Этот реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов. Для писем указание вида документа используется только в следующем сочетании: ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО.
Название вида документа дает общее представление о назначении документа, определяет состав его реквизитов, структуру текста, степень обязательности выполнения его требований.
Реквизит «дата»
Дата — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:
· дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);
· дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);
· дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов)
Все даты в документе: в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «резолюция», «визы», «гриф утверждения» и т.п. - оформляются цифровым способом в следующей последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (2 знака). Например, дату 6 апреля 1995 года следует оформлять 06.04.95.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применить словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1995 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами.
Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» от границы левого поля.
Реквизит «индекс (№) документа»
Индексом является условное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации (например, порядковый номер).
Индекс (№) документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата».
Порядковые номера с начала года в возрастающей последовательности проставляются на таких документах, как протоколы, приказы, акты, справки, трудовые контракты и т. п., например, № 1, № 2, № З... .
Номера коммерческих контрактов имеют двойную нумерацию, например, № 17/21, где 17 — порядковый номер документа в одной фирме, а 21 — порядковый номер этого документа в фирме-контрагенте.
Индекс (№) документа в письмах состоит из порядкового номера самого письма, индекса структурного подразделения (или индекса должностного лица), подготовившего документ, и номера дела по номенклатуре, в которое подшивается письмо, например,
№ 57/01-04: 57 — номер письма по журналу регистрации входящих или исходящих документов, 01 — структурное подразделение, 04 — номер дела в этом подразделении.
Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.
Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа»
Место для этого реквизита определяется только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное (полученное фирмой) письмо.
Дата и номер для ссылки берутся из инициативного письма и оформляются следующим образом:
На №15/01-03 от 08.06.95.
Эта ссылка помогает фирме-контрагенту, получившей письмо-ответ, быстро найти копию инициативного письма. Реквизит «ссылка на индекс и дату входящего документа» размещается от границы левого поля под реквизитами «дата» и «индекс».
Реквизит «гриф ограничения доступа к документу «
Этот реквизит проставляют на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов «адресат» и «гриф утверждения» и состоит из слова (грифа) «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставить № экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек и кавычек после 40 печатных знаков от границы левого поля, например:
КТ
Экз. №2
или
Конфиденциально
Экз. №1
На документах государственных предприятий, содержащих секретную информацию, ставятся грифы «Секретно» и «Совершенно секретно».
Реквизит «адресат»
Этот реквизит оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя (адресата).
Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:
· наименование фирмы в именительном падеже;
· должность, фамилия и инициалы в дательном падеже;
· почтовый адрес.
Например:
ОАО «Сталкер»
Отдел рекламы
Начальнику отдела
г-ну Рогову А.В.
113209, Москва
Полянка, 17.
Адресование может быть несколько иного вида, например:
Директору
ООО «Эра»
г-ну Скорину И.В.
127408, Москва
Остоженка, 14.
Слово «господину» печатается в адресе сокращенно «г.» Или «г-ну».
Если же документ направляется в правительственное учреждение, а также постоянным адресатам - почтовый адрес не указывается.
При адресовании частному лицу сначала указывается почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя, например:
119215, Москва
Ордынка, 32, кв. 17
Лунину П.В.
При адресовании писем в несколько адресов слово «копия» перед адресатом не указывается.
Реквизит «адресат» печатается после 32 печатных знаков от границы левого поля я правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков углов.
Реквизит «гриф утверждения»
Утверждаются руководителем, как правило, следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Реквизит «гриф утверждения» должен состоять из
· слова «УТВЕРЖДАЮ» (без кавычек);
· наименования должности лица, утвердившего документ;
· его личной подписи с расшифровкой (инициалы, фамилия) и даты, например:
УТВЕРЖДАЮ
Директор ЗАО «Гранд»
Подпись П.Н. Климов
01.03.95
В ряде случаев гриф утверждения заверяется печатью предприятия. Если документ утверждается решением, приказом, протоколом, гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например:
УТВЕРЖДЕНО
Приказ директора АО
25.03.95 № 6
Реквизит «гриф утверждения» располагается в правом верхнем углу документа после 40 печатных знаков от границы левого поля.
Реквизит «резолюция»
Реквизит «резолюция» проставляется на входящих и внутренних документах, рассматриваемых руководством, в правой верхней части документа. На письмах, факсах резолюция располагается между реквизитами «адресат» и «текст» на первом листе документа.
Резолюция содержит указания по исполнению документа или отношение руководителя к проблеме или вопросам, поставленным в документе.
Реквизит «резолюция» должен включать:
· Ф. И. О. исполнителя (кому поручается исполнение);
· содержание поручения (конкретные действия);
· срок исполнения;
· личную подпись руководителя и дату подписания.
Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:
«Васильевой О.Р. Отправить факс о согласии до 04.03.95»;
«Скорину А.В. Подготовить проект контракта до 01.05.95».
Иногда резолюцию помещают не на документе, а на прикрепленном к нему листке - поручении Это нежелательно, т. К. в этом случае возможна потеря резолюции или ее замена.
Реквизит «заголовок»
Заголовок - краткое изложение основного смысла текста составляемого документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос «о чем?» или «чего?», например «Приказ... о реорганизации АО», «Журнал регистрации входящих документов». Заголовки таких Документов, как протокол, инструкция, акт, устав, договор, сочетаются в падеже с названием вида документа, например, «Акт инвентаризации», «Протокол о заседания Совета директоров», «Договор аренды».
3aголовок располагается после реквизитов «дата» и «индекс документа» от границы левого поля на типографских бланках фирмы для реквизита «заголовок» устанавливаются ограничительные знаки.
Заголовок не должен превышать двух строк, например:
О поставке груза
по контракту № 249/16
Наличие заголовка избавляет от необходимости чтения документа полностью при его регистрации.
Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.
Реквизит «отметка о контроле»
Отметка о контроле обозначается буквой «К» и наносится от руки красным фломастером или специальным штампом на контролируемых по поручению руководителя документах. Реквизит «отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка.
Реквизит «отметка о наличии приложений»
Если к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка о их наличии. Этот реквизит располагается после текста перед подписью от границы левого поля.
Если полное наименование приложения к документу упоминается в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется в сокращенной форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если приложения к документу не указаны в тексте, необходимо в отметке о приложении указать полностью наименования документов, входящих в приложение, с указанием количества листов и экземпляров, например:
Приложение: 1. Проект контракта с АО «Траст» на 20 л. в 2 экз;
2. Список поставщиков на 2 л. в 2 экз.
Если приложением к документу является документ с приложением, то отметка о наличии приложения содержит название вида документа, упоминание о его приложении и общее количество листов, например:
Приложение: Договор аренды от 21.10.95 №8 и приложение к нему, всего на 15 л.
Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров можно не указывать.
Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывают, например:
Приложение: Каталог «Weil» в 1 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: