Вместе с тем необходимо отличать такую задолженность от задолженности, являющейся следствием существующих правил расчетов.
В основе этой позиции лежит концептуальное положение: дебиторская задолженность есть бухгалтерский показатель, отраженный предприятием в бухгалтерском учете как долг контрагента (долг самого предприятия), возникший по тем или иным основаниям. В большинстве случаев этот долг является следствием проведения конкретной хозяйственной операции, связанной с движением материальных ценностей, реализацией продукции (работ услуг), а также неплатежей либо задолженности юридических или физических лиц.
Предполагается, что часть счетов оплачивается в срок, соответствующий условиям договора (контракта), другая часть погашается с некоторой просрочкой, оставшаяся часть образует безнадежную дебиторскую задолженность.
Проверка по счетам расчетов специалистом внутреннего аудита должна осуществляться по следующим направлениям:
- наличие и правильность оформления договоров и других документов, определяющих права и обязанности сторон по поставке материальных ценностей, выполнению работ (услуг);
- правильность и полнота оплаты полученных материальных ценностей, документально подтвержденный факт их оприходования.
Необходимо выяснить, правильно ли отражены по статьям баланса соответствующие остатки задолженности. Для этого по данным регистров аналитического учета к счетам, предназначенным для отражения расчетов, сличают остатки по каждому виду расчетов на начало проверяемого периода с остатками по соответствующим счетам аналитического учета и статьям баланса, а затем проверяют каждый вид расчетов. Специалист бухгалтерии обязан установить:
- причины и виновников образования задолженности; давность ее возникновения и реальность получения;
- не пропущены ли сроки исковой давности;
- какие меры принимались для погашения задолженности;
- проводились ли встречные проверки;
- составлялись ли акты выверки взаиморасчетов;
- наличие графиков погашения задолженности и писем, в которых дебиторы признают свою задолженность;
- велась ли претензионно-исковая работа;
- осуществлялся ли контроль исполнения договорных обязательств.
Проверке также подлежит неистребованная кредиторская задолженность.
Следует установить, не перекрывается ли в бухгалтерских балансах дебиторская задолженность кредиторской, путем отражения свернутого сальдо по расчетным счетам.
При анализе прочей дебиторской задолженности важно проверить:
- наличие задолженности работников предприятия или фирмы за пользование основными средствами и инвентарем;
- отпущенные без предварительной оплаты материальные ценности;
- не сданную при увольнении работников спецодежду и др.
В ходе проведения инвентаризации расчетов специалисту внутреннего аудита необходимо обратить внимание работников бухгалтерии на правильное и своевременное списание кредиторской и дебиторской задолженности, поскольку этот процесс представляет наибольшую сложность и может существенно занизить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль.
Согласно п.п.77 и 78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н, суммы дебиторской задолженности по истечении срока исковой давности списываются на финансовые результаты организации. В соответствии со ст.196 ГК РФ срок исковой давности установлен в три года.
Истечение срока исковой давности начинается с момента, когда задолженность переходит в разряд просроченных, т.е. с момента просрочки оплаты долга исходя из условий договора.
В случае если срок исполнения обязательств должником не оговорен сторонами, то необходимо руководствоваться ст.314 ГК РФ. Согласно указанной статье в случаях, когда обязательство не предусматривает срок его исполнения и не содержит условий, позволяющих определить этот срок, оно должно быть исполнено в разумный срок после возникновения обязательства. Обязательство, не исполненное в разумный срок, а равно обязательство, срок выполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня предъявления кредитором требования о его исполнении, если обязанность исполнения в другой срок не вытекает из закона, иных правовых актов, условий обязательства, обычаев делового оборота или существа обязательства. Разумность срока определяется в каждом конкретном случае, когда срок расчета договором не определен.
Несвоевременное списание кредиторской задолженности может быть расценено налоговыми органами как неучет или сокрытие внереализационных доходов предприятия.
Организация-кредитор списывает дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, на финансовые результаты или за счет резерва по сомнительным долгам (если создание этого резерва предусмотрено учетной политикой).
Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не является аннулированием задолженности. Эта задолженность должна отражаться за бухгалтерским балансом в течение пяти лет с момента списания для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, списанной в убыток вследствие неплатежеспособности должников, и для обобщения информации о состоянии дебиторской задолженности, срок исковой давности которой истек, предназначен забалансовый счет 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов".
В случае поступления от контрагента суммы дебиторской задолженности уже после списания она учитывается в составе внереализационных доходов организации.
Решение о списании определенной суммы дебиторской задолженности должно оформляться приказом (распоряжением) и приниматься только руководителем предприятия, а не его заместителем или иным должностным лицом (если, конечно, данные полномочия им специально не делегированы).
Данное решение принимается на основании докладной записки главного бухгалтера с обоснованием мотивов списания и приложением соответствующих подтверждающих документов.
Рассмотрим непосредственно бухгалтерский аспект. В соответствии с п.70 Положения по ведению бухгалтерского учета организация может создавать резервы сомнительных долгов по расчетам с другими организациями и гражданами за продукцию, товары, работы и услуги с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации.
Сомнительным долгом признается дебиторская задолженность организации, которая не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.
Резерв сомнительных долгов создается на основе результатов проведенной инвентаризации дебиторской задолженности организации.
Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.
Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам.
Налоговый аспект. В соответствии с п.1 ст.266 НК РФ сомнительным долгом признается любая задолженность перед налогоплательщиком в случае, если эта задолженность не погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена залогом, поручительством, банковской гарантией.
Пунктом 3 ст.266 НК РФ установлено, что налогоплательщик вправе создавать резервы по сомнительным долгам.
Суммы отчислений в эти резервы включаются в состав внереализационных расходов на последний день отчетного (налогового) периода.
Сумма резерва по сомнительным долгам определяется по результатам проведенной на последний день отчетного (налогового) периода инвентаризации дебиторской задолженности и исчисляется следующим образом:
- по сомнительной задолженности со сроком возникновения свыше 90 дней в сумму создаваемого резерва включается полная сумма выявленной на основании инвентаризации задолженности;
- по сомнительной задолженности со сроком возникновения от 45 до 90 дней (включительно) в сумму резерва включается 50% от суммы выявленной на основании инвентаризации задолженности;
- по сомнительной задолженности со сроком возникновения до 45 дней - не увеличивает сумму создаваемого резерва.
При этом сумма создаваемого резерва по сомнительным долгам не может превышать 10% от выручки отчетного (налогового) периода, определяемой в соответствии со ст.249 НК РФ.
Резерв по сомнительным долгам может быть использован организацией лишь на покрытие убытков от безнадежных долгов, признанных таковыми в порядке, установленном ст.266 НК РФ.
Согласно п.2 ст.266 безнадежными долгами (долгами, не реальными ко взысканию) признаются те долги перед налогоплательщиком, по которым истек установленный срок исковой давности, а также те долги, по которым в соответствии с гражданским законодательством обязательство прекращено вследствие невозможности его исполнения, на основании акта государственного органа или ликвидации организации.
Сумма резерва по сомнительным долгам, не полностью использованная налогоплательщиком в отчетном периоде на покрытие убытков по безнадежным долгам, может быть перенесена им на следующий отчетный (налоговый) период. При этом сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва должна быть скорректирована на сумму остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода. В случае если сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва меньше, чем сумма остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода, разница подлежит включению в состав внереализационных доходов налогоплательщика в текущем отчетном (налоговом) периоде. Если сумма вновь создаваемого по результатам инвентаризации резерва больше, чем сумма остатка резерва предыдущего отчетного (налогового) периода, разница подлежит включению во внереализационные расходы в текущем отчетном (налоговом) периоде.