Т. В. Кузнецова
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)
Москва
ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999
ББК 74.58 К89
К89
Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.
В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.
Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадровых служб, а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.
Верстка: Соловьев А. А.
ЛР № 062201 от 16.03.98
Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101
ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86
ISBN 5-87057-161-8
©Кузнецова Т. В, 1999
Содержание
ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................................................................................................... 2
ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ.................................................................................................................................................................................................................. 4
ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ......................................................... 13
2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................................................................................................... 14
2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ.................................................................................................................................... 18
2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.................................................................................................................. 24
2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ................................................................................................................................... 27
ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................... 30
3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ.................................................................................................................................................. 30
3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................................................................................................................ 43
ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ........................................................................................... 45
4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА......................................................................................................................................................... 48
4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ............................................................................................................................................... 54
4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА............................................................... 56
4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ............................................................................................................................................ 61
ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65
5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -УСТАВЫ. ПОЛОЖЕНИЯ. ИНСТРУКЦИИ......................................... 65
5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68
5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ................................................................................................ 71
5.3.1 СПРАВКИ......................................................................................................................................................................... 72
5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ............................................................................................. 74
5.3.3 АКТ.................................................................................................................................................................................... 76
5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА............................................................................................................................................. 78
5.3.5 Телеграмма...................................................................................................................................................................... 84
5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА.................................................................................................................................................. 85
ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................................................................................................... 87
6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ........................................................................ 87
6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 87
6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................. 89
6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................................................... 89
6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ..................................................................................................... 92
6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА............................................................................................................ 94
6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................................................. 95
ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................................ 96
7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ...................................................................................................................................................... 96
7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ..................................................................................................................................................... 103
7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ.................................................................................................................................................................. 107
ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ.............................................................................. 108
8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................. 109
8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ.................................................................................................................................... 115
8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ................................................................................................................................................ 116
8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ.............................................................................................................. 119
ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ................................................................... 120
ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.............................................................................................................................................................................................................. 136
10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА.............................................................................................................................................. 136
10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН............................................................................. 138
ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.................................................................................... 145
11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ...................................................................................................................................... 145
11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.............................................................................................................................. 152
11.3 ПРОТОКОЛ......................................................................................................................................................................... 153
СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.................................................................................. 157
ПРИЛОЖЕНИЯ............................................................................................................................................................................... 160
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Слово "дело - производство" появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В процессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.
Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в небольших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Организация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раздел книги.
В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распорядительных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована.
Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.
Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои правила работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госкомстатом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).
В книге показано, насколько важно оперативно работать с документами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотрение, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях рыночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.