Смекни!
smekni.com

Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 4 из 56)

Общее методическое руководство постановкой делопроизводства в стране, как и в большинстве цивилизованных стран мира, осуществля­ют архивные органы, так как наиболее ценные документы после исполь­зования их в оперативной работе передаются на постоянное хранение в государственные архивы.

В Положении "О государственной архивной службе России", утверж­дённом Указом Президента Российской Федерации от 17.03.94 № 552 в числе главных задач государственной архивной службы России (Росархив) указано: "координация деятельности федеральных органов го­сударственной власти в области ... делопроизводства, развития совме­стно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации". Росархив в соответствии с возложенными на него задачами "осуществляет межотраслевое органи­зационно-методическое руководство и контроль за ... организацией до­кументов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти". Росархив "проверяет выполнение учреждениями, организация­ми и предприятиями независимо от их ведомственной подчинённости требования законодательства в области организации документов в де­лопроизводстве". Росархиву предоставлено право согласовывать отрас­левые стандарты, инструкции по вопросам организации документов в делопроизводстве, разрабатывать и утверждать обязательные для исполнения нормативно-методические документы по орга­низации документов в делопроизводстве.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методичес­кие документы по организации делопроизводства должны быть в каж­дой организации. К ним относятся:

• Государственная система документационного обеспечения уп­равления. Основные положения. Общие требования к документам и служ­бам документационного обеспечения. М.,1991.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой про­граммой ведётся разработка новой редакции ГСДОУ - системы поло­жений, определяющих основные правила работы с документами в орга­низациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В норма­тивной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое урегулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, её пример­ная структура; порядок подготовки и оформления документов; все эта­пы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учёт, регистра­ция, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; органи­зация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного докумен­тирования на базе современных текстовых редакторов, автоматизи­рованного документооборота (включая электронную почту), баз дан­ных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные номенклатуры дел, описи дел и т.д.).*

* Банасюкевич В.Д., Ларин М.В. Разработка государственной системы докумен­тационного обеспечения управления — актуальная задача / / Делопроизводство, 1998, № 1.

• Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ве­домствах Российской Федерации. - М., 1994.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции Российс­кой Федерации. Она включает как общий порядок подготовки и оформ­ления документов, так и особенности подготовки отдельных видов до­кументов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписана процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на ар­хивное хранение. В приложении даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания инструкции, она отражает практи­чески все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназ­начена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроиз­водства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

• ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации Требования к оформлению докумен­тов. М.: Госстандарт России, 1997.

Стандарт распространяется на документы "которые фиксируют ре­шения административных и организационных вопросов, а также воп­росов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования де­ятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государ­ственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, орга­нов местного самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности".

• Основные правила работы ведомственных архивов. М., 1988.

Правила условно можно разделить на две части. В первой (разде­лы 2-4) детально освещены вопросы делопроизводственные:

- требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их состав­ления, заполнения, ведения;

- порядок формирования дел в делопроизводстве;

- организация и порядок проведения экспертизы ценности доку­ментов в делопроизводстве;

- порядок выделения документов к уничтожению;

- подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумера­ция, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (раздел 5-14) подробно раскрывается рабо­та с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не предающих документы на госу­дарственное хранение, а хранящих их у себя, правила являются неза­менимым подспорьем в организации их архива.

• Перечень документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).*

* О перечнях подробно см. в Главе 8

• Типовое положение о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сро­ки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того надо знать, что работа с определённой категорией доку­ментов регламентируется специальными актами. Так, правила работы с бухгалтерскими документами отражают:

• Федеральный закон о бухгалтерском учёте. От 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ.

• Положение о бухгалтерском учёте и отчётности в РФ (в ред. Приказа Минфина РФ от 19.12.95 № 130);

• Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете (утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.83 № 105);

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о по­рядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и орга­низациях (утв. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. № 162, в ред. от 2 августа 1985 г., с изм. и доп. от 19 октября 1990 г.).

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать КАК выполнять ту или иную работу, надо ещё иметь представление о нормах времени или выработки, су­ществующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое количество нормативных докумен­тов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации (фирме) полезно иметь:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановле­нием Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. №72). - М., 1995.

• Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизвод­ственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988.

• Нормы времени на работы по автоматизированной архивной тех­нологии и документационному обеспечению органов управления (Утвер­ждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М., 1993.

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988.

• Межотраслевые укрупнённые нормативы времени на работы по комплектованию и учёту кадров. - М., 1991

Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой до­кументацией.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленчес­ком аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Что же можно найти в указанных выше документах?

В "Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы" предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За едини­цу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 - 210х297 мм., напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещает­ся 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 зна­ков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.