Организация бухгалтерского учета – это система построения учетного процесса. Учетный процесс слагается из следующих основных элементов:
1) первичный учет;
2) регистры бухгалтерского учета;
3) документооборот;
4) инвентаризация;
5) отчетность.
Учетный процесс организует главный бухгалтер, который подчиняется непосредственно руководителю организации. При формировании учетной политики главный бухгалтер определяет структуру бухгалтерской службы и уровни подчиненности.
Главный бухгалтер обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, контроль за движением имущества и обязательств организации. Поэтому именно главный бухгалтер разрабатывает систему первичного учета. Он определяет, какими первичными документами должны оформляться все хозяйственные операции, которые осуществляются в данной организации. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Главному бухгалтеру организации запрещается принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству или нарушают договорную и финансовую дисциплину. О таких документах главный бухгалтер письменно сообщает руководителю организации. Если руководитель издает распоряжение о принятии указанных документов к учету, то главный бухгалтер исполняет это распоряжение. При этом всю полноту ответственности за незаконность совершенных операций несет руководитель.
Каждая хозяйственная операция должна оформляться первичным документом, только в таком случае она принимается к бухгалтерскому учету. Первичный документ составляется в момент совершения операции или сразу после ее окончания. Учесть операцию значит сделать бухгалтерскую проводку, то есть отразить операцию на счетах бухгалтерского учета. Причем эти счета берутся из рабочего плана счетов, который разрабатывается главным бухгалтером в учетной политике организации.
Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах. Главный бухгалтер решает, по какой форме и на каких носителях (бумажных или машинных) будет вестись бухгалтерский учет в организации.
Порядок документооборота в организации также определяется главным бухгалтером в учетной политике. Документооборот – это путь, который проходят документы от момента их выписки до сдачи в архив. В графике документооборота определяется круг лиц, ответственных за оформление документов, указывается порядок, место и время прохождения документа с момента составления до сдачи в архив.
Инвентаризация имущества и обязательств организации – это проверка и документальное подтверждение их наличия, состояния и оценки. Инвентаризация обеспечивает достоверность бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности. Главный бухгалтер разрабатывает, а руководитель утверждает план проведения инвентаризаций в торговой организации. В плане определяют порядок, формы и сроки проведения плановых и внеплановых инвентаризаций.
Формы бухгалтерской отчетности, как внешней, так и внутренней, также разрабатываются главным бухгалтером и утверждаются в приказе по учетной политике. Кроме того, главный бухгалтер определяет:
- отчетный период, за который составляется та или иная форма отчета;
- объем и сроки представления отчетности внутренним и внешним пользователям;
- круг должностных лиц (внутренних пользователей), которым представляются определенные формы отчета;
- наименования и адреса учреждений (внешних пользователей), которым представляется бухгалтерская отчетность;
- способ представления отчетности (почтой, курьером, телекоммуникационными каналами связи и пр.);
- фамилии работников бухгалтерии, ответственных за составление конкретных форм отчетности.
Необходимо отметить, что, согласно Закону «О бухгалтерском учете[2]», ответственность за организацию бухгалтерского учета и соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций несут руководители организаций. Организация может не иметь в своем штате главного бухгалтера и специалистов бухгалтерской службы. Она может поручить ведение бухгалтерского учета и составление отчетности сторонним предприятиям или лицам, на которых при этом возлагаются та же ответственность и те же обязанности в области бухгалтерского учета, что и на штатного главного бухгалтера.
1.2 Документальное оформление товарных операций
Каждая организация при продаже товара должна составлять товарную накладную (форма №ТОРГ-12), даже если торговля не является основным видом ее деятельности. Согласно п. 3 ст. 38 НК РФ[3] товар – это любое имущество, реализуемое или предназначенное для реализации.
Унифицированные формы первичной документации по учету торговых операций утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132[4].
Товарная накладная составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у организации-продавца. Кладовщик отпускает товары со склада на основании накладной и доверенности (форма №М-2 или М-2а), выписанной на имя получателя. Товарная накладная является для организации-продавца основанием для списания себестоимости проданных товаров. Второй экземпляр передается покупателю и является основанием для принятия к учету этих ценностей.
На товарной накладной ставится печать организации-продавца. Покупатель должен поставить свою печать в случае, если его представитель получил товар без доверенности.
Организация-покупатель не имеет права принимать к учету товарную накладную, которая не содержит всех реквизитов, предусмотренных утвержденной Госкомстатом России формой. Соответственно она не имеет права уменьшать налоговую базу по налогу на прибыль на сумму стоимости товарно-материальных ценностей, указанной в такой накладной, и принимать к вычету НДС. Иначе при проведении налоговой проверки организация может быть оштрафована.
Доверенности (формы №№М-2 и М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению.
Форма №М-2а отличается от формы №М-2 тем, что у нее нет отрывного корешка (слева). Выдавая доверенность по форме №М-2, бухгалтер отрезает корешок и вклеивает его в журнал выдачи доверенностей. При оприходовании товарно-материальных ценностей, полученных работником по этой доверенности, бухгалтер заполняет в корешке графу 8 «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения», указывая реквизиты соответствующего документа. Например, «накладная №34 от 28.01.2007».
Форму №М-2а применяют организации, у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.
Выдача доверенностей лицам, не работающим в организации, не допускается. Доверенность должна быть полностью заполнена и иметь образец подписи лица, на имя которого выписана. Срок выдачи, как правило, 15 дней. Доверенность на получение товарно-материальных ценностей в порядке плановых платежей может быть выдана на календарный месяц.
При реализации имущества, которое учитывалось как материалы, другой организации применяется накладная на отпуск материалов на сторону (форма №М-15).
В торговых организациях поступившие товары принимает комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии должно входить не менее трех человек.
Если количество и качество поступивших товаров совпадают с данными, указанными в товаросопроводительных документах поставщика, комиссия составляет акт о приемке товаров (форма №ТОРГ-1). В противном случае составляются акт о приемке товаров (№ТОРГ-1) и акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма №ТОРГ-2). Если товары являются импортированными, составляется акт об установленном расхождении по количеству и качеству по приемке импортных товаров (форма №ТОРГ-3).
Комиссия, принимающая товары, проверяет их качество, количество (массу) и комплектность в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Количество составляемых актов о приемке товаров и наличие прилагаемых документов (сертификаты, ветеринарные свидетельства и т.д.) зависит от ситуации. Акт составляют в одном экземпляре в день поступления товаров. Подписывают его члены комиссии, кладовщик, главный бухгалтер и утверждает руководитель организации.
Строки «Состояние товара, тары и упаковки в момент осмотра»; «Способ определения недостающего товара»; «Заключение о причинах и месте образования недостачи товара»; «Заключение комиссии»; «Решение руководителя» и графу «Отклонение (+, -)» заполняют, если качество или количество поступившего товара не соответствует товаросопроводительным документам.
При заполнении строки «Сертификат» обязательно указываются номер документа, удостоверяющего качество товара в соответствии с принятыми стандартами, наименование органа регистрации, выдавшего этот документ, и срок его действия.
По строке «Способ доставки» указывается вид транспортного средства, доставившего товар (в вагоне, составе, автофургоне, рефрижераторе, на судне и т.д.).
Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте.