- при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
- при смене материально - ответственных лиц (на день приема-передачи дел);
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или иных чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации;
- в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Выявленные при инвентаризации и других проверках расхождения фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:
- основные средства, материальные ценности, денежные средства и другое имущество, оказавшееся в излишке, подлежат оприходованию и зачислению соответственно на финансовые результаты или увеличение финансирования (фондов), с последующим установлением причин излишка и виновных лиц;
- убыль ценностей в пределах норм, утвержденных в установленном законодательством порядке, списывается по распоряжению руководителя предприятия соответственно на издержки производства, обращения или на уменьшение финансирования (фондов). Нормы убыли могут применяться лишь в случаях выявления фактических недостач. При отсутствии норм убыль рассматривается как недостача сверх норм;
- недостачи материальных ценностей, денежных средств и другого имущества, а также порчи сверх норм естественной убыли относятся на виновных лиц. В тех случаях, когда виновники не установлены, или во взыскании с виновных лиц отказано судом, убытки от недостач и порчи списываются на издержки производства, обращения или на уменьшение финансирования (фондов).
Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами заключается во взаимной выверке расчетов с соответствующими предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными лицами. Записи сумм долга за тем или иным дебитором, которые числятся по данным бухгалтерского учета предприятия, сверяются с записями сумм долга по данным бухгалтерского учета предприятий дебиторов и кредиторов, а также отдельных лиц.
Особое место в инвентаризации дебиторской задолженности занимают просроченные платежи за продукцию, работы и услуги для предприятий, работающих по учету реализации с момента отгрузки и сдачи работ. В этом случае резерв по сомнительным долгам создается в полной сумме платежных документов, по которым истек срок платежа, установленный в договоре. Проверка расчетов осуществляется либо путем посылки письма, либо путем командировки работников бухгалтерии на предприятие, числящееся дебитором. В том случае, если счетный работник выезжает лично для проверки расчетов, он по окончании проверки составляет акт. Если установлено, что задолженность стала нереальной, или предприятие-должник ликвидировано, а правопреемников установить не удалось, или пропущена исковая давность, или дебитор не признает долга и проч., то в бухгалтерии предприятия формируются списки на безнадежную дебиторскую задолженность. Эти списки представляются инвентаризационной комиссии. После ее заключения долги, по которым истекла исковая давность, а также присужденные судом, но не взысканные в связи с несостоятельностью должника суммы, списываются по распоряжению руководителя организации за счет резерва по сомнительным долгам.
Дебиторская задолженность списывается по ведомости №7 и журналу-ордеру №8 по кредиту счетов дебиторов, на которых числилась задолженность в корреспонденции с дебетом счета 80, 82. Списание долга в убыток вследствие неплатежеспособности должника не считается аннулированием задолженности. Она подлежит учету за балансом на протяжении пяти лет.
Списываемая невостребованная кредиторская задолженность зачисляется в состав прибыли предприятия.
Результаты инвентаризации рассматривает инвентаризационная комиссия с принятием решения, за счет кого должны быть погашены недостачи, выявленные при инвентаризации, или как оприходованы излишки. Решения комиссии протоколируются. Протоколы в зависимости от размера и характера недостач утверждаются руководителем предприятия или вышестоящей организацией по ходатайству руководителя предприятия. На основании утвержденных протоколов бухгалтерия производит записи по счетам, приводя тем самым в соответствие данные инвентаризации и текущего учета.
При инвентаризации производится пересчет наличных денег у кассира, результаты оформляются актом о проверке наличия денежных средств кассы (ф.№ инв-15). Акт является первичным документом для совершения дальнейших бухгалтерских проводок. Если выявлены излишки денежных средств, то они отражаются проводкой: дебет счета 50, кредит счета 80 (журнал-ордер №1); если установлена недостача денежных средств, то дебетуется счет 84, кредитуется счет 50 (журнал - ордер №1); дебетуются счета 73, 88, 80, кредитуется счет 84 (журнал-ордер №№ 10/1, 12, 15).
В ходе инвентаризации незавершенного производства производится снятие остатков материалов и полуфабрикатов по операциям обработки на дату в натуральном выражении, результаты оформляются актами по каждому цеху и участку отдельно, а затем оформляется сводная инвентаризационная опись незавершенного производства. При выявлении излишков производятся следующая бухгалтерская проводка: дебет счета 20, кредит счета 25 (ведомость № 12 и журнал-ордер №10) - красным сторно. При недостаче:
1. Дебет счета 84, кредит счета 20 (журнал-ордер №10/1);
2. Дебет счета 25, кредит счета 84 (ведомость № 12 и журнал-ордер №10);
3. Дебет счета 73, 88, 80, кредит счета 84 (журнал-ордер №№ 10/1, 12, 15, ведомость №7).
При инвентаризации основных средств производится снятие остатков в натуре по их месту нахождения и в разрезе материально-ответственных лиц. По тем объектам, где данные инвентаризации не соответствуют учетным данным, составляются сличительные ведомости.
Излишки основных средств приходуются: дебет счета 01, кредит счета 80 (журнал-ордер №13); Недостачи списываются:
1. Дебет счета 47, кредит счета 01 (первоначальная стоимость);
2.Дебет счета 02, кредит счета 47 (на сумму износа);
3. Дебет счета 84, кредит счета 47 (журнал-ордер №№ 10, 11) (остаточная стоимость);
4. Дебет счета 73 или счета 80, кредит счета 84 (ведомость №7 и журнал-ордер № 10/1 и 15).
При инвентаризации товарно-материальных ценностей на складах при расхождении данных также составляются сличительные ведомости. Излишки приходуются: дебет материальных счетов, кредит счета 80 (журнал-ордер №15); недостачи списываются:
1. Дебет счета 84, кредит материальных счетов (журнал-ордер № 10/1);
2. В пределах норм естественной убыли: дебет счета 26, кредит счета 84 (ведомость №15 и журнал-ордер №10);
3. Дебет счетов 73, 25, 26, 88, 80, кредит счета 84 (журнал-ордер №№10/1, 12, 15, ведомость №7).
Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете. Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией, и подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без каких-либо пропусков или изъятий.
1.3. Структура и содержание типовых форм бухгалтерской отчетности.
1.3.1. Форма №1 “Бухгалтерский баланс”.
Бухгалтерский баланс - это документ, в котором отражаются основные и оборотные средства предприятия, собственные и заемные источники их формирования, структура которых представлена на определенные отчетные даты в денежной оценке. Баланс является главной частью отчетности, его анализ позволяет контролировать состояние дел, совершенствовать управление предприятием. В бухгалтерском учете баланс рассматривается как способ обобщения и группировки хозяйственных средств предприятия по их составу, размещению, источникам формирования, необходимым для обеспечения непрерывной работы организации.
Балансы строятся по унифицированным формам, единым для предприятий и организаций всех отраслей народного хозяйства и всех форм собственности.
Основой построения баланса является классификация хозяйственных средств предприятия, которые представлены по двум направлениям:
- по составу и размещению средств - актив баланса;
- по источникам их формирования и целевому назначению - пассив баланса.
В балансе используется принцип группировки операций по экономически однородным признакам. Активы представлены в балансе как стоимость имущества и долговых прав в распоряжении предприятия на отчетную дату. Погашение пассивов, принимаемых как обязательства предприятия по займам и кредиторской задолженности, приводит к уменьшению стоимости имущества или поступающих доходов. Превышение активов над пассивами равняется наличию источников собственных средств предприятия /включая его прибыль/, которые отражаются в пассиве отчетного баланса.
“Баланс” в переводе с латинского языка означает “двухчашечные весы” и употребляется как символ равенства, поэтому в нем должно присутствовать обязательное равенство итогов: сумма всех статей актива должна быть равна сумме всех статей пассива.
По своему строению баланс представляет собой двустороннюю таблицу.
Актив баланса 2000 года состоит из двух разделов: