Рассмотрим возможные пути выявления про6лемы в управлении организацией (Рис. 1).
Рис. 1. Пути выявления проблемы в организации.
Проблема очевидна в том случае, когда руководство организации поставило определенные цели, наметило пути их достижения, а ожидаемый результат не достигнут. Как отмечают в этой связи М.Х. Мескон, М. Альберт и Ф. Хедоури, вы узнаете о проблеме потому, что не случается то, что должно было случиться (Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 1992. с. 202.). Это реактивный путь выявления проблем, чреватый большими потерями для организации.
Успешный руководитель старается поставить проблему до того, как она станет очевидна всем. О наличии проблемы руководителю может говорить его интуиция, т.е. способность индивида, не обращаясь к логическим выкладкам, быстро «схватывать» особенности текущей ситуации (Дафт Р.Л. Менеджмент СПб., Питер, 2000. с. 278). Интуиция помогает менеджерам в ситуациях с высокой степенью неопределенности, когда применение рационального анализа бессмысленно. Вместе с тем следует учитывать, что с точки зрения статистики шансы на правильный выбор без какого-либо приложения логики невысоки (Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. М.: Дело, 1992. с. 200).
В организации для своевременного обнаружения проблем имеет смысл использовать рациональный подход.
Менеджмент (или администрация) организации может разработать процедуру поиска и выявления проблем на ранней стадии их возникновения (управление по слабым сигналам), а также механизм постановки и решения проблемы в экстренных случаях. Примером регламентированной постановки и решения проблем является методология стратегического менеджмента.
Как отмечает профессор Гарвардской школы бизнеса Ричард Румельт, руководители, как правило, сразу берутся за решение проблем, а не их структурирование (Румельт Р. Оценка бизнес-стратегии // Микцберг Г., Куинн Дж.Б., Гошал С. Стратегический процесс / Пер. с англ. под ред. Ю.Н. Каптуревского СПб.: Питер, 2001, с. 125). Это может привести к тому, что не четко сформулированная цель обусловит ошибочное решение.
Чтобы организовать исследование проблемы, надо получить о ней как можно более полное представление. Этой цели служат операции по распознаванию проблемы. На этой фазе работы с проблемой я хотел бы остановиться подробнее. Вместе с тем о тех операциях, которые будут рассмотрены нами, можно сказать, что они выполняются при проведении исследования достаточно сложных проблем и могут укрупняться. Вы должны представлять алгоритм, по которому можно проводить распознавание проблемы.
1)
Формулирование
2)
Построение
3)
Оценка
4)
Обоснование
5)
Обозначение
1. Распознание проблемы начинается с ее формулирования. Зададимся вопросом как можно сформулировать проблему?
1.1 Первый подход - путем постановки центрального вопроса.
Например, почему предприятие теряет свои позиции на рынке?
Если обозначить этот подход одним словом, то это вопрошение.
1.2 Второй подход получил название контрадикции ( от англ. Contradiction - противоречие, противоположность).
В этом случае проблема формулируется в виде противоречия, составляющего основу проблемы.
Менеджменту предприятия повышена заработная плата, а позиции на рынке продолжают ухудшаться.
1.3 Третий подход получил название финитизации. Проблема формулируется посредством описания предполагаемого результата после того как проблема будет решена.
Если на предприятии будет внедрена дивизионная структура управления, то она укрепит свои позиции на рынке.
Подходы к формулированию проблемы изображены на Рис.
1. Вопрошение
2. Контрадикция
3. Финитизация
2. Следующий этап распознавания проблемы получил название - построение проблемы. Составляющие этого этапа:
1. Стратификация 2. Композиции
3. Локализация
4. Вариантофикация
2.1 Процедура расщепления проблемы на подвопросы, без ответа на которые нельзя найти ответ на основной проблемный вопрос, получила название стратификации (от лат. stratum - слой).
Например, если центральный вопрос: «Почему предприятие теряет свои позиции на рынке?», то вычесть подвопросов могут выступать:
В какой мере ухудшение позиции на рынке связано с качеством управления организацией?
В какой мере ухудшение позиции на рынке связано с квалификацией, которую имеют сотрудники организации?
Не повлияло ли на положение предприятия на рынке изменение характера отношений с органами власти?
В какой мере ухудшение позиций на рынке связано с технической оснащенностью предприятия?
2.2 Группировка и определение последовательности подвопросов - для обозначения этого этапа используется термин «композиция».
Иными словами близкие подвопросы объединяются в группу вопросов, которые могут быть поручены специалисту в этой области.
Например, применительно к сформулированному выше центральному вопросу подготовленные подвопросы можно сгруппировать по их принадлежности к внутренней и внешней среде организации.
2.3 Ограничение поля изучения в соответствии с потребностями исследования, отграничение известного от неизвестного в области объекта исследования. Этот этап в построении проблемы получил название локализация.
Например, ухудшение позиции предприятия на рынке связано и с недостатками в технической оснащенности производственных подразделений, и с ухудшением отношений с органами власти. Вместе с тем указанные недостатки обусловлены функционирующей на предприятии системой управления. Поэтому имеет смысл локализовать исследование прежде всего на деятельности управляющей подсистемы организации. При этом использующаяся система планирования в целом известна исследователям, а вот на эффективности других функций управления следует сосредоточить особое внимание.
2.4 Четвертая операция в рамках построения проблемы – определение возможности замены любого из выявленных подвопросов любым другим и поиск альтернативы для всех элементов проблемы. Это действие получило название – вариантификация.
Если использовать названный выше в качестве центрального вопрос, то в рамках этой операции его можно попытаться заменить другим. Например, может быть в той отрасли, в которой действует организация перспектив для нее нет и лучше заняться другим бизнесом. А может быть и другая альтернатива – объединить усилия организации с кем-то из конкурентов путем взаимного слияния и создания нового предприятия.
3. Третий этап распознавания проблемы предполагает осуществление операций по оценке проблемы.
Кондификация Инвентаризация 
Когнификация Уподобление Квалификация Рис. Операции на этапе оценки проблемы.
3.1 Выявление всех условий, необходимых для решения проблемы, включая методы, средства, приемы. Эта операция получила название – кондификация (от англ. Condition – условия, состояния; кондиция; кондиционировать воздух – значит придавать ему определенные параметры).
Возвращаясь к рассматриваемому выше примеру, организаторы исследования определяют целесообразность использования при его проведении, например, морфологического анализа, метода Дельфи, тестирования, анкетирования.
3.2 Проверка наличных возможностей и предпосылок для исследования построенной проблемы. Эта операция получила название – инвентаризация. Например, в организации факторный анализ может быть проведен ее сотрудниками, а для тестирования и анкетирования следует привлечь консультантов.
3.3 Соотнесение познанности, новизны в проблеме с имеющимися у менеджмента, исследователей – экспертов опытом. Эта операция получила название когнификация (от лат. Cognitio – знание, познание). В когнитивной психологии используется такое понятие, как «когниивный диссонанс» - то есть расхождение имеющегося у субъекта опыта с восприятием актуальной ситуации. В качестве пояснения можно вспомнить советских директоров, которые в 1992 г. были поставлены перед совершенно необычными для них проблемами – это когнитивный диссонанс.
Если снова обратиться к нашему примеру, то когнификация – это оценка, поставленной проблемы с позиции интеллектуального, квалификационного потенциала менеджеров.
3.4 Операция поиска среди уже когда-либо решенных проблем аналогичным решаемой получила название уподобления. Решая, к примеру, проблему упрочнения рыночной позиции, в рамках исследования может быть привлечен опыт других фирм, находившихся в подобном положении.
3.5 Операция квалификации проблемы заключается в отнесении ее к определенному типу. Например, отнесение к проблемам, решаемым в плановом порядке или к экстренным, требующим немедленного решения. Квалифицируя проблему, руководство организации определяет какое из подразделений или структур будет ею заниматься, определяет уровень ответственности за ее решение, какие ресурсы могут быть выделены для ее исследования.
