Для организации своей практической работы бухгалтер, помимо пакетов прикладных программ общего назначения, широко использует проблемно-ориентированные пакеты прикладных программ бухгалтерского учета.
Журналы операций, проводок и документов в системе «1С: Предприятие 7.7»
Система «1С:Предприятие» является системой программ для автоматизации различных областей экономической деятельности предприятия. Все составляющие системы «1С: Предприятие» можно разделить на:
- технологическую платформу;
- конфигурации.
Технологическая платформа представляет собой набор различных механизмов, используемых для автоматизации экономической деятельности и не зависящих от конкретного законодательства и методологии учета.
Конфигурации являются собственно прикладными решениями. Каждая конфигурация ориентирована на автоматизацию определенной сферы экономической деятельности и соответственно отвечает действующему законодательству.
В комплект поставки программных продуктов системы программ «1С: Предприятие» включаются типовые конфигурации. Они представляют собой универсальные прикладные решения для автоматизации конкретной области экономики.
Особенностью системы программ «1С: Предприятие» является возможность изменения конфигурации самим пользователем или организациями, специализирующимися на внедрении и поддержке программных продуктов фирмы «1С». Эта возможность позволяет обеспечить максимальное соответствие автоматизированной системы особенностям учета в конкретной организации.
Средства ведения учета системы «1С: Предприятие». К ним относятся:
1) журналы операций, проводок и документов;
2) операции и типовые хозяйственные операции;
3) документы, расчеты (бланки).
Для удобства просмотра однотипных данных предназначены журналы операций, проводок и документов.
Журнал операций содержит основные сведения об операциях. В конфигурации «1С: Предприятие» журнал операций может содержать помимо операций, введенных вручную, все документы. Журнал операций обладает рядом особенностей. Например, существует возможность разделения журнала операций на два подокна: для списка операций и документов и для списка проводок текущей операции. Кроме того, операции, сформированные документами, позволяют открыть для редактирования не только саму операцию, но и документ, который сформировал эту операцию.
Журнал проводок включает все проводки, сформированные по операциям или документам типовой конфигурации. В журнале предусмотрен просмотр общего списка проводок разделение проводок по номерам журнала операций. Для включения режимов разделения в форме журнала следует установить флажок «Разделение по номерам журналов». При этом в верхней части окна появляются закладки с номерами журналов.
Кроме журналов операций и проводок, существует общий журнал документов, в котором регистрируются все введенные документы, а также журналы документов определенного вида, содержащие сгруппированные однотипные документы (по участкам учета). Общий журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах прав доступа назначенных пользователю). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.
В журнале документов для каждого документа, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), показана информация, специфичная для документов конкретных видов. Например, в журнале счетов дополнительно отражается наименование заказчика а в журнале учета заработной платы – начисленные, к выдаче и выплаченные суммы заработной платы.
В конфигурации могут использоваться следующие специализированные журналы документов:
| наименование журнала: | вид документа: |
| «Авансовые отчеты» | «Авансовый отчет» |
| «Банк» | «Выписка» |
| «Доверенности» | «Доверенность» |
| «Дополнительные расходы» | «Дополнительные расходы на приобретение» |
| «Заработная плата» | «Начисление ЗП», «Выплата ЗП из кассы» |
| «Кадры» | «Приказ о приеме на работу», «Приказ о кадровых изменениях», «Приказ об изменении оклада», «приказ об увольнении» |
| «Касса» | «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Приходный кассовый ордер валютный», «Расходный кассовый ордер валютный» |
| «Книга покупок» … | «Запись книги покупок» … |
Для отбора и просмотра однотипных данных (проводки с одинаковыми суммами или корреспондирующими счетами, документы одного вида, операции по одному контрагенту и т.д.) в журналах в типовой конфигурации устанавливается, как правило, несколько режимов отбора. Кроме того, можно произвести отбор по определенному значению счета, субконто, журналу и т.д., присутствующему в журнале. Операции, введенные документами различных видов, можно проконтролировать не только в журнале операций, но и в специальных журналах документов.
Для работы с документами в «1С: Предприятие 7.7» документы в журналах сгруппированы по функциональному назначению: материалы, основные средства, заработная плата и т.д. По каждому документу, помимо общей информации (дата, вид, номер документа), представлена также информация, специфичная для документов конкретных видов (например, организация-контрагент). В журнале «Товар, реализация» документы, которые предварительно проведены, отмечаются специальной пиктограммой.
Все документы также отражаются в журнале операций и в журнале проводок.
Помимо этих журналов, в конфигурации существует общий журнал, содержащий документы всех видов. В этом журнале также можно просматривать документы, относящиеся к одному контрагенту (выбрав из меню «Действия» главного меню программы «Отбор по значению»).
Открыть уже введенный документ для редактирования или просмотра можно из:
- журнала документов, в котором располагаются документы нужного вида;
- общего журнала документов;
- журнала операций – для документов, которые могут формировать бухгалтерские операции;
- журнала проводок, если документ может формировать операции и проводки.
2. Производственная ситуационная задача по организации автоматизированного учета для базового предприятия
Директору ПЧУП «Стройтехснаб»
В.А. Жарикову
бухгалтера О.Н. Янушко
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
В целях снижения трудоемкости работ, временных затрат и повышения качества исполнения работ бухгалтерии ПЧУП «Стройтехснаб» (розничная реализация медикаментов и сопутствующих товаров через сеть аптек) прошу:
1) установить «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой»;
2) приобрести 9 новых компьютеров (2 – в бухгалтерию, 7 – в торговые залы).
В настоящее время структура бухгалтерии состоит из главного бухгалтера и бухгалтера. В бухгалтерии установлена система «1С: Предприятие» версии 7.7 (сетевая версия) (настройка компании «ЮКОЛА-ИНФО»). Конфигурация предназначена для предприятий, занимающихся торговой деятельностью.
Техническое обеспечение предприятия включает:
- для оформления и контроля операций используются кассовые суммирующие аппараты;
- средства передачи данных (модем);
- средства обработки и отображения – представлены персональными ЭВМ (на данный момент 2 компьютера в бухгалтерии);
- средства оргтехники (на данный момент копировальный аппарат, принтер) –требований по улучшению данных средств нет.
Базовое программное обеспечение: на компьютеры установлена операционная система Windows 2000.
Прикладное программное обеспечение (общего назначения): текстовой и табличный процессор. Текстовой процессор – MS Word, табличный – MS Excel.
Наиболее трудоемкой задачей бухгалтерии является обработка данных учета товаров и товарооборота. Документы по учету товара в общем документопотоке составляют примерно 70%. Таким образом, предложение направлено на установление «1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой» (официальный партнер компании «1С-Битрикс» - компания «Pit-Stop ИнфоКонсалт»). Предпосылкой автоматизации является рутинность и повторяемость данного участка учета.
Главное достоинство автоматизации – возможность четкого контроля движения товара от момента его приобретения у поставщика до момента продажи покупателю.
Целью автоматизации является:
- организация единой системы учета и контроля движения товаров;
- организация эффективного управления ассортиментом и товарными запасами.
«1С: Система корпоративного учета «Управление аптекой». Конфигурация данной системы – это оригинальный программный продукт. Она предназначена для автоматизации фармацевтического бизнеса, учитывает всю специфику его ассортимента и дает возможность управлять товарооборотом и вести оперативный учет как в отдельной аптеке, так и в сети аптек, занимающихся оптовой и розничной торговлей.
Назначение конфигурации:
- оперативный учет хозяйственных операций;
- управление товародвижением;
- управление складскими запасами;
- управлении закупками;
- анализ показателей торговой деятельности предприятия.
Функциональные возможности конфигурации:
- ведение партионно-серийного учета;
- автоматическое формирование розничных и оптовых цен в документе поступления;
- удобный механизм формирования ценников и штрих-кодов из документа поступления;
- автоматический контроль за сроками партии медикаментов на складах;