Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления)2 (стр. 1 из 56)

Т. В. Кузнецова

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

(ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ)

Москва

ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез" 1999

ББК 74.58 К89

К89

Т.В. Кузнецова. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999.-320с.

В книге рассматриваются вопросы составления, оформления докумен­тов на основании новых ГОСТОВ , а также организация работы службы де­лопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и офор­мление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов , движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хране­ния документов, проведение экспертизы ценности документов и их унич­тожения.

Книга представляет интерес для работников делопроизводства, кадро­вых служб , а также руководителей учреждений, фирм и предприятий.

Верстка: Соловьев А. А.

ЛР № 062201 от 16.03.98

Подписано в печать 15.01.99 Формат 60х88 1/16 Печать офсетная Бумага газетная Печ. л. 20,0 Тираж 5000 экз. Зак. 101

ЗАО Бизнес-школа "Интел-Синтез", 117036, г. Москва, Б. Полянка д. 11/14 Отпечатано в Производственно-издательском комбинате НИНИ1И, 140010, г. Люберцы, Октябрьский пр-т, 403. Тел. 554-21-86

ISBN 5-87057-161-8

©Кузнецова Т. В, 1999

Содержание

ВВЕДЕНИЕ........................................................................................................................................................................................... 2

ГЛАВА 1 ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО, ЕГО ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ.................................................................................................................................................................................................................. 4

ГЛАВА 2 ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ......................................................... 13

2.1 ПОЛОЖЕНИЕ О СЛУЖБЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА................................................................................................... 14

2.2 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТРУКЦИИ.................................................................................................................................... 18

2.3 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ.................................................................................................................. 24

2.4 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧИХ МЕСТ................................................................................................................................... 27

ГЛАВА 3 ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................... 30

3.1 ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ.................................................................................................................................................. 30

3.2. ЭЛЕМЕНТЫ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................................................................................................................ 43

ГЛАВА 4. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ........................................................................................... 45

4.1 БЛАНК ДОКУМЕНТА......................................................................................................................................................... 48

4.2 ПОРЯДОК АДРЕСОВАНИЯ............................................................................................................................................... 54

4.3 СОГЛАСОВАНИЕ, ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА............................................................... 56

4.4 ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТЕ............................................................................................................................................ 61

ГЛАВА 5 ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, ИХ СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ 65

5.1 ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ -УСТАВЫ. ПОЛОЖЕНИЯ. ИНСТРУКЦИИ......................................... 65

5.2 РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ -ПОСТАНОВЛЕНИЯ, РЕШЕНИЯ, ПРИКАЗЫ, РАСПОРЯЖЕНИЯ 68

5.3 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ................................................................................................ 71

5.3.1 СПРАВКИ......................................................................................................................................................................... 72

5.3.2 ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ............................................................................................. 74

5.3.3 АКТ.................................................................................................................................................................................... 76

5.3.4 СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА............................................................................................................................................. 78

5.3.5 Телеграмма...................................................................................................................................................................... 84

5.3.6 ТЕЛЕФОНОГРАММА.................................................................................................................................................. 85

ГЛАВА 6 ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ................................................................................................... 87

6.1 ПОНЯТИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ЕГО ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ........................................................................ 87

6.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ............................................................................................. 87

6.3 РАСПРЕДЕЛЕНИЕ ПОСТУПИВШИХ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................. 89

6.4 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ....................................................................................................................................... 89

6.5 КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ..................................................................................................... 92

6.6 ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНАЯ РАБОТА............................................................................................................ 94

6.7 ОТПРАВКА ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................................................. 95

ГЛАВА 7 ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ................................................................................................................ 96

7.1 НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ...................................................................................................................................................... 96

7.2 ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ..................................................................................................................................................... 103

7.3 ХРАНЕНИЕ ДЕЛ.................................................................................................................................................................. 107

ГЛАВА 8 ОБРАБОТКА ДЕЛ ДЛЯ ПОСЛЕДУЮЩЕГО ХРАНЕНИЯ.............................................................................. 108

8.1 ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.............................................................................................................. 109

8.3 ОФОРМЛЕНИЕ ОБЛОЖКИ ДЕЛ.................................................................................................................................... 115

8.4 СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСЕЙ................................................................................................................................................ 116

8.5 СДАЧА ДЕЛ В ВЕДОМСТВЕННЫЙ АРХИВ.............................................................................................................. 119

ГЛАВА 9 ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С КАДРОВЫМИ ДОКУМЕНТАМИ................................................................... 120

ГЛАВА 10 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ И РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН.............................................................................................................................................................................................................. 136

10.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЁМА.............................................................................................................................................. 136

10.2 РАБОТА С ПИСЬМЕННЫМИ ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН............................................................................. 138

ГЛАВА 11 ПОДГОТОВКА И ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.................................................................................... 145

11.1 ПОДГОТОВКА СОВЕЩАНИЙ...................................................................................................................................... 145

11.2 ОБСЛУЖИВАНИЕ СОВЕЩАНИЙ.............................................................................................................................. 152

11.3 ПРОТОКОЛ......................................................................................................................................................................... 153

СПИСОК РЕКОМЕНДУЕМЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ.................................................................................. 157

ПРИЛОЖЕНИЯ............................................................................................................................................................................... 160

ВВЕДЕНИЕ

Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни прихо­дится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.

Делопроизводство - это специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обра­боткой и хранением. От того, насколько правильно будет составлен и оформлен документ, организована работа с ним во многом зависит сво­евременность и правильность принятия управленческого решения.

Слово "дело - производство " появилось несколько веков назад и означало "дело производить" (делать дело) т.е. решать вопрос. В про­цессе решения любого вопроса возникают документы, закрепляющие достигнутую договорённость, принятое решение.

Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или выс­шее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими ак­тами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеюще­го дело с документами. Эти акты рассматриваются в первой главе.

Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональ­ных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении (фирме) ведут специальные подразделения (службы делопроизводства), а в неболь­ших организациях и фирмах – секретари-референты (секретари). Орга­низация работы службы делопроизводства выделена в отдельный раз­дел книги.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано законами, например, создание Устава, заключение договоров, ведение бухгалтерских документов, кадровых, первичных учётных, распоряди­тельных и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организа­ции или фирмы зафиксирована.

Требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в главе 3 и 4. Главы написаны на основе нового стандарта - ГОСТ Р 6.30-97, введённого в действие с 1 июля 1998 года.

Документы многообразны и каждый вид документа - приказ, прото­кол, устав, справка, письмо и др. имеет свои особенности и свои прави­ла работы с ними. Вот почему составление и оформление наиболее ча­сто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов выделено в специальную главу. Кроме того одна из глав книги посвящена специфике работы с кадровыми документами. В ней учтены только что введённые Госком­статом новые унифицированные формы первичной учётной кадровой документации (приказов о приёме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся новые формы личных карточек (форма № Т-2 и № Т-4).

В книге показано, насколько важно оперативно работать с докумен­тами: вовремя зарегистрировать, передать руководству на рассмотре­ние, получить чёткую резолюцию, передать без задержки исполнителю, организовать контроль, подобрать необходимую информацию и т.д. Все эти на первый взгляд простые действия в современных условиях ры­ночных отношений и конкурентной борьбы могут стать определяющими при получении выгодных заказов, налаживании деловых отношений с другими организациями и т.д.