Требуется и долговременные, и краткосрочные цели. Долгосрочные цели имеют два назначения: во-первых, они указывают, что надо делать сегодня, чтоб достичь долговременных целей, во-вторых, наличие таких целей толкает менеджера к принятию сегодняшних решений с учетом долгосрочной перспективы.
Краткосрочные цели последовательно указывают, какие немедленные и ближайшие результаты должны быть достигнуты. Они показывают как скорость, которая нужна организации для движения по выбранному пути, так и требуемый уровень действий ("как много и когда" должно быть сделано).
Назначение и цели организации должны быть измеримыми. Компании, чьи менеджеры устанавливают цели для каждого ключевого результата и затем предпринимают агрессивные действия по достижению того, что следует достигнуть, являются лучшим "кандидатам" в победители, чем компании, чьи менеджеры оперируют надеждами, просьбами и хорошими намерениями. Следует исключить формулировки: "максимизировать прибыль","снизить затраты", "сделать более эффективными", "увеличить продажи".
Для стратегического мышления важно комплексное установление иерархии целей на всех уровнях руководства сверху донизу. Это обеспечивает для всех менеджеров не только ясность задач, но и реальность их достижения (что обеспечивается участием в процессе менеджеров низких уровней).
Стратегический план должен дать ответ на следующие вопросы:
1. Где сейчас находится организация? (в части оборудования, кадров, технологий)
2. Где, по мнению высшего руководства, должна находиться организация в будущем?
3. Что должно сделать руководство, чтобы организация переместилась из того положения, в котором находится сейчас, в то положение, где ее хочет видеть руководство?
1. Можем ли мы производить наши товары или услуги по более низкой цене, чем наши конкуренты? Если нет, то почему?
2. Какой доступ мы имеем к новым материалам? Зависим ли мы от единственного поставщика или ограниченного количества поставщиков?
3. Является ли наше оборудование (мощности) современным, и хорошо ли оно обслуживается?
4. Рассчитаны ли закупки на снижение величины материальных запасов и времени реализации заказа? Существуют ли адекватные механизмы контроля над входящими материалами и выходящими изделиями?
5. Подвержена ли наша продукция сезонным колебаниям спроса, что вынуждает прибегать к временному увольнению работающих? Если это так, то как можно исправить данную ситуацию?
6. Можем ли мы обслуживать те рынки, которые не могут обслуживать наши конкуренты?
7. Обладаем ли мы эффективной и результативной системой контроля качества?
8. Насколько эффективно мы спланировали и спроектировали процесс производства? Может ли он быть улучшен?
Необходимо учесть и ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ РЕСУРСЫ. Имеется ряд вопросов, которые должны быть учтены при обследовании сильных и слабых сторон функции человеческих ресурсов любой организации.
1. Как бы вы охарактеризовали тип сотрудников, работающих в настоящее время в области бизнеса, и что от них потребуется в будущем?
2. Каковы компетентность и подготовка высшего руководства?
3. Имеем ли мы эффективную и конкурентоспособную систему вознаграждения?
4. Спланировали ли мы порядок преемственности руководящих должностей?
5. Эффективно ли мы используем подготовку и повышение квалификации руководящих работников?
6. Имелись ли у нас потери ведущих специалистов в последнее время? Если так, то почему?
7. Когда мы в последний раз проводили тщательный анализ нашей системы оценки деятельности персонала?
8. Можем ли мы улучшить качество изделия и работу сотрудников путем использования кружков качества или участия работников в управлении?
Стратегические решения в области производства
Чтобы реализовать общий стратегический план компании, управляющий производством должен принять ряд стратегических решений. Эти решения могут быть классифицированы по следующим общим категориям :
Выбор процесса производства. Сборочный конвейер? Специализация труда?
Решения по производственным мощностям. Какой размер предприятия?
Вертикальная интеграция. Покупать или выпускать самим исходные материалы?
Организация рабочей силы. Специализация труда?
Технология. Лидерство или использование опыта других?
Материально-технические запасы. Производство на склад или по конкретным заказам?
Местоположение. Рядом с рынками или источниками сырья?
Стратегические планы разрабатываются и корректируются на совещаниях высшего руководства корпорации, проводимых ежегодно.
На основании стратегического плана разрабатывается долгосрочный план, определяющий укрупненные сроки приобретения оборудования, набора кадров и т.п. и суммы затрат.
Долгосрочное и среднесрочное планирование
Практика показывает, что долгосрочное планирование осуществляется двумя основными способами. Первый способ основан на экстраполяции данных прошлых периодов, экспертных оценок и выведения коэффициентов. На основании этих данных строится план, обычно поквартальный. Такой план не отличается точностью.
Второй способ более точный, но и более трудоемкий. На основании плана сбыта продукции, обычно подготавливаемым отделом маркетинга, строится производственный план. В соответствии с этим планом, помесячно рассчитывается необходимый для его реализации объем ресурсов, затем полученные данные «сшиваются» поквартально. Главная цель долгосрочного плана – определить ориентировочные даты и суммы значительных изменений в производстве: приобретение оборудования, технологий, проведение планового ремонта оборудования. Набор или увольнение трудовых ресурсов.
Краткосрочное планирование
Подобно тому, как руководство вырабатывает краткосрочные цели, согласующиеся с долгосрочными и облегчающие их достижение, оно также часто должно разрабатывать краткосрочные планы, согласующиеся с его общими долгосрочными планами. Такие краткосрочные стратегии называются тактикой. Вот некоторые из характеристик тактических планов:
1. Тактику разрабатывают в развитие стратегии.
2. В то время как стратегия почти всегда разрабатывается на высших уровнях руководства, тактика часто вырабатывается на уровне руководства среднего звена.
3. Тактика рассчитана на более короткий отрезок времени, чем стратегия.
4. В то время как результаты стратегии не могут быть полностью обнаружены в течение нескольких лет, тактические результаты, как правило, проявляются очень быстро и легко соотносятся с конкретными действиями.
Бюджеты
Одной из основных задач планирования является возможно более эффективное распределение ресурсов. Планы помогают распределять действия, относящиеся к использованию ресурсов, по направлениям, которые, по мнению руководства, способствуют достижению целей. Однако в планах часто остаются нерешенными фундаментальные вопросы — какие именно ресурсы имеются и как именно их следует использовать для достижения целей. Не дает также планирование ответа и на основной вопрос — какие цели являются обоснованно достижимыми при данных имеющихся ресурсах. Эти стороны в прагматическом смысле представляют собой «гайки и болты» планирования.
Чтобы решить вопрос, какие ресурсы имеются, руководители используют бюджеты, инструмент планирования, которые совершенно не укладываются в последовательность «цели-стратегии-планы», но тесно с ней связаны.
БЮДЖЕТ представляет собой метод распределения ресурсов, охарактеризованных в количественной форме, для достижения целей, также представленных количественно.
Бюджеты являются безусловно наиболее широко используемым компонентом формального планирования. Хотя многие организации никогда на формальной основе, т.е. в письменном виде, не формулируют цели и стратегии, большинство из них составляет бюджеты в виде отдельных документов. В действительности вы, вероятно, отчасти уже знакомы с бюджетами, поскольку многие семьи и отдельные люди составляют свои бюджеты, чтобы определить наилучший способ расходования ограниченного количества денег для приобретения предметов первой необходимости и предметов роскоши.
В нашем случае, на основании долгосрочных планов составляются бюджеты. Нам не интересны финансовые бюджеты, тем, более, что в основном все вы уже сталкивались с ними и представляете способы их составления и их предназначение. Но мало предприятий используют инструмент бюджетирования для управления производством. Имея плановый объем выпуска, плановые службы без труда могут составить соответствующие бюджеты использования оборудования, трудовых ресурсов, материалов. Составляя такие бюджеты в краткосрочном периоде, обычно на квартал и месяц, потом происходит приобретение недостающих ресурсов или реализация излишков. Хотя в части приобретения оборудования, в зависимости от его сложности, может потребоваться и более длительный период.
КОЛИЧЕСТВЕННОЕ ОПРЕДЕЛЕНИЕ РЕСУРСОВ И ЦЕЛЕЙ. Первым шагом в составлении бюджета, на что и указывается в определении, будет выражение в числовой форме как ресурсов, так и формулируемых целей. Возможно также, а в некоторых случаях это постоянно делается, использовать единицы времени, такие как часы, или же показатели трудозатрат, или просто натуральные показатели, скажем, 6000 кв. футы, для характеристики объекта, по которому составляется бюджет.
Как бы ни было это трудно, присвоение числового значения всем ресурсам и целям представляет ценный, обычно весьма существенный, аспект планирования в организациях. Количественные показатели позволяют руководителю увидеть, сравнить и объединить различные элементы, которые используются в работе организации.