К отличительным чертам таких систем можно отнести (не все признаки могут встречаться в системе одновременно):
Простая система использования и управления.
Предварительная настройка счетов для бытовых применений.
Малая стоимость, либо полная бесплатность (возможно, за просмотр рекламы или с потенциальным переходом к более функциональной платной версии).
Упрощённая система безопасности (аутентификация, как правило, производится с помощью комбинации «имя пользователя — пароль» и / или комбинации «имя базы данных — пароль»).
Закрытый формат базы данных (БД), что не позволяет импортировать данные в другие системы и привязывает пользователя к используемой.
Упрощённые средства анализа и генерации отчётов.
Возможность хранения данных на сервере, доступном из глобальной сети Интернет, что позволяет связываться и работать со своей бухгалтерской БД с любого компьютера и/или выполнять синхронизацию БД на нескольких компьютерах.
Примерами таких систем могут служить отечественные разработки Домашняя бухгалтерия и DomEconom. В США наиболее популярной системой такого рода является Quicken, раньше популярностью пользовалась также система Microsoft Money. Среди открытого программного обеспечения можно упомянуть GnuCash и KMyMoney.
Альтернативой персональным системам бухгалтерского учета являются программы для ведения электронных таблиц, такие как Microsoft Excel либо OpenOffice.org Calc.
В последнее время, с ростом аудитории Интернета, стали пользоваться популярностью онлайн-системы для ведения домашней бухгалтерии, такие как Mint.com, Home.Finance.Ua. Предоставляя тот же набор возможностей по анализу и планированию бюджетов они имеют ряд преимуществ: мобильность доступа к финансовой информации, независимость от Операционных систем, мониторинг состояния банковских счетов.
Системы для малых и средних предприятий.
Основные требования к бухгалтерским системам для малых и средних предприятий в условиях российской специфики:
Автоматизация подготовки обязательной отчетности для государственных органов (в основном подразделений МинФина России)
Регулярный выход обновлений в связи с изменениями нормативных документов (законов, постановлений и т.п.)
Многопользовательская работа
Автоматизация расчета зарплаты, налогов, учета материальных ценностей
Наличие модулей для автоматизации учета в специфических областях деятельности предприятий, таких как торговля, производство и т.п.
В этом классе систем распространение получили такие российские системы, как 1С:Предприятие, БЭСТ, ПП ПАРУС и др.
Из программ зарубежного производства стоит отметить Microsoft Dynamics NAV (Navision).
Современные версии данных программ интегрируют в себя модули для автоматизации учета и управления в различных отраслях деятельности, что позволяет формально отнести их к классу ERP.
Системы для крупных предприятий
Бухгалтерский учет в крупных предприятиях ведется при помощи современных ERP-систем, позволяющих автоматизировать не только бухгалтерский учет, но и управление производством. В этих целях обычно используются такие системы, как SAP, Oracle E-Business Suite, 1С:Предприятие, Microsoft Dynamics NAV (Navision), ERP «Галактика» и другие системы.
Системы для банков и кредитных организаций.
В соответствии со статьёй 4 Федерального закона «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», для банков и кредитных организаций действуют особые правила бухгалтерского учета и отчетности, устанавливаемые Банком России и отличающиеся от таких правил для предприятий. Специальный план счетов и большой объем специализированной отчетности перед Банком России делает невозможным использование в банках обычных бухгалтерских систем, не имеющих средств автоматизации получения такой отчетности.
В связи с этим, большинство российских банков и кредитных организаций используют специализированное программное обеспечение (автоматизированные банковские системы) таких фирм, как Диасофт, R-Style, ЦФТ, ПрограмБанк, Инверсия, ЮниСАБ, Новая Афина. Системы иностранного производства не пользуются большой популярностью в силу сложности адаптации к российскому законодательству.
На что должен обратить внимание бухгалтер при проектировании и внедрении автоматизированной системы бухгалтерского учета? Перед началом проектирования должны быть решенные некоторые общие вопросы.
При внедрении автоматизированной системы можно ориентироваться на существующую структуру бухгалтерии, при этом происходит лишь модернизация методов работы бухгалтеров, так что затраты и степень риска минимальные. Второй вариант - просмотр организационной и функциональной структуры подраздела, перераспределение обязанностей, разработка новых информационных взаимосвязей. Эффективность работы подраздела при этом может существенным образом срастить. Хотя это более продолжительный и рискованный процесс, который требует всестороннего анализа и тщательной обработки.
Выбор направления автоматизации бухгалтерской службы предприятия содержит в себе предыдущий выбор программных средств.
Наиболее эффективной есть автоматизация бухгалтерского учета с помощью специализированной бухгалтерской программы "1С:Предприятие", кроме которой Вам предложат дополнительные услуги:
ˉ отладка;
ˉ внедрение;
ˉ сопровождение;
ˉ обучение персоналу
Вопрос определения преимуществ сводится к выбору не столько программы, сколько надежной фирмы, с которой придется работать весь период использования программы.
Стадии и этапы создания автоматизированной системы:
ˉ обследование и написание технико-экономической задачи;
ˉ проектирование;
ˉ введение в действие;
ˉ сопровождение автоматизированной системы.
На стадии перед проектного обследование должны быть осуществлена постановка задачи, которая состоит в формировании исходных ссылок, необходимых результатов решения задачи, и описании ее математического содержания.
В постановке задачи обязательно должен активно участвовать главный бухгалтер, привлекая при этом практически всех работников своего отдела. Постановка задачи значительно облегчается, если на предприятии есть такие документы, как учетная политика и рабочий план счетов, должностные инструкции на каждого работника, график документооборота, утвержденные порядок и сроки выполнения учетных работ.
Без таких документов постановку задачи нужно начинать из изучения организационной и функциональной структуры бухгалтерии, распределения обязанностей, формализации системы ведения документооборота, изучение информационных связей и маршрутов движения информации.
Перед автоматизацией учета необходимо привести его в порядок, усовершенствовать. Нужно проанализировать все формы первичных документов, которые используются в бухгалтерском учете, и возможность замены не унифицированных форм унифицированными, проанализировать реквизиты и показатели документов.
Работы по постановке задач, которые необходимо выполнить бухгалтеру.
Разработать рабочий план счетов.
Особое внимание при этом необходимо уделить субсчетам и аналитическим счетам. По каждому счету, субсчету может быть необходимо вести несколько видов аналитического учета. Аналитический учет наиболее трудоемкий, его данные используются не только учетными работниками, но и всеми руководителями.
Нужно составить локальные классификаторы массивов постоянной (справочной) информации (подразделов, сотрудников, товарно-материальных ценностей и т.д.).
Выбор постоянной информации из справочника облегчает заполнение документов. Много классификаторов (справочников) используются для ведения аналитического учета, т.е. показатели в них представляют собой аналитические счета.
Показатели нужно упорядочить, разбить на группы, присвоить коды, которые должны облегчить поиск, группирование информации. Системы классификации и кодирование информации рассмотрены в специальной литературе. Эта работа особенно необходимая для тех массивов, количество показателей в которых исчисляется сотнями и тысячами (материалы). Без правильной классификации и кодирование с массивами неудобно работать, что может привести к ошибкам (повторное введение и нарушение аналитического учета).
Проанализировать и усовершенствовать документооборот по каждому участку учета, по каждому автоматизированному рабочему месту: формы первичных документов, показатели и реквизиты, которые содержатся в них, порядок и сроки их заполнения.
По возможности предусмотреть использование унифицированных форм, так как они разработанные с учетом автоматизированной обработки и большинство из них уже содержатся в бухгалтерских программах. Формы документов, которые в программе отсутствуют, придется формировать и вводить дополнительно.
Желательно, чтобы введение первичных документов происходило одновременно с их составлением или получением, потом их можно распечатать. В компьютер необходимо вводить все реквизиты документов. Должны проводиться одноразовое введение информации, а если документы связаны информационно, то это должно быть отмечено бухгалтером.
Много бухгалтерских корреспонденций однотипные, поэтому их введение в компьютер следует автоматизировать, хотя треба предусмотреть возможность вручную ввести, если понадобится, любую корреспонденцию.
Но будет удобнее и правильнее, если большая часть бухгалтерских корреспонденций будет составляться автоматически на основе соответствующих первичных документов, которые и предусматривает большинство бухгалтерских программ.