УПРАВЛІНСЬКИЙ ОБЛІК
ЯК ФАКТОР ЗРОСТАННЯ ПРИБУТКОВОСТІ ПІДПРИЄМСТВА
(Нотатки з семінару у Львові на тему «Використання управлінського обліку для зростання прибутковості підприємства»)
“Податкове планування”
N 1-2 за 2006 р.
Сергій Голов
завідувач кафедри еккаунтингу Міжнародного інституту менеджменту (МІМ – Київ),
голова ради Федерації професійних бухгалтерів і аудиторів України
Перш за все з'ясуємо, що таке управлінський облік та контролінг. Багато моїх колег стверджують, що управлінського обліку взагалі немає, це все вигадки вчених.
Завдання та об'єкти управлінського обліку (контролінгу)
Наведемо офіційне визначення, яке дає Міжнародна федерація бухгалтерів: управлінський облік – це процес виявлення, вимірювання, накопичення, аналізу, підготовки, інтерпретації та передачі інформації, що використовується управлінською ланкою для планування, оцінки і контролю усередині організації та забезпечення відповідного підзвітного використання ресурсів.
Якщо це все спростити, управлінський облік – це облік для управління підприємством. Це сукупність процедур, які забезпечують отримання та аналіз інформації, необхідної керівництву підприємства на всіх рівнях для прийняття управлінських рішень.
Виникає запитання: а хіба недостатньо бухгалтерського обліку, щоб приймати управлінські рішення? Тривалий час бухгалтерського обліку вистачало, щоб керувати підприємством і розуміти його фінансове становище. Але ускладнення процесів бізнесу, посилення конкуренції вимагало все більше інформації, якої традиційний облік вже не міг надавати менеджменту.
Приблизно на початку минулого століття почала відчуватися гостра нестача інформації. Менеджери дорікали бухгалтерам, що їхня інформація надто пізно надходить, рішення треба приймати вже сьогодні, а не чекати, поки обробиться інформація. Бухгалтери захищалися: ми традиційно використовуємо такі гарні методи бухгалтерського обліку, як подвійний запис, рахунки, і все робимо правильно. Тоді менеджери самі почали вирішувати, де брати інформацію і як її готувати для прийняття управлінських рішень.
Облік, про який ітиметься, незвичний, це не рахівництво. Це методи аналізу, планування, прогнозування тощо. Внесок у розробку цих методів зробили фахівці, які не мають безпосереднього відношення до бухгалтерського обліку. Це інженери, програмісти, фахівці з інформатики і, звичайно, бухгалтери. Питання постало, в першу чергу, перед американськими бухгалтерами, тому що управлінський облік формувався в країнах, де розвиток бізнесу і промисловості був найвищим. Отже, чи залишатися рахівниками чи бути в команді управлінців? Американські бухгалтери обрали другий варіант і стали поважними членами управлінської команди. Коли ми говоримо про управлінський облік в американському розумінні, то маємо на увазі всю сукупність робіт, які виконує бухгалтер, а не лише безпосередньо облік. Це сукупність процедур, які виконує бухгалтер для забезпечення менеджменту необхідною інформацією.
Таким чином, англосаксонська модель управлінського обліку (коли ми говоримо про Великобританію, США) – це складова системи управління, що надає важливу інформацію для:
– визначення стратегії та планування майбутніх операцій організації;
– контролювання її поточної діяльності;
– оптимізації використання ресурсів;
– оцінки ефективності діяльності;
– зниження суб'єктивності в процесі прийняття рішень.
Усі менеджери – генії, особливо українські. Це доведено практикою. Маючи точну інформацію, вони приймають більш обґрунтовані рішення.
В інших країнах – інша термінологія. У Франції це називається аналітична бухгалтерія, у Німеччині – контролінг. Але не важливо, як це називається.
Контролінг та його функції
Аналогом управлінського обліку США і Великобританії є німецька концепція контролінгу.
Контролінг – це система управління процесом досягнення кінцевої мети та результатів діяльності. Термін – англійський, концепція – німецька. У Німеччині цим займається людина, яка називається контролером.
Функція контролінгу – забезпечення координації усіх процесів, тому що на підприємстві кожен підрозділ виконує свою функцію, забезпечення менеджменту інформацією для прийняття рішень і вибір адекватних інструментів контролінгу або управлінських рішень (схема 1).
Схема 1
Управлінський облік не регламентований. Це вибір підприємства для себе і своїх потреб. Тому виникає запитання, як його будувати? Перш за все виходячи з стратегічних цілей підприємства. Основна мета управлінського обліку (контролінгу) – забезпечення досягнення стратегічних цілей. Якщо система управлінського обліку цього не забезпечує, ми даремно витрачаємо кошти.
Стратегічна мета підприємства
Для забезпечення діяльності підприємства ми маємо генерувати достатні грошові потоки. Чи всі підприємства мають однакову стратегічну мету? Ви скажете, що це отримання прибутку? Тоді чому управлінський облік треба будувати виходячи із стратегічної мети, якщо вона в усіх однакова? Різні підприємства мають різні стратегічні цілі, хоча у багатьох вони схожі.
Це може бути збільшення частки ринку або ринкової вартості капіталу. Залежно від стратегічної мети підприємства хтось має вибрати відповідні вимірники. Як вимірювати цю мету? Як здійснювати моніторинг? Чи досягаємо ми поставлених цілей? Це найважливіші завдання управлінського обліку або контролінгу.
Загалом схема дуже проста. Якщо ми хочемо мати контролінг або управлінський облік, ми маємо реалізувати схему і у нас є стратегічна довгострокова мета. Кожне підприємство хоче мати сталий, довгостроковий та успішний розвиток. Для цього складаються стратегічні плани, на базі яких розробляються, як їх раніше називали, кошториси. Зараз досить популярне слово «бюджет». Як би ми це не називали, мається на увазі поточне планування або бюджетування.
Ми маємо визначити центр відповідальності, – хтось повинен відповідати за досягнення поставлених цілей. Хто конкретно відповідатиме за певні показники, і як ми їх будемо оцінювати та мотивувати? Для цього потрібно обрати необхідний формат внутрішньої звітності.
Внутрішня звітність дає можливість оцінити, чи були успішними наші дії, чи досягаємо ми поставленої мети. Якщо так, то має бути відповідна мотивація, заохочення. Якщо ні, то слід визначати, що не так: стратегії, плани чи дії. Це дуже проста схема, але різні підприємства по-різному її реалізують.
Відділ контролінгу на підприємствах
Хто цим займається? Є різні підходи як за кордоном, так і в Україні. Різні, бо різні культури, різні традиції. В Україні є теж свої традиції і напрацювання.
У традиційній корпорації англосаксонського типу є фінансовий директор, у якого є два ключових помічники. Один з них скарбник або казначей, а другий контролер (певною мірою це головний бухгалтер, але не в тому розумінні, до якого ми звикли) (схема 2).
Схема 2. Контролінг у структурі управління
Функція скарбника – забезпечити підприємство ресурсами і гарантувати їх ефективне використання або інвестування. Він відповідає за грошові потоки, достатність коштів і своєчасність їх отримання.
Завдання контролера – забезпечити своєчасною, достовірною, релевантною інформацією. У нього в підпорядкуванні особи, які здійснюють, як правило, фінансовий облік, складають баланс, звітність тощо. У нього є люди, які займаються «святою справою» – податками. Податки – це святе.
Досить часто контролеру підпорядковується система обробки даних. Чому контролеру? Бо значна частина інформації базується на даних бухгалтерського обліку, хочемо ми цього чи ні.
Крім того, відділ контролінгу займається обліком витрат. Управлінський облік виріс з обліку витрат. Це є облік витрат та їх групування залежно від цілей. Один з важливих принципів управлінського обліку, який ми розглядаємо, – різні витрати для різних цілей. Ми маємо визначити, чого хочемо, і вибрати модель, яку використовуватимемо для калькулювання або групування витрат.
Хочу звернути увагу на роль касира, хоча це не є безпосередньо нашою темою. Кому підпорядкований касир? Як бачимо зі схеми 2, касир підпорядкований скарбнику. Кому підпорядкований касир на ваших підприємствах? Головному бухгалтеру, скажете. Це дрібничка, але за нею стоїть чимало. Головний бухгалтер або контролер за схемою 2 взагалі жодних чеків не підписує і права другого підпису не має. Український бухгалтер підписує чеки, а закордонний ні, бо не царська це справа.
А справді, хто підписує чеки? До певної суми – скарбник. Якщо сума значна, – фінансовий директор. Якщо сума дуже велика – два члени ради директорів. Тобто йде диференціація відповідальності.
Чому контролер не підписує чеки, а касир підпорядковується скарбнику? Людина слабка, очі дивляться – руки беруть, тому не треба спокушати. Це один із принципів формування системи внутрішнього контролю. Особа, яка здійснює операції з цінностями, не має вести облік цих операцій. Тому на великих і навіть середніх підприємствах є розподіл. Що входить до функцій скарбника і контролера, вирішується на підприємстві залежно від його організаційної структури та посадових обов'язків.
У Німеччині контролер виконує більш вузьку, але не менш важливу функцію. Контролер відокремлений від бухгалтерії. У німецьких компаніях створюється відділ контролінгу, який займається безпосередньо управлінським обліком і аналізом. Бухгалтерія там займається традиційною справою – веденням бухгалтерського або фінансового обліку, податковими розрахунками і складанням податкової звітності. Тому в німецьких компаніях виникає ще один підрозділ (схема 2) – відділ контролінгу, який підпорядковується керівнику або виробничому директору. Відділ контролінгу виконує такі функції:
- формує процедури і правила управлінського обліку;