Аналитический учет материалов в бухгалтерии осуществляется на основе использования оборотных ведомостей или сальдовым методом.
При использовании оборотных ведомостей применяют два варианта учета материалов.
При первомварианте в бухгалтерии открывают на каждый вид и сорт материалов карточки аналитического учета, в которых записывают на основании первичных документов операции по поступлению и расходу материалов. Эти карточки отличаются от карточек складского учета лишь тем, что учет материалов в них ведут не только в натуральном, но и в денежном выражении. По окончании месяца по итоговым данным всех карточек составляют количественно-суммовые оборотные ведомости материаловпо каждому складу и подразделению. В каждой оборотной ведомости выводят итоги сумм по каждой странице, по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам и общий итог по складу или подразделению.
На основе указанных оборотных ведомостей составляют сводную оборотную ведомость,в которую переносят итоги указанных оборотных ведомостей по группам материалов, субсчетам, синтетическим счетам, по складам и подразделениям в целом. Сводные оборотные ведомости сверяют с данными синтетического учета.
При второмварианте все приходные и расходные документы группируют по номенклатурным номерам и в конце месяца подсчитанные по документам итоговые данные о поступлении и расходе каждого вида материалов записывают в оборотные ведомости, составляемые в натуральном и денежном выражениях по каждому складу отдельно в разрезе соответствующих синтетических счетов и субсчетов. На основании указанных оборотных ведомостей составляют сводные оборотные ведомости. При втором варианте трудоемкость учета значительно уменьшается, поскольку отпадает необходимость ведения карточек аналитического учета. Но учет и в этом случае остается громоздким, так как в оборотную ведомость приходится записывать сотни, а иногда и тысячи номенклатурных номеров материалов.
Более прогрессивным является сальдовый методучета материалов, при котором бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборонных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складах.
Ежедневно или в другие установленные сроки (как правило, не реже одного раза в неделю) работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на самих кар точках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на 1-е число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования работником бухгалтерии сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам мате риалов и в целом по складу.
На основании указанных сальдовых ведомостей составляю сводную сальдовую ведомость,в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.
Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.
Для обобщения и группировки информации о движении мате риалов используют ведомости движения материалов (накопительные ведомости). Они составляются по каждому складу (подразделению) отдельно по приходу и расходу материалов, и учет в них может осуществляться по фактической себестоимости материалов или их учетным ценам. По окончании месяца в ведомостях под считывают итоги оборотов за месяц в разрезе групп материалов по субсчетам и синтетическим счетам по каждому складу или подразделению.
Итоговые данные ведомостей движения материалов ежемесячно переносят в сводную ведомость движения материалов, в которой приводятся также сведения об остатках материалов на начало и конец месяца в разрезе групп материалов по соответствующим синтетическим счетам и субсчетам.
Данные сводной ведомости движения материалов и накопительных ведомостей ежемесячно сверяются с показателями аналитического учета, т.е. с оборотными и сальдовыми ведомостями.
Организации могут составлять ведомость распределения материалов,в которой указывают корреспондирующие счета и субсчета по каждому направлению расхода материалов (в стоимостной оценке), транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью материалов и их учетной ценой.
При автоматизированном учете все учетные регистры составляют при помощи вычислительной техники. Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование следующих основных учетных регистров:
оборотная ведомость движения материалов по номенклатурным номерам в разрезе складов, подразделений, мест хранения;
ведомость расхода материалов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;
оборотная ведомость по материалам, находящимся в пути;
оборотная ведомость движения материалов по неотфактурованным поставкам.
Определение товаров дано в п.2 ПБУ 5/01: "Товары являются частью материально - производственных запасов, приобретенных или полученных от других юридических или физических лиц и предназначенных для продажи".
Синтетический учет наличия и движения товаров осуществляется на счете 41 "Товары" по следующим субсчетам:
41 - 1 "Товары на складах";
41 - 2 "Товары в розничной торговле" и др.
Для учета товаров, находящихся в организации, но не являющихся ее собственностью, используются забалансовые счета:
002 "Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение"
004 "Товары, принятые на комиссию"
Характеристика этих счетов дана в разделе "Забалансовые счета" Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций.
Аналитический учет ведется по ответственным лицам, наименованиям (сортам, партиям, кипам), а в необходимых случаях и по местам хранения товаров.
В соответствии с ПБУ 5/01 оценка товаров при принятии их к учету (учетная цена) может формироваться следующими способами:
по фактической себестоимости, аналогично материалам;
по фактической стоимости за вычетом затрат по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз). Согласно п.15 ПБУ 5/01 торговые организации могут затраты по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), производимые до момента их передачи в продажу, включать в состав расходов на продажу;
по продажным (розничным) ценам с отдельным учетом наценок (скидок) для организаций, осуществляющих розничную торговлю. В этом случае используется счет 42 "Торговая наценка".
Выбор того или иного варианта учетных цен в розничной торговле зависит от применяемой схемы учета товаров: натурально - стоимостной или стоимостной.
При натурально - стоимостной схеме учета фиксируются остатки и движение товаров по отдельным наименованиям, артикулам, сортам и т.д.
При стоимостной схеме фиксируются остатки, приход и расход в целом по всем товарам (без подразделения по наименованиям).
Для целей управления товарными запасами, контроля за сохранностью товаров лучше применять натурально - стоимостную схему. Однако ее применение возможно только в организациях, где в процессе поступления и выбытия товаров можно получить информации по каждому наименованию товаров (в оптовой торговле, крупных магазинах, использующих штриховое кодирование или выписку мягких чеков). Во многих магазинах единственным источником информации о продаже товаров является кассовый чек, в котором указаны только суммы денег, полученных от покупателя (без наименования товаров). В таких магазинах обычно применяется стоимостная система учета товаров и в качестве учетных цен используются продажные цены, включающие торговую наценку.
Учет поступления товаров на склады в оптовой торговле, а также на предприятия розничной торговли, применяющие натурально - стоимостную схему учета и учитывающие товары по стоимости приобретения (фактической себестоимости), аналогично учету поступления материалов с той лишь разницей, что вместо счета 10 "Материалы" дебетуется счет 41 "Товары". При этом если стоимость приобретения (фактическая себестоимость) формируется без учета затрат по заготовке и доставке товаров до центральных складов (баз), то соответствующие затраты отражаются в учете бухгалтерской записью:
Дебет сч.44 "Расходы на продажу"
Кредит сч.60, 76, 70, 69 и др.
Особенностью учета поступления товаров на предприятиях розничной торговли, учитывающих товары по продажным ценам, является появление дополнительной записи по дебету счета 41 "Товары" и кредиту счета 42 "Торговая наценка" на сумму торговой наценки, относящейся к поступившим товарам (разница между продажной и покупной ценой). Сумму торговой надбавки организация устанавливает самостоятельно.
В оптовой торговле продажа товаров отражается в бухгалтерском учете аналогично продаже производственными предприятиями готовой продукции (только вместо счета 43 "Готовая продукция", используется счет 41 "Товары").
Предприятия розничной торговли в основном продают товары населению по договору розничной купли - продажи, при этом учет продажи товаров имеет существенные особенности (табл.2.1).
Таблица 2.1.
Корреспонденция счетов по учету продажи товаров в розничной торговли за наличный расчет
| Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. Поступила в кассу выручка за проданные товары | 50 | 90 - 1 |
| 2. Списаны проданные товары (по учетным ценам) | 90 - 2 | 41 - 2 |
| 3. начислен НДС с суммы выручки | 90 - 3 | 68 |
| 4. Списана торговая наценка, относящаяся проданным товарам (если учет товаров ведется по продажным ценам) | 90 - 2 сторно | 42 сторно |
| 5. Списаны расходы на продажу | 90 | 44 |
Готовая продукция представляет собой изделия и полуфабрикаты, полностью законченные производством, соответствующие стандартам, отгруженные заказчикам или на склад.