Получатель средств представляет в обслуживающий его банк инкассовые поручения и платежные требования при реестре переданных на инкассо расчетных документов формы № 0401014, составляемом в двух экземплярах. В реестр могут включаться по усмотрению получателя средств платежные требования и (или) инкассовые поручения (п. 8.3 Положения № 2-П).
ООО ПКФ «Славита и К» может получать наличные денежные средства в учреждениях банков, где у них открыты соответствующие счета. Наличные деньги выдаются ООО ПКФ «Славита и К» на основании денежных чеков, которые сброшюрованы в виде книги. В одной книжке обычно 25 или 50 пронумерованных чеков, отпечатанных типографским способом.
Кредитная организация определяет документооборот по выдаче (продаже) чеков (чековых книжек) клиентам.
Из кассы кредитной организации должны выдаваться чеки, оформленные штампом банка, выдающего чеки, с указанием на каждом чеке номера счета, с которого будет оплачиваться чек, при выдаче чеков за плату — после внесения (перечисления) денежных средств. Выданные (проданные) за день чеки списываются с внебалансового счета по их учету на основании мемориального ордера, выписанного бухгалтерским работником.
Чековые книжки выдаются представителю ООО ПКФ «Славита» банком, в котором открыт расчетный счет и заключен договор на расчетно-кассовое обслуживание на основании поданного в банк заявления о выдаче денежных и расчетных чековых книжек по форме № 0401017 (приложение ВД).
Заявление о выдаче чековых книжек состоит из двух частей: непосредственно из заявления, заполняемого владельцем счета, и талона в кассу банка, заполняемого бухгалтером банка. После оформления своей части заявления представитель организации передает его в банк, где принимается решение о выдаче чековой книжки.
Согласно ст. 848 ГК РФ банк обязан совершать для клиента вся операции, предусмотренные для счетов данного вида, в том числе и операции по кассовому обслуживанию юридических лиц (если договором банковского счета не предусмотрено иное). Поэтому основаниями для отказа в выдаче чековой книжки может быть либо несоответствие подписей руководящих работников образцам подписей, предоставленным банку, либо нарушение предприятием каких-то договорных обязательств перед банком, либо какие-то крайние обстоятельства (например, арест счета).
Перед тем как передать запрашиваемые предприятием чековые книжки в кассу банка, бухгалтер банка заполняет талон в кассу.
После получения денежной чековой книжки в банке представителем ООО ПКФ «Славита и К» она передается на хранение в сейф главному бухгалтеру организации. Бланк чека состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, остающегося в организации. Денежный чека приведен в приложении ВБ.
Чек заполняется от руки чернилами или шариковой ручкой любого цвета, кроме желтого, красного и зеленого, и одной рукой (то есть одним человеком).
Наименование чекодателя, то есть владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер счета чекодателя проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках. Ошибки, помарки и исправления при заполнении лицевой стороны чека не допускаются. В исключительных случаях ошибки, допущенные при заполнении обратной стороны чека, разрешается исправлять путем зачеркивания недостоверных данных и указания рядом правильных. Исправление заверяется подписью лица, его внесшего. Испорченные бланки чеков остаются в чековой книжке (подклеиваются к корешку) и погашаются надписью «Испорчен».
Чек и корешок чека подписываются должностными лицами ООО ПКФ «Славита и К», имеющими право подписи кассовых и банковских документов, и скрепляются оттиском печати организации. При этом подписи должностных лиц на чеке ставятся в специально предназначенных для этого строках два раза - на лицевой стороне чека и на его обороте. На чеке подписи в обоих случаях ставятся рядом (сначала первая, а потом — вторая), а на корешке - одна под другой.
Полностью заполненный, подписанный уполномоченными должностными лицами и скрепленный печатью чек выдается кассиру под расписку на корешке чека. На корешке чека кассир собственноручно указывает дату получения чека и ставит свою подпись. Кассир предъявляет полученный им чек операционисту банка, который проверяет его достоверность (правильность оформлен и при отсутствии замечаний и наличии денег на счете организации передает чек для оплаты в кассу банка. При этом от чека отрывает и отдается на руки кассиру организации (получателю денег) контрольная марка. Эту контрольную марку следует предъявить кассиру банка npи получении денег в кассе банка. После получения денег кассир организации ставит подпись в поле «Указанную в настоящем чеке сумму получил» на оборотной стороне чека.
Полученные по чеку денежные средства приходуются в кассу ООО ПКФ «Славита и К» и на них выписывается приходный кассовый ордер.
На обратной стороне корешка чека проставляется отметка об оприходовании полученных по данному чеку средств в кассу организации с указанием номера и даты приходного ордера. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.
Выдача наличных денег предприятиям производится, как правило, за счет текущих поступлений денежной наличности в кассы кредитных организаций.
В соответствии с главой 3 Положения «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», утвержденного Банком России 05.01.98 № 14-П, кредитные организации для определения потребности в наличных деньгах составляют прогнозные расчеты ожидаемых поступлений в их кассы наличных денег и выдачи наличных денег на основе получаемых кассовых заявок от обслуживаемых предприятий по форме № 0408027 (приложение ВГ). Заполненные прогнозные расчеты ожидаемых поступлений в кассы банков наличных денег и выдачи наличных денег из них подписываются в специально отведенных строках, с указанием инициалов и фамилии, руководителем и главным бухгалтером организации.
Согласно п. 2.1 ч. Ill Правил ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации, установленным приказом Банка России от 05.12.2002 № 205-П (далее - Правила ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях) лицевые счета клиентов печатаются применительно к действующим формам бланков в двух экземплярах, которые передаются в бухгалтерию. Второй экземпляр является выпиской из лицевого счета и предназначается для выдачи или отсылки клиенту.
Лицевые счета, ведущиеся в виде электронных баз данных, распечатываются для выдачи клиенту в виде выписки, если иное не предусмотрено договором с клиентом. Выписки из лицевых счетов, распечатанные с использованием средств вычислительной техники, выдаются клиентам без штампов и подписей работников кредитной организации (приложение ВА). Если по каким-либо причинам счет велся вручную или на машине, кроме ЭВМ, то выписки этих счетов, выдаваемые клиентам, оформляются подписью бухгалтерского работника, ведущего счет, и штампом кредитной организации. В таком порядке оформляется каждый лист выписки. Выписки на бумажных носителях выдаются в порядке и в сроки, указанные в карточках образцов подписей и оттиска печати. На лицевом счете (первом экземпляре) бухгалтерским работником ставится штамп:
«Выписка выдана за «_» г. в порядке
Подпись работника кредитной организации
Дата « » г.».
Изменение порядка выдачи выписок может быть допущено только в случаях, если выписку желают получить распорядители счетом (один из них). В других случаях отступление от согласованного с клиентом порядка может разрешить главный бухгалтер, его заместитель, начальник отдела.
По суммам, проведенным по кредиту, к выпискам из лицевых счетов должны прилагаться документы (их копии), на основании которых совершены записи по счету.
На документах, прилагаемых к выпискам, должен проставляться штамп и календарный штемпель даты провода документа по лицевому счету. Штамп проставляется только на основном приложении к выписке. На тех дополнительных документах, которые поясняют и расшифровывают содержание и общую сумму операций, обозначенных в основном приложении, штамп не ставится. В случае если прилагаемые к выпискам документы, на основании которых совершены записи по счету, предъявляются клиенту в электронном виде, то указанные документы:
- подписываются аналогами собственноручной подписи уполномоченного лица;
- содержат дату проведения документа по лицевому счету.
Не заверяются оттиском штампа лишние экземпляры оплаченных расчетных документов, прилагаемые к выпискам, уже снабженные штампом банка на ранней стадии их обработки, а также документы по приходным кассовым операциям. Выписка приведена в приложении № 34.
В связи с тем, что банки для ведения бухучета используют различные программные продукты, формы выписок могут различаться, однако в любом случае в них обязательно будет представлена следующая информация:
владелец счета - полное или сокращенное наименование организации - владельца счета; номер счета - двадцатизначный номер расчетного счета владельца согласно банковскому плану счетов; дата - дата совершения операций по счету; остаток (сальдо) - остаток по счету на начало дня, в котором совершались операции по движению средств на счете.
Поскольку для банка расчетный счет клиента является пассивным (так как на нем отражаются обязательства банка по отношению к клиенту), остаток средств на счете в выписке показывается как кредитовое сальдо, снятие средств со счета - по дебету, поступление денег насчет - по кредиту.