Бухгалтерский учет горюче-смазочных материалов ведется на счете 10 «Материалы», субсчете 3 «Топливе» по видам материалов, местам хранения и материально ответственным лицам по следующим аналитическим счетам:
* 10.31 «Топливо на складах»;
* 10.32 «Топливо в баках транспортных средств»;
* 10.33 «Топливо по кредитным картам»;
* 10.34 «Отработанные нефтепродукты».
На аналитическом счете 10.31 «Топливо на складах» учитывается наличие и движение всех видов горюче-смазочных материалов, полученных для эксплуатации транспортных средств и находящихся на нефтескладах, в пунктах заправки (как стационарных, так и передвижных). Основание для записей по дебету аналитического счета 10.31 «Топливо на складах» являются первичные документы, по которым производится оприходование поступивших горюче-смазочных материалов материально ответственными лицами. По кредиту данного счета производится списание горюче-смазочных материалов с подотчета материально ответственных лиц на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, требований, лимитно-заборных карт, накладных. При этом делаются следующие записи;
1. Дебет субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств, в кредит субсчета 10.31 «Топливо на складах» - стоимость отпущенного топлива водителям по учетным ценам на основании ведомостей учета выдачи горюче-смазочных материалов, сверенных с данными путевых листов.
2. Дебет субсчетов 20.3 «Расходы по эксплуатации транспорта», 23.5 Эксплуатация мелких транспортных, хозяйств», 2.3.3 «Ремонт основных средств», 26.2 «Накладные расходы»:
• Кредит субсчета 10.31 «Топливо на складах» - стоимость отпущенных смазочных материалов.
• Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - сумма отклонений в стоимости материалов и транспортно-заготовительных расходов.
Учет нефтепродуктов на аналитическом счете 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» ведется по автотранспортному предприятию в целом, автоколоннам, бригадам и т. д. В течение месяца на основании записей в путевых листах после сверки их с ведомостями учета выдачи и возврата топлива заполняется карточка учета расхода топлива, открываемая на каждый автомобиль. На предприятии на одном автомобиле могут работать несколько водителей, а один водитель в течение месяца может работать на нескольких автомобилях, поэтому в карточке по каждому путевому листу указывают фамилию и инициалы водителя. В ней также записывают пробег автомобиля, грузооборот, движение топлива (остаток на начало и конец дня, сколько выдано, возвращено, фактический и нормативный расход) я результат работы (экономия или перерасход топлива).
Остаток топлива в баках автомобилей, учтенный на аналитическом счете 10.32 «Топливо в баках транспортных средств», должен соответствовать наличию топлива в баках, что ежемесячно подтверждается актом снятия остатков в баках автомобилей.
По данным карточек учета расхода топлива и замеров остатков в конце отчетного месяца, подтвержденным актом снятия остатков, определяется стоимость нефтепродуктов, фактически израсходованных при эксплуатации транспортных средств.
На основании данных карточек учета расхода топлива ведутся лицевые карточки водителей, где исходя из путевых листов указывают на каждый день месяца их номера, марку и номер автомобиля, расход топлива по норме и фактически, экономию или перерасход. По данным лицевых карточек водителей в целом за месяц составляется сводная ведомость расхода топлива. В ней указывают фамилию и инициалы водителей, номер и марку автомобилей, остатки топлива на начало и конец месяца, поступление, нормативный и фактический расход, а также экономию и перерасход топлива. Ведомость представляется руководителю автотранспортного предприятия для принятия мер к выявлению и устранению причин перерасхода или нереальной экономии. На основании принятого руководителем предприятия решения стоимость перерасходованного топлива сверх утвержденных норм подлежит взысканию водителей транспортных средств по рыночным ценам.
Водители также могут приобретать топливо на автозаправочной станции (АЗС) за наличный расчет или по кредитным картам. При приобретении топлива за наличный расчет водителям выдаются под отчет денежные средства. За израсходованные денежные средства подотчетное лицо отчитывается путем составления авансового отчета, к которому прилагаются документы АЗС. При этом делаются следующие записи:
• Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами», кредит счета 50 «Касса» - сумма денежных средств, выданных водителю под отчет.
• Дебет субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - стоимость полученного топлива.
• Дебет 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», кредит счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - сумма НДС.
В случае приобретения топлива по кредитным картам автотранспортное предприятие заключает договор с АЗС и производит предварительную оплату. По окончании отчетного месяца автозаправочная организация представляет автопредприятию документ (компьютерную распечатку) с указанием количества и стоимости отпущенных нефтепродуктов и остатка денежных средств. Данные операции отражаются следующими записями:
• Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», кредит счета 51 «Расчетный счет» — сумма перечисленного аванса.
• Дебет субсчета 10.33 «Топливо по кредитным картам», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - стоимость полученного топлива,
• Дебет счета 18 «НДС по приобретенным товарам, работам, услугам», кредит счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» - сумма НДС.
Стоимость горюче-смазочных материалов, фактически израсходованных на эксплуатацию транспортных средств, сравнивается с расходом по норме и списывается в зависимости от направления расходования следующими бухгалтерскими проводками:
1. Дебет субсчетов 20.3 «Расходы по эксплуатации транспорта». 23.5 «Эксплуатация мелких транспортных хозяйств», 23.3 «Ремонт основных средств», 26.2 «Накладные расходы»:
• Кредит субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» - стоимость израсходованного топлива в пределах норм по учетным ценам.
• Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценно- 1с-й» - сумма отклонений в стоимости топлива и транспортно-заготовительных расходов.
2. Дебет счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:
• Кредит субсчета 10.32 «Топливо в баках транспортных средств» - стоимость топлива, израсходованного сверх норм.
• Кредит счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - сумма отклонений в стоимости топлива и транспортно-заготовительных расходов.
3. Дебет субсчетов 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», 92.2 «Внереализационные расходы»:
• Кредит счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - фактическая себестоимость недостающего топлива.
• Кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» - сумма НДС, относящаяся к перерасходу.
4. Дебет субсчета 73.2 «Расчеты по возмещению материального ущерба», кредит счета 98 «Доходы будущих периодов» - разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и стоимостью топлива по фактической себестоимости.
Министерством транспорта и коммуникаций Республики Беларусь установлены нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобили, автотранспортную технику, суда, машины, механизмы и оборудование в зависимости от марки техники. Данные нормы обязательны для использования всеми владельцами транспортных средств, независимо от их форм собственности и ведомственной подчиненности.
Для поддержания транспортных средств в рабочем состоянии используют запасные части, агрегаты и автомобильные шины. На автотранспортные предприятия запасные части, агрегаты и автомобильные шины могут поступать от поставщиков, в результате разборки списанных автомобилей и прицепов или замены старых на новые.
Поступление новых запасных частей, агрегатов и автомобильных шин от поставщиков оформляется товарно-транспортной накладной (форма ТТН-1). Бухгалтерский учет приобретаемых ценностей ведется по фактической себестоимости, которая включает покупную стоимость и все расходы, связанные с их приобретением и доставкой.
Запасные части, изготовленные в собственных ремонтных мастерских, принимаются к учету по фактической стоимости их изготовления.
Бывшие в употреблении запасные части и агрегаты отличаются по своему качественному состоянию и подразделяются следующим образом:
• годные для дальнейшего использования без ремонта;
• отремонтированные;
• требующие ремонта;
• не подлежащие ремонту (металлолом).
Учет и хранение каждого вида запасных частей и агрегатов осуществляется отдельно.
Запасные части и агрегаты, снятые с автомобилей и прицепов и пригодные для дальнейшего использования без ремонта, учитываются по цене новых запасных частей. Запасные части, отремонтированные и пригодные для дальнейшей эксплуатации, а также подлежащие ремонту, могут оцениваться в размерах 50 и 25% соответственно от их учетной цены. Запасные части, не пригодные для эксплуатации, учитываются по цене металлолома.
В местах хранения количественный учет запасных частей и агрегатов ведется в карточках складского учета [Приложение 2] по наименованиям и номенклатурным номерам с указанием учетной цены. Учет аккумуляторов ведется по маркам. Записи в карточку производятся на основании первичных документов по мере их поступления. Движение запасных частей, агрегатов и аккумуляторов на автотранспортном предприятии оформляется накладной на внутреннее перемещение. [Приложение 3]