Документы по личному составу принимаются в обработанном виде согласно Основным правилам работы архивов организаций (Росархив, 2002).
После принятия документов по личному составу от ликвидированных, реорганизованных предприятий, организаций и др. коммерческих структур составляется акт приема-передачи документов в электронном и бумажном варианте. Акт составляется в 2-х экземплярах. Первый экземпляр отдается лицу, ответственному за сдачу документов в архив, 2-й экземпляр остается в Управлении архива. По истечении календарного года все акты подшиваются в отдельное дело и заносятся в электронный каталог.
В Управлении архива документы по личному составу хранятся 75 лет.
Специалистами Управления архива ведется прием граждан по вопросам социально-правового характера (выдача архивных справок о стаже, заработной плате), организаций по вопросам хранения документов по личному составу ликвидированных, реорганизованных предприятий и других коммерческих структур, выдачи заверенных архивных копий и выписок из документов.
Прием ведется 3 раза в неделю (понедельник, среда, пятница с 9.00 до 12.00).
Поступившие в Управление архива письма граждан по вопросам социально-правового характера принимаются и регистрируются, заносятся в электронный каталог. В электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты: источник поступления и вид документа, его исходящий номер и дата, дата регистрации, фамилия автора, его адрес, район города или населенный пункт, тематика, краткое содержание, срок исполнения.
В пределах календарного года повторные письма заявителя регистрируются за тем же номером, что и первоначальное письмо.
Все письма после регистрации пересылаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для оформления контрольных карточек.
Письма, в которых содержатся вопросы, не находящиеся в компетенции Управления архива, копируются, 1-й экземпляр переадресовывается по назначению, 2-й в электронном виде поступает в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства.
По письмам и обращениям граждан специалистами архивной службы составляются архивные справки социально-правового характера о трудовом стаже, начислении заработной платы на основании ведомостей начисления заработной платы, лицевых счетов, приказов по личному составу, которые находятся на хранении в Управлении архива.
Срок исполнения заявлений граждан по вопросам социально-правового характера 1 месяц, если в резолюции не указан иной срок исполнения.
Выдача справок, копий Управлением архива производится лично заявителю под роспись или через отделение почтовой связи (по желанию заявителя ответ может быть послан в электронном виде).
Запрос социально-правового характера готовится на языке обратившегося и печатается на бланке установленного образца. В запросе необходимо сослаться на номер и дату исходящего письма, дать исчерпывающий ответ на поставленные вопросы.
Запрос социально-правового характера считается положительным, если заявителю даны ответы на все поставленные вопросы.
Законченные делопроизводством запросы социально-правового характера передаются в электронном виде в отдел писем и приема граждан Управления делопроизводства для формирования в «Дело» в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.
3. Информационно-документационное обеспечение администрации города Казани
3.1 Общая характеристика документооборота и системы управления документацией
Термин «документооборот» на текущий момент употребляется чрезвычайно широко и встречается в описании практически каждой информационной системы. Автоматизация документооборота реализуется многими системами, и каждая из них претендует на «комплексный подход к автоматизации документооборота». При этом разнообразие систем широчайшее: от систем складского учета до ПО контроля технологическими процессами.
В данной работе термины «документооборот», «делопроизводство» и т.д. рассматриваются исключительно в контексте организации работы органов государственной власти и местного самоуправления. Соответственно термины трактуются исключительно с использованием общегосударственных нормативных актов в применении к работе органов власти.
Согласно определению (ГОСТ Р 51141–98), документооборотом является «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления», то есть полный цикл жизни всего множества документов в организации до передачи их в архив или на уничтожение.
Делопроизводство, или «документационное обеспечение управления», согласно этому же источнику, обозначает «отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами». То есть делопроизводство является совокупностью организационных механизмов ведения и контроля документооборота официальных документов.
Однако в «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» функции делопроизводства уже не ограничиваются регулированием только официального документооборота. Это позволяет утверждать, что системам автоматизации делопроизводства должен быть подконтролен не только оборот зарегистрированных (официальных) документов, но и проектов документов.
В России, в общегосударственном масштабе, сложилась единая технология работы с управленческими документами, так называемая государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. И если на Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, то в России, как правило, речь идет об автоматизации традиционно уже сложившейся технологии учрежденческого делопроизводства.
В чем же особенности «российской модели» делопроизводства? Можно выделить три наиболее ярких преимущества:
- контроль за документом начиная с момента его поступления;
- централизация контрольных функций;
- единые нормы документооборота.
В отличие от западных методов работы с документами, в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления в орган власти. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения» – то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в орган государственной власти и местного самоуправления, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.
Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала доложен руководству, а лишь затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.
Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – экспедиций, канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, картотек и отчетных форм.
В условиях существования в органах власти такого детального регламента документооборота внедрение без адаптации принципиально новой технологии того или иного зарубежного ПО нереально. Речь в этом случае может идти об автоматизации традиционного делопроизводства с использованием современных информационных технологий.
Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов и / или картотек, обслуживающих бумажный документооборот. И именно ведение этих картотек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. В то же время ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом собственно документа (текстом и даже изображением, звуком и видеофильмом). Таким образом создаются технологические условия для перехода к электронному документообороту. Переход же к электронному документообороту, в свою очередь, создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.
С другой стороны, использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Можно, например, разрешить подразделениям и даже отдельным работникам осуществлять самостоятельную регистрацию документов и при этом централизованно контролировать их прохождение. Более того, наличие сети, связывающей территориально удаленные органы власти, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.
Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документов может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.
С документами – независимо от их содержания – необходимо выполнять некоторые общие операции: принимать и отправлять, регистрировать, передавать по назначению, контролировать ход их исполнения, давать справки по документам. В российских органах государственной власти и местного самоуправления традиционно сложились определенные правила организации этой работы.