Счет-фактуру выписывает поставщик на отпускаемые товарно-материальные ценности кроме обычных счетов-фактур по расчетам с поставщиками за поставленную продукцию, товары, услуги применяются также специализированные счета-фактуры для учета НДС.
Организация одновременно со специализированными счетами-фактурами ведут также журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж по налогу на добавленную стоимость.
Специализированная форма счета-фактуры выписывается поставщиком на покупателя в двух экземплярах. Первый экземпляр в течение 10 дней с даты отгрузки представляется покупателю; он дает право на учет сумм НДС после оплаты товара. Второй экземпляр счета-фактуры остается у поставщика для отражения в книге продаж и начисления НДС по реализованной продукции.
Получаемые и выдаваемые счета-фактуры записываются раздельно в журналы учета счетов-фактур и хранятся в течение полных 5 лет с даты их получения или выдачи. Счета-фактуры в журнале должны быть подшиты и пронумерованы.
Поставщики кроме учета журнала выданных счетов фактур ведут также специальную книгу продаж, которая предназначена для регистрации счетов фактур. Учет счетов-фактур в книге ведется в хронологическом порядке по мере отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг или получения предоплаты. Записи делаются не позднее 10 дней после совершения операции.
В книге продаж отражаются все реквизиты, содержащиеся в счетах-фактурах, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10%, отдельно показываются продажи, не облагаемые налогом.
В свою очередь у покупателей товаров, работ, услуг кроме журнала учета получаемых от поставщиков счетов-фактур ведется специальная книга покупок, в которой регистрируются счета-фактуры, представляемые поставщиками. Цель ведения книги покупок заключается в определении сумм НДС, подлежащего зачету в соответствии с законом об НДС.
Книга покупок включает все реквизиты поступающих счетов-фактур поставщиков, причем суммы НДС фиксируются раздельно по товарам со ставкой обложения налогом в 18 и 10%, отдельно показываются покупки, не облагаемые по действующему положению НДС.
Аналитический учет по счету 60 на предприятии ООО "ТИПОЛ-ТОП" ведется по каждому предъявленному счету, а расчетов по плановым платежам - по каждому поставщику и подрядчику в ведомости № 1 по счету 60.
В регистрах журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками учитываются в журнале-ордере № 6 и реестрах операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками.
Журнал-ордер № 6 открывают на квартал, полугодие или год с использованием вкладных листов. Реестры операций по расчетам с поставщиками (подрядчиками) ведут раздельно по каждому поставщику за тот же период, что и журнал-ордер.
На основании поступающих первичных документов поставщиков в реестрах в течение месяца делают записи в хронологическом порядке, т.е. по каждому поставщику накапливают суммы расчетных операций по соответствующим материальным ценностям, задолженности по счету 60, ее оплаты и др. В конце месяца обороты по счету 60 из реестров переносят в журнал-ордер № 6, где на каждого поставщика отводят одну строку.
Записи по кредиту счета 60 производят по графам в корреспонденции с дебетуемыми счетами по учету товарно-материальных ценностей (07, 10, 11 и 15), затрат на производство (20-29), капитальных вложений (08) и др. Правая сторона журнала-ордера предназначена для отражения операций по дебету счета 60, т.е. записей об оплате поставщикам и подрядчикам за поставленные товарно-материальные ценности и, выполненные работы и услуги и другим списаниям. При записях по дебету счета указывают кредитуемые счета (счета по учету денежных средств, кредитов банка и др.).
Суммы, принятые к платежу по кредиту счета 60, отражаются в соответствующих графах журнала-ордера № 6 по слагаемым, определяющим покупную стоимость поступивших товарно-материальных ценностей; отдельно записывается сумма зачетов, НДС и общая сумма, принятая к оплате.
В конце месяца в журнале-ордере № 6 выводят остатки: по дебету - суммы, оплаченные поставщикам; по кредиту - суммы, причитающиеся к оплате поставщикам.
Порядок учета дебиторской и кредиторской задолженности. В процессе финансово-хозяйственной деятельности у каждой организации появляются обязательства по расчетам за полученные материальные ценности, потребленные услуги перед другими организациями и лицами, возникают задолженности других организаций и лиц по расчетам за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги) и т.п.
Задолженность организации другим юридическим и физическим лицам называет кредиторской задолженностью, а сами эти лица называются кредиторами.
К кредиторской задолженности, в частности, относятся задолженность организации поставщикам и подрядчикам за полученные от них материальные ценности (работы, услуги), задолженность своим работникам по заработной плате, задолженность по платежам в бюджет и во внебюджетные фонды, задолженность по претензиям и др.
Задолженность других юридических и физических лиц данной организации называется дебиторской задолженностью, а сами эти лица называются дебиторами.
К дебиторской задолженности, в частности, относятся задолженность покупателей и заказчиков за реализованные им товары, продукцию (работы, услуги), задолженность подотчетных лиц за выданные им подотчетные суммы, задолженность других организаций за выданные им займы и др.
К основным задачам учета дебиторской и кредиторской задолженности в ООО "Типол-Топ" относятся следующие:
точный, полный и своевременный учет движения денежных средств и операций по их движению;
контроль за соблюдением кассовой и платежно-расчетной дисциплины;
определение структуры кредиторской и дебиторской задолженности по срокам погашения, по виду задолженности, по степени обоснованности задолженности;
определение состава и структуры просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, ее доли в общем объеме дебиторской и кредиторской задолженности;
выявление структуры данных по поставщикам по неоплаченным расчетным документам, поставщикам по просроченным векселям, поставщикам по полученному коммерческому кредиту, установление их целесообразности и законности;
выявление объемов и структуры задолженности по векселям, по претензиям, по выданным и полученным авансам, по страхованию имущества и персонала, задолженности, возникающей вследствие расчетов с другими дебиторами и кредиторами, задолженности по банковским кредитам и др. Определение причин их возникновения и возможных путей устранения;
определение правильности использования банковских ссуд;
выявление неправильного перечисления или получения авансов и платежей по бестоварным счетам и т.п. операциям;
определение правильности расчетов с работниками по оплате труда, с поставщиками и подрядчиками, с другими дебиторами и кредиторами и выявление резервов погашения имеющейся задолженности по обязательствам перед кредиторами, а также возможностей взыскания долгов (посредством денежных или не денежных расчетов или обращения в суд) с дебиторов.
Таким образом, дебиторская и кредиторская задолженность являются объектом бухгалтерского учета, а именно, представляют собой обязательства организации. Сроки исполнения обязательств должны быть оговорены в договорах организации, заключаемых с другими юридическими и физическими лицами. Для наглядности приведем динамику дебиторской и кредиторской задолженности ООО "Типол-Топ" - объекта исследования данной работы за период с 2005 по настоящий момент (Приложение 4).
Исходя из представленной динамики дебиторской и кредиторской задолженности, можно отметить значительное снижение дебиторской задолженности на данном этапе деятельности организации по сравнению с 2005 годом.
Проводимый ООО "ТИПОЛ-ТОП" анализ информации, собранной в ведомостях расчетов, позволяет определить "неблагополучные" договоры, платежи по которым "отстают" от плановых, и своевременно принять меры для изменения сложившейся ситуации.
Приведем классификацию дебиторской и кредиторской задолженности в ООО "ТИПОЛ-ТОП" (Приложение 5,6).
Отражение дебиторской и кредиторской задолженности в бухгалтерской отчетности. В бухгалтерском балансе ООО "Типол-Топ" обязательства представляются с подразделением в зависимости от срока погашения на краткосрочные и долгосрочные. Обязательства представляются как краткосрочные, если срок погашения по ним не более 12 месяцев после отчетной даты. Все остальные обязательства представляются как долгосрочные.
Дебиторской задолженности в балансе отражается по четырем строкам. По строке 230 отражается задолженность, платежи по которой ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты. В следующей строке ниже выделяется долгосрочная задолженность покупателей и заказчиков.
По строке 240 показывается задолженность, погашение которой ожидается в течение года после отчетной даты. Затем из этой суммы также выделяется задолженность покупателей и заказчиков.
При отражении сумм дебиторской задолженности учитывается то обстоятельство, что данные по расчетам с другими юридическими и физическими лицами в бухгалтерском балансе следует приводить в развернутом виде: по счетам аналитического учета, по которым имеется дебетовое сальдо, - в активе баланса; по которым имеется кредитовое сальдо, - в пассиве. Принцип отражения данных по дебиторской и кредиторской задолженностям в бухгалтерском балансе представлен в таблице 1.
Дебиторская задолженность, по которой созданы резервы сомнительных долгов, отражается в балансе ООО "Типол-Топ" в оценке-нетто, то есть за вычетом сумм указанных резервов. Следовательно, в бухгалтерском балансе сумма резервов сомнительных долгов отдельно не отражается.