгалтерского учета материальных ценностей в
денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов,
субсчетов, мест хранения — складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на ЭВМ — также в разрезе номенклатурных номеров;
• систематическим подтверждением органической связи между
оперативным складским и бухгалтерским учетом, сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
При этом основными задачами учета МПЗ, решить которые позволяет оперативно-бухгалтерский метод, являются:
• правильное и своевременное документальное отражение операций
и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
• контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех
этапах их движения;
• контроль за соблюдением установленных норм запасов;
• систематический контроль за использованием материалов в
производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
• своевременное выявление ненужных и излишних материалов
для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
3. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью МПЗ являются:
• наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
• размещение материалов по секциям складов, а внутри них — по отдельным группам и типо-, сорто- размерам материалов (в штабелях, стеллажах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность их быстрой приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
• оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое освидетельствование и клеймение;
• внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в производственные помещения (цехи) по согласованным графикам;
• сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
• организация, там где это необходимо и целесообразно, участков раскроя материалов;
• установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия;
• определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со складов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия материальных ценностей.
4. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо: