При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки и др. объекты природных ресурсов.
При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия включает в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.
Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.
Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.
Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, то по соответствующим документам определяется сумма увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и приводятся в описи данные о произведенных изменениях.
Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации - изготовителя, года выпуска, назначения, мощности.
Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые на типовой инвентарной карточке группового учета, приводятся в описях по наименованиям с указанием количества этих предметов.
Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента их временного выбытия.
На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).
Исходя из п.5.1 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации в следующем порядке:
основные средства, оказавшиеся в излишке, подлежат оприходованию по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение доходов у некоммерческой организации;
недостача основных средств относится на виновных лиц. Если виновные лица не установлены или во взыскании с виновных лиц отказано судом, то убытки от недостачи основных средств и его порчи списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или на увеличение расходов у некоммерческой.
Если при инвентаризации выявлены основные средства, которые не были в эксплуатации, то организация производит их оценку по рыночной стоимости с оприходованием по дебету счета 08 "Вложения во внеоборотные активы" и кредиту счета 91 "Прочие доходы и расходы" согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций.
В случае если основные средства, выявленные при инвентаризации, были ранее в употреблении, то они отражаются исходя из требований п.21 Методических указаний по бухгалтерскому учету (по остаточной стоимости) или с учетом износа указанных основных средств.
Согласно учетной политики ООО "ТехПромСервис" проводит инвентаризацию основных средств один раз в год по состоянию на 31 декабря.
Улучшение использования основных средств отражается на финансовых результатах работы предприятия за счет увеличения выпуска продукции, снижения себестоимости, улучшения качества продукции, снижения налога на имущество и увеличения балансовой прибыли. Поэтому анализу состояния, динамики, структуры и эффективности использования основных средств уделяется особое внимание [24, с.178].
Целью анализа является выявление неиспользованных резервов, повышения эффективности использования основных средств. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:
изучить структуру и динамику основных средств предприятия;
рассмотреть показатели состояния и воспроизводства основных производственных средств;
определить обеспеченность предприятия и его структурных подразделений основными средствами и уровень их использования по обобщающим и частным показателям, а также установить причины их изменения;
рассчитать общие и частные показатели эффективности использования основных средств;
определить пути улучшения использования основных средств на предприятии;
подсчитать выявленные резервы увеличения выпуска продукции, фондоотдачи и фондорентабельности.
Анализ эффективности использования основных средств необходим, прежде всего, внутренним пользователям, поэтому проводится непосредственно на предприятии для нужд оперативного, краткосрочного и долгосрочного управления производственной, коммерческой и финансовой деятельностью.
Банки и другие инвесторы при изучении состава имущества предприятия обращают большое внимание на состояние основных средств с точки зрения их технического уровня, производительности, экономической эффективности, физического и морального износа.
Целесообразным является проведение межхозяйственного анализа использования основных средств, что позволит выявить передовой опыт, резервы, недостатки и на основе этого дать более объективную оценку эффективности деятельности предприятия. При проведении анализа необходимо учитывать также специфику деятельности изучаемого предприятия (промышленность, сельское хозяйство, строительство, транспорт и т.д.), так как каждая отрасль общественного производства имеет свои особенности, свою специфику и, как следствие, характерные экономические отношения [22, с.28].
Источниками информации для анализа являются: план экономического и социального развития предприятия; план технического развития, первичные документы, регистры синтетического и аналитического учета и отчетность.
Первичные документы включают: приказ "Об учетной политике организации"; акты инвентаризации основных средств; отчет о переоценке основных средств; договоры купли-продажи основных средств; акты приема-передачи основных средств; договоры на ремонт, реконструкцию и модернизацию основных средств; акты о ликвидации основных средств; инвентарные карточки основных средств; опись инвентарных карточек учета основных средств; инвентарные списки основных средств по месту их нахождения в эксплуатации.
Регистры синтетического и аналитического учета включают: Главную книгу; Журналы-ордера: № 13; № 10; № 16; Ведомость № 18 (учет затрат по капитальным вложениям); Ведомость аналитического учета основных средств; Разработочные таблицы "Расчет износа (амортизации) основных средств".
Отчетность включает: Форму № 1 (Бухгалтерский баланс), Форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках), Расчет налога от фактической прибыли.
Можно выделить следующие основные методы, которые необходимо использовать для проведения анализа эффективности использования основных средств предприятия [22, с.38]:
горизонтальный (временной) анализ - сравнение каждой позиции отчетности с предыдущим периодом. Этот метод будет применен для анализа динамики основных средств ООО "ТехПромСервис" за период с 01.01.2004 г. по 01.01.2006 г.
вертикальный (структурный) анализ - определение структуры итоговых финансовых показателей с выявлением влияния каждой позиции отчетности на результат в целом; Данный метод будет использован для оценки структуры основных средств.
анализ относительных показателей (коэффициентов) - расчет отношений между отдельными позициями отчета или позициями разных форм отчетности, определение взаимосвязей показателей. Этот метод будет применен для расчета коэффициентов, характеризующих основные средства изучаемого предприятия с точки зрения их технического уровня, производительности, экономической эффективности, физического и морального износа.
сравнительный (пространственный) анализ - это как внутрихозяйственный анализ сводных показателей отчетности по отдельным показателям фирмы, подразделений, цехов, так и межхозяйственный анализ. В данной работе показатели состава, динамики, состояния и эффективности использования основных средств за 2006 год будут сравниваться со значениями прошлого года.
факторный анализ - анализ влияния отдельных факторов (причин) на результативный показатель с помощью детерминированных или стохастических приемов исследования. В данной работе будет проведен факторный анализ изменения объема производства за счет факторов первого и второго порядка.
Анализ использования основных средств целесообразно начать с изучения их состава, структуры и движения. Так, на 01.01.2006 г. предприятие располагало основными средствами на общую сумму 18892 тыс. руб., на конец года их стоимость составила 22872 тыс. руб. Как видно из табл.10, среднегодовая стоимость основных средств в 2006 г. составила 22074 тыс. руб., в том числе производственных - 21676 тыс. руб., непроизводственных - 398 тыс. руб. Среднегодовая стоимость зданий составила 2541 тыс. руб., сооружений - 1495 тыс. руб., машин и оборудования - 7463 тыс. руб., транспортных средств - 8850 тыс. руб., хозяйственного инвентаря - 204 тыс. руб., других видов основных средств - 1521 тыс. руб.