Отдел писем и приема граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически представляет Мэру г. Казани, Руководителю Исполнительного комитета, его заместителям – кураторам отраслей городского хозяйства и руководителю аппарата Исполнительного комитета сведения о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан (в электронном виде и на бумажном носителе), разрабатывает предложения и рекомендации по совершенствованию работы по рассмотрению заявлений граждан и разрешению поставленных в них вопросов.
Аналогичные сведения представляются по запросам в Аппарат Президента Республики Татарстан, Кабинет Министров Республики Татарстан, Государственный Совет Республики Татарстан.
3.3 Совершенствование документооборота в органах местного самоуправления
В настоящее время совершенствованию нормативно-правового обеспечения документооборота уделяется значительное внимание. Так, в последние годы принят закон «Об электронной цифровой подписи», закон «Об информации, информатизации и защите информации». Однако общую направленность совершенствования как нормативно-правового, так и организационного, технического обеспечения документооборота задает Федеральная целевая программа «Электронная Россия», рассчитанная по времени до 2010 года.
Для достижения данной задачи необходимо:
- развитие систем внутриведомственного электронного документооборота, локальных информационных сетей, разработка стандартов делопроизводства и документооборота;
- развитие систем межведомственного электронного документооборота, обеспечивающих сокращение сроков обработки документов;
- повышение качества принимаемых управленческих решений путем распространения и использования опыта, накопленного в социально-экономической сфере, развития систем консультирования и повышения квалификации.
Так же на совершенствование деятельности органов местного самоуправления влияет человеческий фактор. Большинство сотрудников не полностью освоили компьютер. На данный момент в органах местного самоуправления проводят обучение сотрудников компьютерным технологиям.
Реализация работ по совершенствованию деятельности органов государственной власти и местного самоуправления должна сопровождаться комплексом организационных мероприятий, обеспечивающих координацию деятельности органов власти в сфере информатизации, разработку и внедрение стандартных решений, а также эффективное использование выделяемых на эти цели бюджетных средств.
К 2010 году намечается завершить переход всех органов государственной власти к электронному документообороту, который обеспечивает использование электронной цифровой подписи и учитывает требования информационной безопасности.
Основополагающую роль в решении проблем ДОУ должен сыграть Закон о документации Российской Федерации. Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения. Закон должен стать основополагающей нормативной базой, которая не только решит многие спорные вопросы электронного документооборота и электронного архива, но и в определенной степени определит направления и дальнейшие перспективы развития автоматизации ДОУ.
Заключение
Основная функция любого государственного или муниципального учреждения – принятие управленческих решений. При этом исходные данные для принятия решений, необходимая информация и сами решения представляются в виде документов. И объем технической работы с документами зачастую настолько велик, что заслоняет, а иногда и замещает основное содержание деятельности.
Непрерывный рост объемов документации в стране, как и во всем мире, обусловленный целым рядом объективных факторов, приводит специалистов к необходимости поиска возможностей управления им и овладения информацией. Собственно, процесс овладения информацией в документальной форме сопровождал все развитие человечества, и каждый новый шаг был связан с изобретением все более совершенных средств фиксации и прочтения информации.
В наше время любой труд совершенствуется путем внедрения вычислительной техники. В сфере управления можно механизировать работу с документами и автоматизировать обработку информации, содержащейся в документах. Компьютер предъявляет жесткие требования к формату, порядку оформления, изложению текста обрабатываемых документов.
Поэтому автоматизация работы с документами, циркулирующими в органах власти, имеет важнейшее значение для повышения эффективности деятельности как отдельных учреждений, так и системы государственного управления в целом.
Необходимо учитывать, что традиционный бумажный документооборот еще не скоро потеряет свое значение – в ближайшие годы важные документы все равно будут издаваться, утверждаться и доставляться в бумажном виде.
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство/ В.И. Андреева, изд. 6-е, перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа» Интел-Синтез». 2000.
2. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации/Е.В. Алексеева, П.П. Афанасьева, Е.М. Бурова, Г.А. Осичкина // Секретарское дело 2002. №1.
3. Баласанян В.Э. Применение автоматизированных систем документационного обеспечения управления (АС ДОУ) для повышения эффективности управления/В.Э. Баласанян // Делопроизводство. 2002. №2.
4. Баласанян В.Э. Электронный документооборот глазами профессионала/ В.Э. Баласанян // Банки и технологии. 2002. №1.
5. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному./ М.П. Бобылева – М.: Издательство МЭИ, 2004.
6. Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С. 87–90.
7. Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота)/М.П. Бобылева // Делопроизводство 1999. №2. С. 45–49.
8. Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2006. №2. С. 16–20.