Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.
2.2 Синтетический и аналитический учет кассовых операций
В соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета, утвержденным Министерством Финансов РФ, в бухгалтерском учете организации, для учета наличия и движения денежных средств в кассе, используется активный счет - 50 "Касса".Сальдо счета указывает на наличие суммы свободных денег в кассе предприятия на начало месяца. Оборот дебету счета отражает поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации, по кредиту - выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счету 50 "Касса" могут быть открыты субсчета:
- 50-1 "Касса организации",
- 50-2 "Операционная касса",
- 50-3 "Денежные документы".
На субсчете 50-1 "Касса организации" учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты. На субсчете 50-2 "Операционная касса" учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов и т.п. Он открывается организациями при необходимости. На субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса", приведены в таблице 2.2.
Таблица 2.2 Типовые бухгалтерские проводки по счету 50 "Касса".
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Корреспонденция счетов | |
| Дебет | Кредит | ||
| 123456789101112131415 | Оприходованы в кассу наличные денежные средства, снятые с расчётного счётаОприходована в кассу наличная иностранная валюта, снятая с валютного счётаОприходованы в кассу наличные денежные средства, излишне уплаченные поставщикуОприходованы в кассу наличные денежные средства, поступившие от покупателейОприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от подотчетного лицаОприходованы в кассу наличные денежные средства, полученные от сотрудников в возмещение материального ущербаОприходованы в кассу наличные денежные средства, внесённые в качестве вклада в уставной капиталПоступили в кассу наличные денежные средства за проданные товары в организациях розничной торговли и сферы услуг Поступили в кассу наличные денежные средства от продажи прочего имущества организацииОприходован излишек наличных денег, выявленный при инвентаризации Сданы наличные денежные средства из кассы на расчётный счётВыплачена работникам из кассы заработная платаВыданы под отчёт наличные денежные средстваОтражена недостача наличных денег в кассе, выявленная при инвентаризации Списаны на убытки наличные деньги и денежные документы, утраченные в связи с чрезвычайными обстоятельствами | 5050505050505050505051707194 99 | 515260627173-275-190-191-191-15050505050 |
В соответствии с Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации ,предприятия могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями предприятий. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.
Предприятия обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.
Предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не свыше 3 рабочих дней, включая день получения денег в банке.
Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждены Госкомстатом Российской Федерации.
Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (КО-1).
Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам (КО-2) или надлежаще оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетно-платежным) (ф.№Т-53), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового ордера.
Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.
В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.
Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.
Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.
Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном кассовом ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание остатка наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличные деньги, не подтвержденные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком кассы и зачисляются в доход предприятия.
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.
Для осуществления расчетов наличными деньгами должно так же вести кассовую книгу по установленной форме (КО-4) в которой учитывают все поступления и выдачи наличных денег предприятия.
Предприятие ведет только одну кассовую книгу, она пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Записи в кассовой книге ведутся в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
Контроль над правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
При незначительном количестве кассовых операций допускается составлять кассовый отчет не за день, а в целом за несколько дней.
Данные из кассового отчета в бухгалтерии переносят в журнал - ордер №1 по кредиту 50 счета, а по дебету счета в ведомость №1. В журнале - ордере №1 и в ведомости к журналу ордеру №1 в этом случае в графе "Дата" указываются начальные и конечные, за которые был составлен кассовый отчет.
Организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды и другие нужды. Срок, на который выдаются наличные денежные средства, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.
В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги, предъявить авансовый отчет (Ф №АО-1) с приложением документов, подтверждающих расходы, или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется.
Следует отметить так же что, порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Сроки и порядок проведения инвентаризации кассы и денежных средств, хранящихся на расчетных и других счетах в банке, устанавливаются руководителем организации и закрепляются в учетной политике.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В заключение отметим, что процесс бухгалтерского учета кассовых операций, как правило, состоит из следующих этапов:
- составление первичных учетных документов, отражающих осуществленные кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
- регистрация первичных учетных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
- систематизация и обработка первичных учетных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учетных документах);
- отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществленных кассовых операций, подтвержденных первичными учетными документами;
- перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учетные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учета.
Наконец, учетный процесс предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путем сопоставления данных бухгалтерского учета с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.