При применении POS-терминала авторизация происходит автоматически. Кассир вставляет карту в терминал, который считывает с магнитной полосы необходимую информацию и проверяет ее платежеспособность. В случае успешной авторизации со счета владельца карты списывается стоимость приобретенных товаров, и терминал распечатывает чек в двух экземплярах. Покупатель подписывает каждый из них, после чего ему возвращается пластиковая карта и передается один экземпляр чека.
Некоторые платежные терминалы позволяют при авторизации вводить ПИН-код. В данном случае подписи покупателя может и не потребоваться, так как ПИН-код признается ее аналогом.
В конце рабочего дня составляется электронный журнал, который передается в банк. После обработки полученной информации банк осуществляет расчеты с фирмой по проведенным операциям.
При расчетах с помощью пластиковых карт денежные средства в кассу организации не поступают. Поэтому суммы, отраженные в Z-отчете, не будут совпадать с суммой наличных денежных средств, находящихся в кассе.
Согласно пункту 22 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного решением Совета директоров Банка России от 22.09.93 № 40, в кассовой книге учитываются все поступления и выдачи наличных денег. В связи с этим на сумму денежных средств, полученных путем безналичных расчетов с использованием пластиковых карт, приходный кассовый ордер не составляется. Аналогичный вывод содержится в письме УФНС России по г. Москве от 11.05.2006 № 09-24/038509.
Вместе с тем данную сумму необходимо отразить в журнале кассира операциониста (форма № КМ-4). При этом в графе 12 указывается количество пластиковых карт, по которым производилась оплата, а в графе 13 – сумма выручки от продажи товаров с применением карт. Затем информация из журнала кассира-опрерациониста о сумме выручки, полученной как за наличный расчет, так и с использованием пластиковых карт, переносится в справку-отчет кассира-операциониста по форме № КМ-6 и сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации по форме № КМ-7.[4]
Также, сегодня многие организации переводят заработную плату сотрудникам на их лицевые счета в банке, и бюджетники в данном случае не исключение. Перечислять зарплату на банковские карты намного удобнее, чем выдавать ее через кассу. Но, прежде чем принять решение о переходе на эту форму расчетов с сотрудниками, необходимо внимательно изучить все ее плюсы и минусы. Главная проблема заключается в том, как отразить расчеты по выдаче зарплаты с помощью пластиковых карт в бухгалтерском учете.
Выдача заработной платы сотрудникам учреждения с помощью пластиковых карт имеет существенные преимущества:
- максимально упрощается процедура выдачи заработной платы;
- сокращается объем кассовых операций;
- не нужно депонировать неполученную зарплату и сдавать остатки на лицевой счет в казначействе;
- сокращаются расходы по доставке наличности в кассу учреждения, снимаются проблемы, связанные с хранением денежных средств.
Порядок выдачи заработной платы работникам установлен ст. 136 ТК РФ, в которой отмечено, что зарплата выдается работнику, как правило, в месте выполнения им работы либо перечисляется на указанный работником счет в банке на условиях, определенных коллективным или трудовым договором. Поэтому, если учреждение решило воспользоваться безналичной формой расчетов, ему следует предусмотреть в договорах место и сроки выдачи зарплаты.[5]
Использовать пластиковые карты можно при расчетах, связанных с хозяйственной деятельностью учреждений образования, в том числе с оплатой командировочных и представительских расходов.
Согласно п. 2.5 Положения N 266-П осуществлять такие расходы учреждения могут как на территории РФ, так и за ее пределами. В связи с этим оплата командировочных и представительских расходов может производиться как в валюте РФ, так и в иностранной валюте.
В соответствии с п. 3.5 Положения N 266-П при расчетах с помощью пластиковой карты составляются документы либо на бумажном носителе и в электронной форме, либо только в электронной форме, которые служат основанием для осуществления расчетов по таким операциям и подтверждения их совершения.[6]
В настоящее время каждая фирма применяет компьютерные программы. Однако споры о порядке их отражения в бухгалтерском и налоговом учетах компаний – владельцев имущества, используемого в собственной хозяйственной деятельности, продолжаются.[7]
Невозможно представить себе современный офис без компьютеров. А компьютер, к сожалению, не будет работать без программного обеспечения, поэтому мало приобрести компьютер как основное средство – надо еще купить соответствующие программы. Всегда ли приобретенная программа считается нематериальным активом? Как правильно учитывать программы?
Чаще всего при покупке программного обеспечения – например, операционной системы Windows, пакета офисных программ Microsoft Office, бухгалтерской программы (например, 1С:Бухгалтерия, АМБА, Галактика, БЭСТ, Парус и т.д.) – фирма приобретает неисключительные права. То есть становится одним из множества пользователей аналогичного программного продукта, но не получает права тиражировать, перепродавать или иным образом извлекать доходы от обладания данным программным продуктом. Более того, купив однопользовательскую (локальную) версию, руководство фирмы не вправе устанавливать программу одновременно на несколько компьютеров – для этого придется приобретать сетевую версию или несколько «локальных» комплектов.
В случае приобретения неисключительных прав в соответствии с нормами ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» нематериальный актив не формируется, так как не соблюдается подп. «б» п. 3 ПБУ 14/2007. А потому учитывать такую программу на счете 04 «Нематериальные активы» не нужно.
С другой стороны, включить всю сумму расходов на приобретение программы единовременно в состав текущих общехозяйственных (управленческих) или коммерческих расходов тоже нельзя, ведь программа будет использоваться в течение длительного времени, и понесенные расходы следует распределить равномерно на соответствующее количество месяцев пользования программой.
Поэтому расходы на приобретение неисключительных прав на программы для ЭВМ необходимо сначала отнести в дебет счета 97 «Расходы будущих периодов», а затем равномерно списывать их с кредита данного счета в дебет счетов 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» или иных счетов учета затрат в течение срока использования программы. Этот срок может определяться сроком, оговоренным в документах на программу (если время пользования программой ограничено условиями лицензионного договора), либо устанавливаться руководством организации исходя из ожидаемого (планируемого) срока пользования программой. Иными словами, при получении программы необходимо оформить акт или приказ, в котором будет установлен срок списания расходов на покупку программы.
Компьютерные программы и справочно-правовые системы обычно поставляются на дисках или дискетах, и к ним, как правило, прилагаются сопроводительные документы и руководства в печатном виде (книги, брошюры, буклеты). Весь комплект материалов, передаваемых продавцом при покупке программного обеспечения, является составной частью данного программного обеспечения, поэтому приходовать диски, дискеты, брошюры и прочие материалы отдельно – например, в составе материальных запасов – не нужно.
Нередко приобретателю программного продукта или справочно-правовой системы (СПС) впоследствии оказываются дополнительные услуги по сервисному обслуживанию – например, производится периодическое пополнение базы данных СПС, обновление настроек бухгалтерской программы с учетом изменений законодательства и т.д.
Расходы на сервисное обслуживание программы учитываются в составе текущих расходов фирмы. Если пополнения и обновления осуществляются еженедельно или ежемесячно и каждый месяц предоставляется акт об оказанных услугах, сумму расходов можно сразу относить в дебет счетов 26, 44 или иных счетов учета затрат. Если же обслуживание производится ежеквартально, раз в полгода или раз в год, сумму расходов корректнее отражать на счете 97 и производить их равномерное списание в течение соответствующего периода.
В случае выплаты авансов за сервисное обслуживание они учитываются в общеустановленном порядке – по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на отдельном субсчете, предназначенном для учета предоплаты и авансов.
В случае, если фирма приобретает исключительные права на компьютерную программу, которая будет использоваться более одного года – например, если программа была разработана по заказу фирмы программистом или специализированной компанией и оформлены соответствующие документы, подтверждающие исключительные права фирмы на использование данной программы – расходы на приобретение и создание программы формируют стоимость нематериального актива в соответствии с нормами ПБУ 14/2007.
Соответственно, при приемке такой программы на основании акта, составляемого в произвольной форме (за основу можно взять форму акта приемки основных средств ОС-1, модифицировать ее и утвердить полученную форму в учетной политике фирмы), заполняется инвентарная карточка формы НМА-1. Исходя из срока полезного использования, определенного при приемке программы, и метода амортизации, закрепленного в учетной политике фирмы с учетом требований ПБУ 14/2007, с месяца, следующего за вводом программы в эксплуатацию, производится начисление ее амортизации.
Согласно п. 26 ПБУ 14/2007 определение срока полезного использования НМА производится исходя из:
срока действия прав организации на результат интеллектуальной деятельности и периода контроля над этим активом;