Смекни!
smekni.com

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 26 из 56)

Словами в телеграмме всегда пишутся цифровые данные и такие зна­ки как № - номер (можно нр.); "-" минус; "+" - плюс;! - восклицательный знак; ? -вопросительный знак: % - проценты;: -деление и др. Даты обо­значаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами раз­делительные знаки не ставятся. Например, 05 11 97. Заканчивается теле­грамма указанием ее индекса. Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается от­вет, без слов "Ваш", "На Ваш". Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должно­сти (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграм­му. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, полное наименование структурного подразделения, указа­ние должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата под­писи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется те­леграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для пе­редачи, а второй подшивается в дело. Пример телеграммы:

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА

- обобщённое название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, пе­редаваемое по телефону, требует документального оформления. С по­мощью телефонограммы передают несложные тексты, такие, как при­глашение на совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном экземпляре. В ней не должно быть более 50 слов и не рекомендуется употреблять трудно произносимые слова и слож­ные обороты. Диктуют телефонограмму, чётко выговаривая текст, не спеша, с паузами, чтобы дать возможность точно записать.

После передачи телефонограммы попросите записавшего повторно прочитать текст, чтобы убедиться в правильности записи. Фамилии и трудновоспринимаемые на слух слова передаются с разбивкой по бук­вам, допущенные ошибки исправляются. В организации может быть спе­циальный бланк для телефонограмм, если они составляются часто. Но обычно они оформляются на чистом листе бумаги. Юридическая сила поступившей телефонограммы гарантируется реквизитами: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму и входящим регистрационным номе­ром полученной телефонограммы.

Особенностью этого вида документа является указание должности, инициалов и фамилии сотрудников, передавшего и принявшего сообще­ние, номера их телефонов и указание времени приёма телефонограммы.

Если телефонограмма передаётся нескольким адресатам, к ней дол­жен быть приложен список организаций, которым её направляют и номе­ра телефонов, по которым она должна быть принята.

Телефонограмма имеет следующий типовой формуляр.

Например:

Факс. Факсом или телефаксом называют любой документ на бумаж­ном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам те­лефонной связи. По факсу можно передать как тексты, так и таблицы, рисунки, чертежи, фотографии и любую графическую информацию.

Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в стро­гом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляе­мого документа: приказа, протокола, акта, договора, письма и т.д. Обычно по факсу предают оперативную информацию, так как документ, полу­ченный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как под­линник документа или его заверенная копия. При подготовке документа, который будет передан по факсу, следует избегать использования мел­ких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факси­мильной связи. Документы должны быть напечатаны чётким, контраст­ным шрифтом или написаны контрастными (чёрными, тёмно-синими) чернилами, шариковой ручкой, тушью.

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Информационно-документационное обеспечение, являясь важнейшей обслуживающей функцией управления, нуждается в тщательной, про­думанной организации.

От четкости и оперативности обработки и движения документа зави­сит скорость получения информации, необходимой для выработки ре­шения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэто­му рациональной организации документооборота, быстроте и чёткости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание.

"Движение документов в организации с момента их создания или по­лучения до завершения исполнения или отправления"* называется до­кументооборотом.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1984, С.4. п. 37.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Каждый из документопотоков имеет свою особенность в составе, ко­личестве, обработке и движении.

Количество документов всех потоков за год составит объем доку­ментооборота учреждения. Величина документооборота нужна для рас­чета необходимой численности делопроизводственного персонала, рас­чета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В целом она показывает загруженность всего управ­ленческого аппарата, т.к. всем его работникам приходится иметь дело с документами.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:

- прием и первичная обработка документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрация;

- контроль за исполнением;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов и отправка.

6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ

Операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным ра­ботником (экспедитором), в небольших - секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

Передача документов с использованием электронной почты значи­тельно сокращает время на передачу информации и повышает надёж­ность доставки. Кроме того, если у вас принята автоматизированная си­стема и полученные документы вводятся в память машины, то электронная почта позволяет исключить процедуру последующего вво­да входящих бумажных документов в память машины (вручную или путём сканирования).

При получении документов прежде всего проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается от­правителю или пересылается адресату. Заказная корреспонденция при­нимается под расписку. При получении документов с пометой "Срочно" проставляется время получения. Документы, полученные работниками при командировках, в других организациях и от посетителей, должны также передаваться в группу первичной обработки.

После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Для факса так же проверяется как общее количество полученных стра­ниц, соответствие их количества указанному на первом листе факса, так и их читаемость. В случае неполного получения факсимильного сообщения или плохого качества отдельных страниц об этом сообщается отправителю.

Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись "лично". Конверты после вскрытия унич­тожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченно­го финансового документа надо составить акт о дне получения доку­мента, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работ­ником почты.

На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учётного порядкового номера. Кроме того в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учётный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов.

Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих докумен­тов, является проставление отметки о поступлении только на докумен­тах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рек­ламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком слу­чае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку не­учтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отсюда нередко возникающие недоразумения между работниками, получающими и об­рабатывающими поступающую корреспонденцию и руководством, кото­рое не может увидеть выполненную работу во всём объёме.