Введение
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. Объектами бухгалтерского учета являются имущество организаций, их обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организациями в процессе их деятельности.
Бухгалтерский учет представляет собой модель финансово - хозяйственной деятельности предприятий. В процессе бухгалтерского учета используются следующие специфические приемы:
Документирование
Инвентаризация
Счета и двойная запись
Составление баланса
Оценка
Калькулирование
Документирование - подтверждение каждой бухгалтерской операции правильно оформленным первичным документом, имеющим юридическую силу.
Инвентаризация - сверка документов бухгалтерского учета с фактическим наличием денежных средств и товарно-материальных ценностей на предприятии по местам их хранения, а также проверка состояния расчетов.
Инвентаризация необходима для того, чтобы вовремя выявить ошибки в учете, проверить сохранность материальных ценностей у материально-ответственных лиц, не пропустить сроки расчетов.
Счета и двойная запись необходимы для повседневного (текущего) учета средств организации и контроля за их движением.
Составление баланса (как прием бухгалтерского учета) основан на том, что большинство объектов учета рассматривается с 2-х позиций: что они из себя представляют и за счет каких источников приобретены.
Оценка. Все хозяйственные средства должны быть выражены в едином измерителе, которым является денежный измеритель. Этот процесс и называется оценкой.
Калькулирование - это способ учета затрат на производство и реализацию продукции, работ, услуг. Калькулирование себестоимости позволяет знать и анализировать затраты на производство и реализацию продукции, работ и услуг, обоснованно устанавливать цены.
Эти приемы рассматриваются более подробно ниже, в соответствующих главах.
1. Документирование. Первичные учетные документы
В ходе своей работы бухгалтер имеет дело с различными документами. В их составе различают: первичные учетные документы, учетные регистры и отчетность.
Все хозяйственные операции в бухгалтерском учете записываются на основе оправдательных документов, которые являются первичными учетными документами. Сведения из них переносятся в учетные регистры, там они систематизируются, т.е. записываются на бухгалтерских счетах. В конце отчетного периода по данным учетных регистров заполняется отчетность предприятия.
Первичная документация дает начало движению учетной информации, обеспечивает бухгалтерский учет сведениями, необходимыми для сплошного и непрерывного отражения хозяйственно и деятельности предприятия.
К учету принимается только правильно оформленный документ, то есть тот, в котором заполнены все обязательные реквизиты (показатели). Тогда первичный документ имеет юридическую значимость.
Документы по своему назначению классифицируются на распорядительные и исполнительные.
Распорядительным документом называется такой документ, который содержит распоряжение о выполнении конкретной операции (приказы и распоряжения руководителя предприятия, наряды на выполнение работ и т.д.).
В исполнительном (оправдательном) документе изложена выполненная операция (расписка, накладная и т.д.).
Нередко распорядительный и исполнительный документы объединены в одном документе. Примером может служить расходный кассовый ордер, в первой части которого содержится распоряжение кассиру выдать определенную сумму денег определенному лицу. Во второй части лицо, получившее наличные деньги, расписывается в их получении.
По объему отраженных операций различаются разовые и групповые документы.
Разовый документ применяется для отражения одной операции (например, расходный кассовый ордер).
В групповом документе отражается несколько однородных операций (например, расчетно-платежная ведомость на выплату зарплаты работникам).
По характеру отражения операций различаются первичные и вторичные документы.
С помощью первичного документа осуществляется первичная регистрация операций.
Во вторичном документе объединяются несколько операций, отраженных в первичных документах (например, авансовый отчет подотчетного лица).
Формы первичных документов содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если для какого-либо документа форма в альбоме не предусмотрена, в нем должны содержаться следующие обязательные реквизиты: наименование документа; дата составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Первичные документы могут иметь при необходимости и другие реквизиты (дополнительные) помимо выше перечисленных.
Первичные документы должны быть составлены либо в момент совершения операции, либо сразу же после ее окончания. Например, расходный кассовый ордер на выдачу своевременно неполученной (депонированной) заработной платы оформляется перед выдачей денег после заполнения всех требуемых реквизитов бухгалтером и лицом, получающим заработную плату.
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Эти лица несут ответственность за своевременное и качественное заполнение первичных документов, за достоверность данных, за передачу их в установленные сроки для записи в учетные регистры.
В кассовых и банковских первичных документах (приходных и расходных кассовых ордерах, платежных поручениях, денежных чеках и т.д.) никакие исправления не допускаются. Если в таком первичном документе вы допустили ошибку, то его надо уничтожить и составить новый документ. Если вы ошиблись при заполнении денежного чека в чековой книжке, оставьте его в ней, перечеркнув его и указав, что он испорчен. Затем заполните следующий чек.
В других первичных документах исправления должны быть обязательно оговорены. То есть надо аккуратно одной чертой зачеркнуть неправильно написанный текст или сумму так, чтобы можно было прочесть написанное. Сверху напишите правильный текст или сумму. Исправление ошибки должно быть подтверждено подписью лиц, подписавших документ, с указанием даты исправления.
Хранятся первичные документы либо вместе с учетными регистрами, либо подшиваются в отдельные папки.
Изъять первичные документы могут только органы дознания, предварительного следствия и прокуратуры, суды, налоговая инспекция и налоговая полиция.
Если такая неприятность произошла, то главному бухгалтеру (или другому должностному лицу) следует воспользоваться правом, предоставленным статьей 8 Федерального закона "О бухгалтерском учете" от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ (далее Закон о бухгалтерском учете), - снять копии с изымаемых первичных документов с указанием основания и даты изъятия. Снятие копий производится с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов.
2. Учетные регистры. Способы исправления ошибок
Для того чтобы получить необходимые сведения о финансово-хозяйственной деятельности предприятия, надо данные о хозяйственных операциях, содержащиеся в первичных документах, зарегистрировать и записать на бухгалтерских счетах. Для этого используются учетные регистры.
Учетные регистры (не путать с первичными документами) - это специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях.
Они подразделяются на бухгалтерские книги (журналы), карточки и свободные листы (ведомости).
В бухгалтерских книгах все страницы должны быть сброшюрованы и пронумерованы. На последней странице указывается, сколько страниц пронумеровано в книге, затем ставится подпись руководителя, главного бухгалтера и печать. Примером бухгалтерской книги является Кассовая книга, Главная книга.
Карточки не скрепляются между собой и хранятся в специальном ящике-картотеке. Примером использования карточек являются карточки количественно-суммового учета материалов.
Свободные листы тоже не скрепляются между собой, но, в отличие от карточек, они имеют больший формат, изготавливаются из менее плотной бумаги и хранятся в папках или скоросшивателях. Примером Учетных регистров, имеющих форму свободных листов, являются журналы-ордера, платежная ведомость на выдачу заработной платы.
Все эти регистры имеют положительные стороны и недостатки. Так, карточки и свободные листы легко подвергаются любой группировке, поэтому работу с ними можно разделить между несколькими работниками. Но, с другой стороны, возможность свободного изъятия из картотеки, папки и скоросшивателя любого листа или карточки может привести к потере их, замене одной карточки (свободного листа) на другую, изменению каких-либо записей в них.
В книгах, наоборот, обеспечена сохранность каждого листа, что в известной степени препятствует злоупотреблениям.
Регистры могут быть сформированы с помощью компьютерных бухгалтерских программ. Они хранятся в памяти компьютера или на дискетах. Должна быть предусмотрена их распечатка, а также защита от несанкционированного исправления.
При заполнении учетных регистров могут быть сделаны ошибки. Ошибки обычно порождаются утомлением, небрежностью работника, неисправностью калькулятора.
Ошибки могут быть локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно поставлена дата), и транзитные - если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров (например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе).