Служебная записка печатается в двух экземплярах. Первый экземпляр служебной записки направляется в структурное подразделение - адресат, второй экземпляр остается в подразделении, составившем служебную записку (Приложение 8.5.).
Докладную и объяснительную записки, заявление допускается писать от руки (Приложение 8.6.).
Справки выдаются, как правило, для предоставления в сторонние организации в целях подтверждения каких-либо фактов, касающихся сотрудников и студентов университета. Не допускается начинать текст справки словами: настоящая справка выдана в том, что… (Приложение 8.7.).
3.4. Служебное письмо
Служебное письмо - это обобщенное наименование различных посодержанию документов, служащих средством общения университета с другимиучреждениями, а также с частными лицами.
По содержанию и назначению письма, как вид документа, могут быть: инструктивные (директивные) письма - приглашения
гарантийные письма – подтверждения
информационные письма – напоминания
рекламные письма – предупреждения
коммерческие письма – извещения и др.
письма-запросы
Применяются письма «сопроводительные», которые сопровождают материальные ценности или другие документы. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.
Все письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:
а) письма, требующие письма – ответа;
б) письма, не требующие письма – ответа.
Письмо состоит из следующих основных частей: обращение,вступление, основное содержание, заключение.
Обращаться к адресату следует по имени-отчеству или по фамилии. В письмах,адресованных высшим должностным лицам органов власти, депутатам, президентам или председателям обществ, компаний, фирм принято обращение с указанием должности без фамилии,
например: Уважаемый господин министр!
Уважаемый Сергей Иванович!
Уважаемый г-н Смирнов!
Обращение центрируется в пределах полей и в конце его ставится восклицательный знак.
Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причину его написания. Основное содержание составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, просьб, отказов, требований, напоминаний и начинается словами:
- просим (письмо-просьба или запрос),
- высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо),
- сообщаем (информационное письмо).
Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости, которая печатается с абзаца и завершается запятой.
Подпись должностного лица отделяется от текста письма 2-мя межстрочными интервалами.
например:
С уважением,
Проректор по режиму и кадрам личная подпись В.М. Дущенко
Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. При необходимости обратиться в организацию по нескольким различным вопросам рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
Текст излагается от первого лица множественного числа.
Допускается изложение от первого лица единственного числа, если письмо оформлено на бланке должностного лица, носит конфиденциальный характер
или содержит персональное обращение к адресату.
Примеры оформления служебных писем приведены в Приложении 8.8.
4. ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
4.1. Заявления
Особых требований к написанию заявлений нет. Заявления в основном
составляются от руки. Приведем пример написания заявления.
Директору
МУК ДК «Высокий»
Домрачевой Н.Н.
Петровой О.И.
проживающей по адресу:
г. Осинники,
ул. Победы, 21 - 4
ЗАЯВЛЕНИЕ Прошу принять меня с 01.09.2009 года на работу на должность руководителя кружка по 6 разряду. Документы согласно списку прилагаю:1. 2 фотографии размером 3*4;
2. Ксерокопия паспорта;
3. Страховое свидетельство (копия);
4. Копия диплома об образовании;
5. Копия ИНН
29.08.2009 г. Петрова4.2. Трудовой договор
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР № 23/09
Город Осинники « 01» сентября 2009 г.
Директор Муниципального учреждения культуры Дворца культуры «Шахтер» администрации города Осинники Васютенко Татьяна Викторовна, именуемый в дальнейшем Работодатель, действующий на основании Устава ДК «Шахтер» с одной стороны, и Арцимовская Наталья Витальевна
именуемый в дальнейшем Работник, с другой стороны, вместе в тексте именуемые Стороны, заключили Трудовой договор (далее – Договор) о нижеследующем:
1.1. Работник принимается в МУК ДК «Шахтер»
на работу на должность художественного руководителя по 12 разряду
По настоящему трудовому договору работодатель обязуется предоставить работнику работу по
обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором (в случае его заключения), соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.
1.2. Настоящий трудовой договор заключен: на неопределенный срок;
1.3. Работник принимается без испытания
1.4. Дата начала работы 01.09.2009 г.
1.5. Настоящий трудовой договор вступает в силу с момента подписания его обеими сторонами.
1.6. Работа по настоящему трудовому договору является для Работника основной
2. Права и обязанности Работника
2.1. Работник осуществляет свою деятельность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о труде, Правилами внутреннего трудового распорядка Работодателя, иными локальными нормативными актами Работодателя, должностной инструкцией и условиями настоящего трудового договора.
2.2. Работник подчиняется директору
2.3. Работник имеет право на:
Работник имеет и иные права, предоставленные ему трудовым законодательством.
2.4. Работник обязуется:
исполнять иные обязанности, вытекающие из законодательства и настоящего трудового договора.