регулярное финансовое планирование и исполнение плана с последующей отчетностью;
обслуживание клиентов;
плановая аттестация персонала;
регулярное обучение персонала (например, принимаемых на работу официантов);
работа со стабильным поставщиком.
С другой стороны — уникальные задачи. И таких задач в ресторанном бизнесе множество. Это не только открытие нового ресторана, рассмотренное выше, но и:
выход ресторана напрямую на крупного поставщика: в каждом случае есть множество особенностей, которые нужно учесть при планировании и реализации проекта;
проведение широкой рекламной кампании;
введение новых процедур, направленных на снижение объемов хищений;
организация возможности бронирования столиков через Интернет
и др.
Даже такие регулярные задачи, как улучшение соблюдения рецептуры или повышение качества обслуживания клиентов, можно решать гораздо эффективнее, если подходить к ним с позиций проектного менеджмента: постановка и достижение четкой цели при ограниченных сроках и ресурсах.
Конечно, в рамках одной статьи невозможно целиком охватить такую обширную тему, как управление проектами, поэтому в следующих номерах журнала мы продолжим ее обсуждение и рассмотрим более конкретные аспекты, актуальные для вас, уважаемые читатели!
Управление проектами - основные понятия и методы
Версия для печати
Управление проектами за последнее время завоевало признание как наилучший метод планирования и управления реализацией инвестиционных проектов. По американским оценкам применение методологии Управления Проектами обеспечивает высокую надежность достижения целей проекта и на 10-15% сокращает затраты на его реализацию.
В мире накоплен огромный опыт применения Управления проектами. В частности, эта методология применяется во всех крупных компаниях мира. Программные средства управления проектами установлены во всем мире на миллионах компьютерах - только пакет Microsoft Project установлен более, чем на двух миллионах компьютеров. Ассоциация управления проектами Project Management Institute (Институт Управления Проектами) объединяет около 40 тысяч членов и имеет отделения на всех континентах кроме Антарктиды. Недавно было образовано его Московское отделение. Теперь и в нашей стране все больше организаций применяет технологию управления проектами и интерес к этой технологии непрерывно возрастает.
Рассмотрим основные понятия и методы управления проектами.
Проект - это временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг.
"Временное" означает, что у любого проекта есть начало и непременно наступает завершение, когда достигаются поставленные цели, либо возникает понимание, что эти цели не могут быть достигнуты.
"Уникальных" означает, что создаваемые продукты или услуги существенно отличаются от других аналогичных продуктов и услуг. Примеры проектов: строительство дома, разработка нового оборудования, бизнес реинжиниринг, разработка или внедрение программных средств, проведение рекламной компании, проведение выборов и т.д.
Уникальность продуктов или услуг проекта обуславливает необходимость последовательного уточнения их характеристик по мере выполнения проекта.
Управление проектами - это приложение знаний, опыта, методов и средств к работам проекта для удовлетворения требований, предъявляемых к проекту, и ожиданий участников проекта. Чтобы удовлетворить эти требования и ожидания необходимо найти оптимальное сочетание между целями, сроками, затратами, качеством и другими характеристиками проекта.
Управление проектами подчиняется четкой логике, которая связывает между собой различные области знаний и процессы управления проектами.
Прежде всего у проекта обязательно имеются одна или несколько целей. Под целями мы будем далее понимать не только конечные результаты проекта, но и выбранные пути достижения этих результатов (например, применяемые в проекте технологии, система управления проектом).
Достижение целей проекта может быть реализовано различными способами. Для сравнения этих способов необходимы критерии успешности достижения поставленных целей. Обычно в число основных критериев оценки различных вариантов исполнения проекта входят сроки и стоимость достижения результатов. При этом запланированные цели и качество обычно служат основными ограничениями при рассмотрении и оценки различных вариантов. Конечно, возможно использование и других критериев и ограничений - в частности, ресурсных.
Для управления проектами необходимы рычаги. Влиять на пути достижения результатов проекта, цели, качество, сроки и стоимость исполнения работ можно, выбирая применяемые технологии, состав, характеристики и назначения ресурсов на выполнение тех или иных работ. Таким образом, применяемые технологии и ресурсы проекта можно отнести к основным рычагам управления проектами. Кроме этих основных существуют и вспомогательные средства, предназначенные для управления основными. К таким вспомогательным рычагам управления можно отнести, например, контракты, которые позволяют привлечь нужные ресурсы в нужные сроки. Кроме того, для управления ресурсами необходимо обеспечить эффективную организацию работ. Это касается структуры управления проектом, организации информационного взаимодействия участников проекта, управления персоналом.
Информация, используемая в управлении проектами, обычно не бывает стопроцентно достоверной. Учет неопределенности исходной информации необходим и при планировании проекта и для грамотного заключения контрактов. Анализу и учету неопределенностей посвящен анализ рисков.
Любой проект в процессе своей реализации проходит различные стадии, называемые в совокупности жизненным циклом проекта. Для реализации различных функций управления проектом необходимы действия, которые в именуются процессами управления проектами.
Процессы управления проектами могут быть разбиты на шесть основных групп, реализующих различные функции управления:
Процессы инициации - принятие решения о начале выполнения проекта;
Процессы планирования - определение целей и критериев успеха проекта и разработка рабочих схем их достижения;
Процессы исполнения - координация людей и других ресурсов для выполнения плана;
Процессы анализа - определение соответствия плана и исполнения проекта поставленным целям и критериям успеха и принятие решений о необходимости применения корректирующих воздействий;
Процессы управления - определение необходимых корректирующих воздействий, их согласование, утверждение и применение;
Процессы завершения - формализация выполнения проекта и подведение его к упорядоченному финалу.
Практически методология управления проектами помогает:
обосновать целесообразность инвестиций,
разработать оптимальную схему финансирования работ,
составить план работ, включающий сроки исполнения работ, потребление ресурсов, необходимые затраты,
оптимально организовать исполнение работ и взаимодействие участников проекта,
осуществлять планирование и управление качеством,
осуществлять анализ и управление проектными рисками,
оптимально планировать и управлять контрактами,
анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогнозировать последствия возникающих отклонений,
моделировать корректирующие воздействия на информационных моделях проектов и принимать обоснованные управленческие решения,
вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах, и т.д.
Глоссарий терминов по управлению проектами
Англоязычный термин
Русскоязычный термин
Описание термина на русском языке
% Complete
Процент выполненного
Мера завершенности работы, используемая для вычисления оставшейся длительности частично выполненной работы
Activity
Работа
Наименьшая самостоятельная единица, используемая для детализации деятельности по достижению поставленной цели и описания логики проекта
Activity Status
Статус работы
Состояние работы с точки зрения выполнения:
Планируемая (работа еще не началась)
В прогрессе (работа началась, но не закончилась)
Завершена (выполненная работа)
Actual % Complete
Физический процент выполненного
Процент выполненного от объема работы. Используется для вычисления плановой стоимости выполненных работ
Actual Cost
Фактические затраты
Сумма стоимостей ресурсов за фактически выполненный объем работ и фиксированных затрат
Actual Cost of Work Performed (ACWP)
Фактическая стоимость выполненных работ (ФСВР)
Фактические затраты на работу, часть проекта, весь проект
Actual Start
Фактическое начало
Дата начала выполнения работы
Actual Work
Фактический объем работ
Полный фактический объем работы, выполненной на данной задаче всеми ресурсами
As Late As Possible (ALAP)
Как можно позже (КМП)
Тип работы, который позиционируется на максимально поздние сроки, не допуская, однако, задержек в ранних датах последователя
As Soon As Possible (ASAP)
Как можно раньше (КМР)
Тип работы, для которой устанавливаются ранние даты на самые ранние допустимые сроки. Тип работ по умолчанию
Availability
Доступность
Имеющееся в наличии количество ресурсов в течение заданного временного интервала
Baseline Cost of Work Performed (BCWP)
Плановая стоимость выполненных работ (ПСВР)
Параметр, используемый при стоимостном анализе, позволяющий количественно оценить прогресс в денежном выражении. Называется также «фактическая выработка на дату»
Baseline Cost of Work Scheduled ( BCWS)
Плановая стоимость запланированных работ (ПСЗР)