Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 24 из 56)
Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.
Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и применять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,* и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утверждён ряд унифицированных форм актов по учёту основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнашивающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приёмке материалов (форма № М-7), акт приёмки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.
* Основные правила работы государственных архивов СССР.- М.: Главархив СССР, 1984.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.
Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается основание для составления акта (распорядительный документ, нормативный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:
Основание: приказ директора школы от 17.04.97 №2 "О проведении инвентаризации на складе школы"
С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта или состав комиссии. Например:
Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. В название должности входит и название учреждения.
Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформлена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации, Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.
Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересованных в этом документе сторон или нормативными документами, регламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:
Составлен в 2-х экземплярах:
1-й экз. направлен в Департамент образования
2-й экз.- в дело.
При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например:
Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.
Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью отглагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении".
Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТа.
Пример оформления акта
- обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
Служебные письма применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, отсюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомления, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложения, замечания, просьбы, требования и т.п.
Так как служебные письма выступают связующим звеном между предприятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% входящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внимание на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в личном разговоре).
Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке письма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанавливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует составить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, предложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информации, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложения текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказательства и доводы во вторую часть.
Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут состоять из одной основной части, без пояснений.
Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса операторов ЭВМ".
Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткостью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.
Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.
В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");
- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным")".*
* ГОСТ Р 6.30-97 п. 3.19, С. 5.
Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-прежнему, как известно, если возможно и т.п.
Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:
"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".
Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии..." и т.п.
Причины принятия решений также формулируются с помощью деепричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.
Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начинать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.
Письма оформляются на специальном бланке для писем. Составитель документа кроме текста должен сформулировать заголовок письма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).
Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - инициативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма машинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.
По характеру информации письма подразделяются на большое количество разновидностей.