Денежные средства под отчет могут выдаваться на служебные командировки и на административно-хозяйственные и операционные расходы. Например, в МУ «Городская поликлиника № 1» возникает необходимость приобрести бланки бухгалтерской отчетности.
Вполне естественно, что бухгалтер купит их за наличный расчет в ближайшем книжном магазине. Однако, для проведения подобных трат и отражения их в бухгалтерском учете необходимо оформить ряд документов. Во-первых, приказом по предприятию, должен быть установлен круг подотчетных лиц – т.е. лиц, которым могут быть выданы денежные средства на нужды предприятия. Это могут быть только штатные сотрудники предприятия. Для покупки необходимых товаров за наличный расчет нужно на имя руководителя написать служебную записку. Если руководитель сочтет траты необходимыми, на служебной записке он поставит резолюцию, например – «Бухгалтерии – выдать под отчет Иванову И.И. сумму 2000-00». На основании служебной записки оформляется РКО (расходно-кассовый ордер). Подотчетное лицо, купив необходимые товары, должно иметь все необходимые документы, сопутствующие покупке, а также составить авансовый отчет. В авансовом отчете перечисляются первичные оправдательные документы, подтверждающие суммы расхода (билеты, чеки, счета, квитанции и т.д.) с указанием потраченных сумм. Бухгалтер проверяет авансовый отчет и делает бухгалтерские проводки, отражающие суммы произведенных расходов. Руководитель предприятия утверждает расходы подотчетных сумм.
Не допускается выдача денежных средств под отчет, если по ранее выданным денежным средствам подотчетное лицо не отчиталось либо не полностью отчиталось.
Часто у руководителя и у бухгалтера муниципального учреждения возникают вопросы – какую сумму можно выдать сотруднику подотчет. В настоящее время законом или иными законодательными актами максимальные суммы по подотчету не определены.
В законодательстве особо указывается, что выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели.
Учитывая, что в соответствии с Указанием Центрального Банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке» [11, с. 1] установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в сумме 60000 руб. Применяемая в Указании Центрального Банка РФ от 14 ноября 2001 г. № 1050-У формулировка «по одной сделке» так же не однозначна. Так, согласно письму МНС РФ и Центрального Банка РФ от 1, 2 июля 2002 г. №№ 24-2-02/252, 85-Т предельный размер расчетов наличными деньгами относится к расчетам в рамках одного договора, заключенного между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами, осуществляемые между юридическими лицами по одному или нескольким денежным документам по одному договору, не могут превышать предельный размер расчетов наличными деньгами.
Выдача наличных денег на нужды МУ «Городская поликлиника № 1» производится с учетом требований Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации (утвержден решением Совета Директоров Центрального Банка РФ 22 сентября 1993 г. № 40). В соответствии с указанным порядком выдача наличных денег под отчет производится из касс учреждений.
В настоящее время достаточно часто люди пользуются кредитными карточками. Расчеты при помощи пластиковых карт приравниваются к наличным расчетам. Таким образом, если МУ «Городская поликлиника № 1» не выдавало наличных средств подотчетному лицу, но перечислило средства на кредитную карточку сотрудника, такая операция приравнивается к обороту наличных средств.
МУ «Городская поликлиника № 1» выдает наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности МУ «Городская поликлиника № 1»в размерах и на сроки, определяемые руководителем поликлиники.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее 3-х рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию поликлиники отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Для отчета используется унифицированная форма № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55. К авансовому отчету прилагаются документы, подтверждающие суммы фактически понесенных расходов. Если составляется авансовый отчет по командировке, то к нему так же прикладываются: командировочное удостоверение, документы о найме жилого помещения и фактических расходах по проезду. После проверки авансового отчета, в случае признания расходов обоснованными, руководитель организации ставит на авансовом отчете свою подпись.
При оформлении авансовых отчетов в МУ «Городская поликлиника № 1» обращают внимание на то, что бы к оправдательным документам, подтверждающим траты были приложены кассовые чеки. Наличие кассового чека обязательно, так как именно его считают главным оправдательным документом. Такое мнение налоговые органы высказывали не однократно, в частности оно содержится в письме УМНС России по г. Москве от 12 августа 2003 г. № 29-12/44158 [10, с. 1]. Чек ККТ может заменить лишь слип, если покупка оплачивалась кредитной карточкой.
На основании 137 статьи Трудового кодекса РФ работодатель может написать распоряжение об удержании из заработной платы работника своевременно не возвращенного аванса. Однако такое распоряжение будет иметь силу только в случае, если работник МУ «Городская поликлиника № 1» не оспаривает основание и размер удержания. Указанное распоряжение работодатель может издать в течение одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса (представления отчета по израсходованным средствам). Если указанный срок пропущен, или работник оспаривает наличие задолженности перед предприятием, соответствующие суммы могут быть взысканы с работника только через суд. Конечно, действующий в настоящее время Трудовой кодекс РФ практически по всем позициям стоит на стороне работника.
Работник не оспаривает сумму своего долга и согласен погасить долг, путем удержания из заработной платы. В этом случае нужно помнить, общий размер всех удержаний не может превышать 20% от суммы заработной платы, причитающейся к выплате работнику (ст. 138 Трудового кодекса РФ). Только при удержаниях, производимых на основании двух и более исполнительных документов, размер удержаний может быть увеличен до 50% от суммы, причитающейся к выплате. Указанные ограничения не распространяются на удержания из заработной платы при отбывании исправительных работ, взыскании алиментов на несовершеннолетних детей, возмещении вреда, причиненного здоровью другого лица, возмещении вреда лицам, понесшим ущерб в связи со смертью кормильца, и возмещении ущерба, причиненного преступлением. Размер удержаний из заработной платы в этих случаях не может превышать 70%.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками МУ «Городская поликлиника № 1» в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работников).
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Во-первых, в поликлинике должен быть оформлен приказ, с указанием срока, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по выданным денежным средствам. Деньги, выданные под отчет, не переходят в собственность работника, даже если он не отчитался в положенный срок. У учреждения эти деньги числятся в составе задолженности за сотрудником. Кроме того, у МУ «Городская поликлиника № 1» всегда есть возможность ее истребовать, например, путем удержания из заработной платы. Дебиторская же задолженность должна числиться на балансе до ее погашения либо до истечения срока исковой давности (ст. 196 Гражданского кодекса РФ, п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).
3.3 Удержание по исполнительным листам
МУ «Городская поликлиника № 1» при удержании алиментов по исполнительным листам руководствуются Временной инструкцией о порядке удержания алиментов по исполнительным документам, переданным для производства взыскания предприятиям, учреждениям и организациям, утвержденной Министерством юстиции РФ 2 сентября 1993 года.
Основанием для удержания алиментов служат исполнительные листы, а в случае их утраты-дубликаты; письменные заявления граждан о добровольной уплате алиментов: отметки ОВД в паспортах лиц о том, что в соответствии с решением судов эти лица обязаны уплачивать алименты.
Учет расчетов с юридическими и физическими лицами по удержаниям в их пользу МУ «Городская поликлиника № 1» учитывает на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами". К нему открыт субсчет 76-1 'Удержания по исполнительным листам". Суммы, удержанные из заработной платы (дебет счета 70, кредит субсчета 76-1), подлежат перечислению (дебет субсчета 76-1, кредит счета 51) в день получения в банке средств по чеку на оплату труда. Расчеты с физическими лицами по удержанным суммам могут быть произведены наличными (дебет субсчета 76-1, кредит счета 50). Выдачу наличных в МУ «Городская поликлиника № 1» оформляют расходным кассовым ордером.