— при встановленні фактів крадіжок або зловживань, псування цінностей, а також за приписом судово - слідчих органів;
— у разі пожежі або стихійного лиха.
Обирають для перевірки ті види матеріальних цінностей, по яких на момент перевірки в обліку є мінімальний залишок. Частіше в натурі цей вид матеріальних цінностей відсутній, а залишок по обліку являє собою природній збиток (наприклад, по зберіганню спирту), який і фіксується інвентаризаційною комісією. Такого типу інвентаризація називаєтьсяперманентною. Організація перманентної інвентаризації не вимагає припинення приходно - витратних операцій, забезпечує постійний контроль за роботою матеріально відповідальних осіб. Перманентні інвентаризації знижують трудомісткість і тривалість при їх проведенні.
До початку проведення обов'язкової або визначеної підприємством, установою інвентаризації в присутності комісії матеріально відповідальні особи складають звіт про останні проведені операції, відображають їх у складському обліку і разом з описом документів під розписку здають до бухгалтерії. Матеріально відповідальні особи дають комісії розписку, у якій підтверджують, що всі приходні і витратні документи здані до бухгалтерії і всі матеріальні цінності, довірені їх зберіганню, знаходяться в приміщенні складу або інших місцях. Якщо підрозділ здійснює реалізацію матеріальних цінностей за готівку, то насамперед підраховується наявність готівки: реєструються показники лічильників касових апаратів, готівка звіряється з показниками касового апарату. Під час інвентаризації приходні й витратні операції з матеріальними цінностями, як правило, не здійснюються. Також до початку інвентаризації перевіряється стан ваговимірювального господарства — точність вагів, гир та ін.
Дані про наявність тих чи інших цінностей із зазначенням назви, відмітних ознак включаючи номенклатурний номер, одиниці виміру і кількості фактично виявлених натуральних одиниць записуються доінвентаризаційного опису. Кожна сторінка опису підписується всіма членами комісії матеріально відповідальними особами. Наприкінці кожної сторінки цифрами і словами записується загальна сума натуральних одиниць, відображених на даній сторінці. На останній сторінці інвентаризаційного опису матеріально відповідальні особи підтверджують, що всі матеріальні цінності облічені і відображені в інвентаризаційному описі правильно і повністю, ніяких пропусків і не включених до опису предметів немає. Інвентаризаційні описи складаються в необхідній кількості примірників, один з яких вручається матеріально відповідальним особам.
Якщо інвентаризація триває понад один день, то інвентаризаційні описи залишаються в сховищі матеріальних цінностей до завершення інвентаризації. На час перерви в роботі інвентаризаційної комісії сховища зачиняються двома замками, ключі від одного з них зберігаються у матеріально відповідальних осіб, від другого — у голови інвентаризаційної комісії. Сховище запечатується відтиском печатки, яка зберігається у голови або одного із членів інвентаризаційної комісії.
У результаті співставлення облікових даних з фактичними можуть бути виявлені такі факти :
а) фактичний і бухгалтерський залишки співпадають;
б) фактичний залишок менше облікового — нестача;
в) фактичний залишок більше бухгалтерського облікового — надлишок.
Розходження фактичної наявності матеріальних цінностей та коштів з даними бухгалтерського обліку, встановлені при інвентаризації та інших перевірках, регулюються підприємством, установою у такому порядку:
— основні засоби, матеріальні цінності, цінні папери, кошти та інше майно, що виявилося у надлишку, підлягають оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на результати фінансово - господарської діяльності або збільшення фінансування з наступним встановленням причин виникнення надлишку і винних у цьому осіб;
— убуток цінностей у межах затверджених норм списування за рішенням керівника підприємства, установи відповідно до витрат виробництва, обігу або на зменшення фінансування. Норми природного убутку можуть застосовуватися лише в разі виявлення фактичних нестач. При відсутності норм убуток розглядається як понаднормова нестача;
— понаднормові нестачі цінностей, а також втрати від псування цінностей відносяться на винних осіб за цінами, за якими обчислюється розмір шкоди від розкрадання, нестач, знищення та псування матеріальних цінностей;
— понаднормові втрати і нестачі матеріальних цінностей, включаючи готову продукцію, в тих випадках, коли винуватців не встановлено або у стягненні з винних осіб відмовлено судом, зараховуються на збитки або зменшення фінансування.
У документах, якими оформлюються списання втрат і понаднормові нестачі цінностей, мають бути зазначені вжиті заходи щодо запобігання таких нестач і втрат. Матеріали інвентаризацій та рішення щодо регулювання розбіжностей затверджуються керівником підприємства, установи з включенням результатів до звіту за той період, в якому закінчено інвентаризацію, а також і до річного звіту.
При повній інвентаризації основних засобів :
— здійснюється перевірка правильності використання норм амортизації;
— здійснюється перевірка правильності переоцінки (індексації) основних засобів.
Обробка результатів інвентаризації полягає у регулюванні розходжень фактичної наявності основних засобів із даними бухгалтерського обліку, встановленими при інвентаризації.
Неправильно використовувані норми амортизації не тягнуть за собою змін облікових даних про розмір зносу за минулі періоди (до 1-го числа місяця, в якому проводиться інвентаризація) і після уточнення слугують для правильного наступного відображення зносу.
Розходження в наслідок використання невірно визначених коефіцієнтів індексації (переоцінки) основних засобів підлягають відображенню в обліку у встановленому порядку на суму виявленої різниці за станом на 1-е число місяця, в якому проводиться інвентаризація. Розходження внаслідок невірно проведеної переоцінки основних засобів підлягають відображенню в обліку у встановленому порядку на суму виявленої різниці.
Порядок визначення розміру збитків від нестачі, розкрадання, знищення(псування) матеріальних цінностей (Постанова Кабінету Міністрів України № 116 від 22.01.96 р. про Порядок визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей) встановлює механізм визначення розміру збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей, крім дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей. Розмір збитків від розкрадання, нестач, знищення (псування) матеріальних цінностей визначається за балансовою вартістю цих цінностей (з вирахуванням амортизаційних відрахувань), але не менше 50 % балансової вартості на момент встановлення такого факту з урахуванням індексів інфляції, які щомісяця
Розділ 4. Удосконалення обліку основних засобів у Корбутівському військовому лісництві
З появою персональних комп’ютерів швидко впроваджується така прогресивна організаційна форма їх використання як автоматизовані робочі місця працівників.
Автоматизоване робоче місце (АРМ) — це робоче місце спеціаліста, яке поряд з іншими засобами праці обладнане персональним комп’ютером, а також комплексам програм для автоматизованого виконання функцій з обробки і аналізу інформації.
Автоматизоване вирішення задач по обліку основних засобів на АРМ бухгалтера (АРМБ) базується на створенні і введенні інформаційної бази наявності основних засобів, яка формується на основі інвентарної картотеки.
При веденні інвентарної картотеки на АРМБ ручний спосіб відсутній.
Призначення АРМБ по обліку основних засобів полягає у виконанні системних обліково - контрольних операцій:
· автоматизація документації первинної інформації;
· оперативну управлінню, контролю за наявністю і рухом основних засобів;
· видачі необхідної інформації на екран дисплея .
Для обробки інформації по обліку основних засобів доцільно створювати дворівневу систему АРМБ.
Технологічний процес обробки інформації складається із таких етапів:
· підготовка первинної інформації;
· створення інвентарної картотеки на момент введення;
· створення нормативно - довідкової інформації на момент введення;
· створення набору даних руху основних засобів;
· проведення розрахунків на АРМ і занесення інформації в базу зберігання;
· формування інформації для наступного використання;
· проведення аналізу результативної інформації;
· приймання управлінських рішень по даній інформації;
Управління роботою АРМБ по обліку основних засобів і вибору функції здійснюється в діалоговому режимі через головний модуль з використанням трьох рівнів системи меню.
Інформаційний взаємозв’язок АРМ бухгалтера залежить від організації обліку основних засобів, територіального розміщення АРМБ, потужності технологічних засобів і інформаційних потоків.
Функціонування АРМБ по обліку основних засобів організовується шляхом вводу інформації, проведення розрахунків і виведення проміжних і кінцевих результатів з використанням дисплея і клавіатури.
Людино - машинна взаємодія при організації діалогових процедур складається із послідовних етапів роботи. На першому етапі здійснюється введення поточної і розрахункової дати, а також пароля бухгалтера.
На другому етапі виводиться на екран головне меню-список необхідних функцій робіт по АРМБ. На третьому — конкретизація виду робіт вибраної функції головного меню АРМБ.