1. Система научно-справочного аппарата
1.1 Научно-справочный аппарат, его понятие и состав
Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива[1]- это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников о составе и содержании архивных документов, создаваемых на единой методической основе для поиска архивных документов и архивной информации в целях эффективного использования.
В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные и автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).
Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.
Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области); общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по материалам конкретного архива в целом; межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС – поиск документов по нескольким фондам одного архива; пофондовые справочники – поиск документов по материалам конкретного фонда.
Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путём аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создаётся, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.
Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчётом, подлежат государственной регистрации.
При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определённой методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, категории его обособленной части, характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.
К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели; материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания – подокументный; в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.
К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность – географический или специальный предметный); основным способом описания при каталогизации будет поединичный; в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.
К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей; при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов; в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.
Преемственность учётно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.
Утверждённые Центральной экспертно-проверочной комиссией – экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК – ЭПК) архивных учреждений описи дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно-справочного аппарата государственного архива.
Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.
Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учёт состояния всех имеющихся справочников, который, ведётся в картотеке (журнале) по учёту состояния НСА.
2. Элементы системы научно-справочного аппарата
2.1 Архивные описи дел, документов
Архивная опись[2] — это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах. В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей.
Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учёт документов, а рабочие – в соответствующих хранилищах, в читальном зале. Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда – по номерам описей.
Процесс составления описи складывается из:
· описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;
· систематизации карточек в соответствии со схемой, их редактирования;
· оформления описи.
Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.
Заголовок должен кратко в обобщённой форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.
Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:
· факты и события, отражённые в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций; не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;
· текст заголовка должен обобщённо и четко отражать смысловое содержание документов дела; перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;
· содержание документов излагается в заголовке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для эпохи и выражающие её особенности, сохраняются;
· не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок («разная переписка», «общая переписка», «бумаги к руководству» и т.д.);
· дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).
В заголовок дела входят следующие элементы:
· название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);
· название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получёны документы (адресат, корреспондент);
· вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;
· название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;
· даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.
Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчёты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие «Дело».
Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.
Если единица хранения представляет собой «переписку», в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.
Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и даётся после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.
Название местности вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.