5. График документооборота. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.
Документооборот в организации регулируется графиком, составляемые в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном приказом Минфина. Этот график устанавливает в учреждении: рациональный документооборот, т.е. оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом; минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота составляется с целью улучшения всей учетной работы в учреждении, усиления контрольных функций бухгалтерского учета, повышения уровня механизации и автоматизации учетных работ.
График документооборота – схема или перечень работ с указанием всех исполнителей и сроков выполнения этих работ по темам:
– прием на работу;
– перевод работника на другую работу;
– поощрение работника;
– предоставление отпуска работникам;
– увольнение работника;
– направление работника в командировку;
– начисление и выплата заработной платы;
– движение основных средств;
– поступление материальных запасов;
– отпуск материальных запасов;
– выбытие материальных запасов;
– прием и выдача из кассы наличных денежных средств;
– проведение инвентаризаций;
– движение путевых листов;
– движение счетов-фактур полученных, выданных.
Для организации бухгалтерского и налогового учета и своевременной сдачи установленной финансовой, статистической и налоговой отчетности руководители структурных подразделений учреждения предоставляют в бухгалтерскую службу (бухгалтерию, централизованную бухгалтерию, отдел бухгалтерского учета и отчетности) отчеты и документы по своей деятельности согласно графику документооборота.
6. Технология обработки учетной информации. Инструкцией №148-н предусмотрено: автоматизация бюджетного учета основывается на взаимосвязанном едином технологическом процессе обработки первичных учетных документов и отражения операций по соответствующим разделам Плана счетов бюджетного учета. В условиях комплексной автоматизации бюджетного учета операции формируются в базах данных используемого учреждением программного комплекса.
В этом разделе учетной политики следует охарактеризовать программный продукт, с помощью которого организован бюджетный учет или отдельные его разделы [12, с. 105].
2.3 Формы бухгалтерского учета в бюджетных организациях
Согласно Бюджетному кодексу один из главных принципов бюджетной системы РФ – единство. Принцип единства означает единство бюджетного законодательства РФ, принципов организации и функционирования бюджетной системы РФ, форм бюджетной документации и отчетности, бюджетной классификации бюджетной системы РФ, санкций за нарушение бюджетного законодательства РФ, единый порядок установления и исполнения расходных обязательств, формирования доходов и осуществления расходов бюджетов бюджетной системы РФ, ведение бюджетного учета и отчетности бюджетов бюджетной системы РФ и бюджетных учреждений, единство порядка исполнения судебных актов по обращению взыскания на средства бюджетов бюджетной системы РФ [1, с. 235].
Для ведения бюджетного учета в учреждениях, финансовых органах, органах казначейства применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели.
Формы регистров бюджетного учета, учитывающие специфику исполнения соответствующего бюджета бюджетной системы Российской Федерации, а также правила их ведения, утверждаются финансовым органом.
Данные проверенных и принятых к учету первичных учетных документов систематизируются по датам совершения операций (в хронологическом порядке) и отражаются накопительным способом в следующих регистрах бюджетного учета:
Журнал операций по счету "Касса";
Журнал операций с безналичными денежными средствами;
Журнал операций расчетов с подотчетными лицами;
Журнал операций расчетов с поставщиками и подрядчиками;
Журнал операций расчетов с дебиторами по доходам;
Журнал операций расчетов по оплате труда;
Журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов;
Журнал по прочим операциям;
Главная книга.
Записи в журналы операций осуществляются по мере совершения операций, но не позднее следующего дня после получения первичного учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов. Корреспонденция счетов в журнале операций записывается в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета.
Журналы операций подписываются главным бухгалтером и бухгалтером, составившим журнал операций.
По истечении месяца данные оборотов по счетам из журналов операций записываются в Главную книгу.
Состав регистров бюджетного учета, используемых в учреждении, может расширяться, изменяться на основании распоряжения главного бухгалтера по бухгалтерской службе (учреждению) по мере возникновения необходимости реализации новых требований к систематизации информации в целях обеспечения требований к бухгалтерскому, управленческому, налоговому учету и задач контролинга деятельности учреждения.
Исправление ошибок, обнаруженных в регистрах бюджетного учета, производится в следующем порядке:
– ошибка за отчетный период, обнаруженная до момента представления баланса и не требующая изменения данных в журналах операций, исправляется путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм и текста так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и написания над зачеркнутым исправленного текста и суммы. Одновременно в регистре бюджетного учета, в котором производится исправление ошибки, на полях против соответствующей строки за подписью главного бухгалтера делается надпись "Исправлено";
– ошибочная запись, обнаруженная до момента представления баланса и требующая изменений в журнале операций, в зависимости от ее характера оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью последним днем отчетного периода;
– ошибка, обнаруженная в регистрах бюджетного учета за отчетный период, за который бюджетная отчетность в установленном порядке уже представлена, оформляется по способу "Красное сторно" и дополнительной бухгалтерской записью датой обнаружения ошибки.
Дополнительные бухгалтерские записи по исправлению ошибок, а также исправления способом "Красное сторно" оформляются справкой (ф. 0504833), в которой делается ссылка на номер и дату исправляемого журнала операций, документа, обоснование внесения исправления.
По истечении каждого отчетного месяца первичные учетные документы, относящиеся к соответствующим журналам операций, должны быть подобраны в хронологическом порядке и сброшюрованы. При незначительном количестве документов брошюровку можно производить за несколько месяцев в одну папку (дело). На обложке следует указать: наименование учреждения (органа казначейства, финансового органа); название и порядковый номер папки (дела); отчетный период - год и месяц; начальный и последний номера журналов операций; количество листов в папке (деле).
Документов в каждой папке должно быть 250 -300 при толщине не более 3 - 4см. Лист любого формата нумеруется как один. Папки должны быть переплетены. Металлические скрепления удаляются. Если текст слишком близко подходит к краю листа, к нему подклеивают полоску прочной бумаги, за которую подшивают документ.
Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.
В бухгалтерском архиве учреждения (централизованной бухгалтерии) дела хранятся в течение установленных сроков. По истечении сроков хранения дела в установленном порядке сдаются в соответствующий государственный архив. Документы, удостоверяющие сдачу дел в архив, хранятся в бухгалтерии постоянно.
Отражение операций при ведении бюджетного учета осуществляется в соответствии с Планом счетов бюджетного учета, установленным настоящей Инструкцией.
При завершении текущего финансового года обороты по счетам, отражающим увеличение и уменьшение активов и обязательств, в регистры бюджетного учета очередного финансового года не переходят [23, с. 153].
Органы, организующие исполнение бюджета соответствующего субъекта Российской Федерации, представляют консолидированную отчетность органу, уполномоченному на формирование консолидированной отчетности об исполнении бюджета по Российской Федерации. Отчетность представляется в тысячах рублей без копеек.
В состав бюджетной отчетности включаются следующие формы документов:
– баланс исполнения бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503130);
– баланс по поступлениям и выбытиям средств бюджета (форма 0503140);
– баланс исполнения бюджета (форма 0503120);
– пояснительная записка (форма 0503160);
– отчет о финансовых результатах деятельности (форма 0503121);
– отчет о кассовых поступлениях и выбытиях (форма 0503123);
– отчет об исполнении бюджета главного распорядителя (распорядителя), получателя средств бюджета (форма 0503127);
– справка по внутренним расчетам (форма 0503125);
– справка об остатках денежных средств на банковских счетах получателя средств бюджета (форма 0503126).
Формы бюджетной отчетности составляются на отчетную дату и представляются соответствующему главному распорядителю (распорядителю) средств бюджета, органу, организующему исполнение бюджета [12, с. 106].