Смекни!
smekni.com

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 31 из 56)

Например: Переписка с фирмой "Аврора"

Переписка с фирмой "Светлый путь" Переписка с фирмой "Факел" и т.д.

или Переписка с вузами Амурской область;

Переписка с вузами Белгородской области;

Переписка с вузами Курской области;

Переписка с вузами Ярославской области и т.д.

Номенклатура дел структурного подразделения после ее рассмотре­ния, редактирования и корректировки согласовывается с архивом уч­реждения, одобряется экспертной комиссией и визируется у руководи­теля структурного подразделения. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата но­менклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. Общественные орга­низации учреждения и органы функционирующие на общественных на­чалах, также составляют отдельные номенклатуры дел.

На основе номенклатур дел структурных подразделений (в т.ч. и об­щественных организаций и органов, действующих на общественных на­чалах), делопроизводственная служба организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел. Ее разделами являются названия струк­турных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвер­жденной структурой и штатным расписанием организации. Первым раз­делом номенклатуры, независимо от места в штатном расписании, ставится делопроизводственная служба (канцелярия). Последними раз­делами помещаются общественные организации и органы действующие на общественных началах.

Расположение всех разделов и дел в номенклатуре закрепляется ин­дексацией дел, т.е. условным обозначением каждого дела. Если организа­ция маленькая, ее номенклатура строится по производственно- отраслевой или функциональной схеме и не делится на структурные части, индексом дела будет порядковый его номер в номенклатуре (01,02,03,04,...).

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит обозначение структурного подразделения и порядковый номер заголовка дела в пре­делах структурного подразделения. Индексация структурных подразде­лений как правило постоянна и следовательно повторяется из года в год. Желательно, для оперативного поиска документов устанавливать одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структур­ных подразделений, сохранять из года в год нумерацию дел структурно­го подразделения. Под одним и тем же индексом из года в год вносятся в номенклатуру переходящие дела (т.е. по вопросам, рассматриваемым в течение нескольких лет). Например:

"Переписка с машиностроительным заводом о поставке оборудо­вания для строительства 2-й очереди метро".

Индекс должен обозначаться арабскими цифрами. Например, если дело включено в номенклатуру седьмым, а индекс структурного под­разделения 02, то индекс данного дела будет 02-07.

Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, в кото­рой каждая графа имеет свое назначение и требует правильного запол­нения".*

* Форма номенклатуры дел приведена в Государственной системе документационного обеспечения управления, Основных правилах работы ведомственных ар­хивов, в Методических указаниях по составлению номенклатур дел.

Название раздела
Кол-во Срок хране­ При-
Индекс дела Заголовок дела дел (томов, ния дела (тома,части) ме-ча-
частей) и № статьи по Перечню ния
01-03 Устав фирмы Пост. ст. 37
01-04 Положения о структур­ных подразделениях Пост. ст. 38
01-05 Штатное расписание Пост. ст. 52

В первой графе проставляется индекс дела, включенного в номенк­латуру. Он состоит из двух частей - обозначения структурного подраз­деления и порядкового номера дела в пределах структурного подразде­ления. В конце каждого раздела номенклатуры оставляют резервные порядковые номера для заведения в структурном подразделении до­полнительных непредусмотренных заранее дел, если такие появятся в течение года.

Во вторую графу вносятся названия заголовков дел. В течение года под одним названием, в зависимости от количества документов, может быть сформировано дело в нескольких томах. Для их учета в конце года заполняется графа третья. В четвертой графе указывается срок хранения дела со ссылкой на номер статьи перечня документальных материалов (типового или ведомственного), в соответствии с которым срок установ­лен. Если дело формируется из документов, сроки хранения которых не предусмотрены перечнями, сроки их хранения согласовываются с архи­вом и ЭК (ЦЭК) учреждения и утверждаются ЭПК архивного органа.

Пятая графа "Примечания" заполняется в течение года в том случае, если надо сделать отметки: об уничтожении дел, передаче дел в архив; о незавершенных делах; делах, переходящих на следующий год и т.п.

Проект номенклатуры дел учреждения рассматривается и одобряет­ся ЦЭК (ЭК) учреждения, визируется заведующим ведомственным ар­хивом, после чего направляется на согласование в государственный архив, если документы поступают на государственное хранение. После согласования номенклатура дел утверждается руководителем учреж­дения.

Если учреждение не сдает документы на государственное хранение, его номенклатура дел может согласовываться с ЭК вышестоящей орга­низации.

Печатается номенклатура дел не менее чем в 4-х экземплярах: пер­вый хранится в делопроизводственной службе учреждения, второй в государственном архиве, с которым она согласовывалась, третий в ве­домственном архиве, четвертый является рабочим и в виде выписок (раз­делов номенклатур) направляется в структурные подразделения для заведения по ним дел.

Экземпляр, согласованный с государственным архивом и утверж­денный руководителем учреждения, имеет постоянный срок хранения и включается в сводную номенклатуру в раздел делопроизводствен­ной службы.

Номенклатура вводится в действие с 1 января следующего кален­дарного года. Если функции и задачи учреждения не меняются, согла­сованная ранее номенклатура перепечатывается на следующий год с соответствующими поправками и утверждается руководителем учреж­дения. В таком случае Государственный архив уведомляется, что но­менклатура дел на следующий год остается без изменений.

Однако, не реже одного раза в 5 лет номенклатура подлежит пересо­ставлению и согласованию заново. В течение года утвержденная но­менклатура дел может дополняться новыми, не предусмотренными де­лами, могут уточняться сроки хранения отдельных дел.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о катего­риях и количестве заведенных дел. При ее составлении следует учитывать в числе прочих сведения графы 3 - количество дел (томов, час­тей). В итоговой записи отдельно, с учетом переходящих дел, подсчи­тывается количество дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет, временного хранения до 10 лет включительно.

Итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел

Рабочий экземпляр номенклатуры обычно прикрепляется к внутрен­ней дверце шкафа, где хранятся дела и по ней быстро можно устано­вить номер нужного дела и найти необходимый документ.

Только хорошо составленная номенклатура дел может обеспечить правильное хранение и быстрый поиск документа.

Номенклатура - достаточно сложный документ, ее составление тре­бует специальных знаний и коммерческим фирмам, небольшим учреж­дениям, не имеющим специально подготовленных работников в области документального обеспечения управления, лучше заказать номенкла­туру на хозрасчетной основе в архивных учреждениях.

7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя, для чего им должны быть заведены специальные папки с надписями типа "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласова­ние", "Наподпись" и т.п. На каждой папке надо указать фамилию испол­нителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф, стол. Такое хранение документов у исполнителя поможет в случае его срочной командировки или болезни быстро найти нужный документ и передать его на исполнение другому сотруднику.

После окончания работы с документом он передаётся для помеще­ния в дело.

Раскладка документов в дела производится секретарем или лицами, ответственными за эту работу в структурных подразделениях системати­чески, ежедневно в течение всего года. В небольших фирмах формиро­вание и хранение дел ведётся централизованно, обычно в секретариате.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении и по­мещаются в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполне­ние этого несложного правила исключит потерю документов и обеспе­чит их сохранность.

Исполненных документов в учреждении, фирме накапливается мно­го. Чтобы в них легко можно было разобраться и быстро найти нужную информацию, документы после их исполнения группируют в дела, т.е. раскладывают в отдельные папки.

Формирование дела определяется как "группировка исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел".* Распределение до­кументов в дела проводится в соответствии с номенклатурой дел. Пра­вильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивает не только возможность быстрого поиска документа, но и его сохранность, исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с документами всегда придавалось большое значение и были выработа­ны единые требования к формированию и оформлению дел.

* ГОСТ Р51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, п. 42.

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться сегодня при организации работы по формированию, офор­млению и хранению дел являются "Основные правила работы ведом­ственных архивов" и "Государственная система документационного обес­печения управления".