Понятие менеджмента. История управленческой мысли (стр. 13 из 13)

1. Внедрение целей и стратегий – разъяснение менеджментом новых стратегий и целей обеспечивает работников информацией о конкретных задачах и ожидаемом от них поведении. Полученная информация определяет направление, в котором будут действовать низшие уровни организации.
2. Должностные инструкции и приказы – это директивы, описывающие выполнение определенной работы и ее связь с остальными видами деятельности организации.
3. Процедуры и различные правила – в такого рода сообщениях описываются политика, правила, нормы и структуры организации.
4. Обратная связь по результатам деятельности – в сообщениях содержится информация о том, насколько хорошо или плохо отдельные сотрудники и отделы выполняют рабочие задания.
5. Внушение идей – данные сообщения призваны мотивировать работников на принятие миссии компании, ее культурных ценностей, участие в специальных церемониях, таких как совместные вечера.

Восходящие коммуникации – идущий снизу вверх поток формальных коммуникаций формируют сообщения, передаваемые с низших уровней организации на высшие уровни иерархии. К восходящим коммуникациям относятся следующие пять типов сообщений:

1. Проблемы и вопросы – сообщения информирующие руководство о рабочих проблемах и вопросах.
2. Предложения по улучшению – новые идеи об улучшении различных процедур, повышении качества или эффективности труда.
3. Отчеты о результатах деятельности – менеджеры высшего звена периодически получают отчеты о работе отдельных сотрудников или отделов.
4. Жалобы и споры – жалобы и конфликты между работниками должны быть услышаны и разрешены руководством.
5. Финансовая и бухгалтерская информация – сообщения об издержках, объемах продаж, отдаче инвестиций и других показателях, которые могут заинтересовать высшее руководство.

Горизонтальные коммуникации – обмен сообщениями между коллегами по работе, как внутри отделов организации, так и между ними. Горизонтальные коммуникации подразделяют на три категории:

1. Разрешение проблем внутри отделов – такие коммуникации, как правило, связаны с выполнением поставленных задач.
2. Координация деятельности отделов – сообщения, которыми обмениваются отделы, направлены на выполнение совместных проектов или общих задач.
3. Консультации линейным отделам – такие сообщения исходят, обычно, от специалистов по операциям, финансам или компьютерам и предназначаются линейным менеджерам, которые нуждаются в соответствующей помощью.

-4-

Неформальные коммуникации сосуществуют с формальными, но никак не связаны с узаконенными каналами и иерархической структурой организации.

Формальные и неформальные коммуникативные каналы.

Формальные каналы

Неформальные каналы

Типы неформальных каналов:

1. Управление, основанное на выходах в народ (УВН). Руководители предпочитают получать информацию о жизнедеятельности организации непосредственно из разговоров с сотрудниками. Данный вид общения могут использовать менеджеры всех уровней. Разговор с рядовыми работниками создает почву для позитивных отношений, менеджер «из первых рук» узнает о том, как живет тот или иной отдел, подразделение, вся организация. Неспособный к УВН менеджер ощущает себя отчужденным, изолированным от подчиненных.
2. «Виноградная лоза» - неформальная коммуникативная сеть организации, объединяющая всех ее членов во всех направлениях низшего уровня. «Виноградная лоза» существует всегда и везде. Если формальные каналы в организации закрыты, она приобретает характер доминирующего принципы общения. Но и в этом случае она несомненно приносит пользу, потому что по ней распространяется информация, способствующая наиболее адекватному восприятию ситуации. Слухи позволяют сотрудникам заполнить информационные лакуны, уточнить решения руководства.

Схемы виноградной лозы:

Простая цепочка – один сотрудник передает информацию многим.

Кластерная цепочка – несколько человек передают информацию некоторым другим.

-5-

Командная работа играет важную роль в организации. Члены команд совместно работают над выполнением одних и тех же задач, и от структуры коммуникаций зависят и получаемый результат, и степень удовлетворения от труда.

Медленные Быстрые

менее точные Более точные

Простые

задачи

Комплексные

Задачи

Централизованные сети =

Децентрализованные сети =

В централизованной сети решение проблем и принятие решений предполагает взаимодействие членов команды с одним и тем же сотрудником. В децентрализованной цепи члены команды свободно общаются между собой, в равной степени обрабатывают информацию и принимают решения.

Простые цепи показывают наибольшую эффективность при решении простых проблем. Члены таких команд передают информацию лидеру, который принимает решение. Децентрализованные сети более медлительны в решении простых задач, потому что информация «обходит всех членов команды, пока кто-то не соберет все ее частицы воедино и не найдет решение.

При сложных проблемах, наиболее эффективно работают децентрализованные сети, т.к. информация концентрируется не у одного человека, а циркулирует в ходе интенсивных коммуникаций, каждый член команды имеет возможность принять активное участие в решение проблемы. Централизованные сети при усложнении задач становятся менее эффективны.

-6-

Коммуникативные барьеры и способы их преодоления

Барьеры	Как их преодолеть
Индивидуальные
Барьеры в общении между людьми основаны на различиях в эмоциях, типах восприятия, различном прошлом опыте и знаниях	Активное слушание – задавать вопросы, проявлять интересы, время от времени перефразировать сказанное собеседником, чтобы убедиться, что вы правильно его поняли.
Каналы и средства передачи информации (эмоциональную окраску легче передать при встрече, а рутинные сообщения лучше передавать ч/з письменное сообщение)	Правильный подбор коммуникативных каналов. Сложное сообщение требует емкого коммуникативного канала (телефон, личная беседа), рутинные послания и данные могут передаваться в виде записок, писем, по электронной почте.
Семантика – это смысл слов и контекст, в котором они используются.	И отправитель, и получатель должны стараться понять точку зрения другой стороны. При правильной оценки взглядов собеседника, более точно истолковывается семантический смысл передаваемых слов, ощущении и вообще отношение к ним более объективно.
В том случае если отправитель говорит одно, а невербальными сообщениями указывает совсем на другое происходит несоответствие информационных сигналов.	Проверка менеджером реального состояния внутриорганизационных коммуникаций – выходы в народ.
Организационные
Проблемы различного статуса и уровня – менеджеры более высокого уровня недооценивают важность сообщений менеджеров более низкого уровня.	Атмосфера доверия и открытости в организации побуждают сотрудников к честному общению друг с другом, когда сотрудники безбоязненно передают наверх как хорошие, так и плохие новости – этого удается добиться при помощи развития межличностных качеств работников.
Различия в целях и потребностях отделов.	Разработка и использование формальных каналов во всех направлениях.
Коммуникационные потоки могут не соответствовать задаче команды или всей организации, например использование централизованной структуры коммуникации при решении сложных задач.	Структура организации должна соответствовать потребностям в коммуникации.
Дефицит формальных каналов	Стимулирование менеджерами использования как формальных, так и неформальных каналов. Изменение структуры организации или группы.