Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения (стр. 3 из 3)
Вопросы конфиденциального документооборота в фирме несомненно играют важную роль в достижении ею экономических успехов. В данной статье даны некоторые рекомендации, позволяющие упорядочить работу в фирме с конфиденциальными документами.
Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы:
· открытую;
· с ограниченным доступом.
В свою очередь информация с ограниченным доступом (Рис.1.) может быть:
· государственной тайной;
· конфиденциальной информацией.
А, следовательно, и документы, содержащие ту или иную информацию подразделяются на секретные и конфиденциальные. Причем, секретные документы могут быть с грифом "Секретно", "Совершенно секретно", "Особой важности". Конфиденциальные документы соответственно с грифами "Коммерческая тайна", "Банковская тайна" и т.д. В настоящее время видов конфиденциальной информации (а, следовательно, и возможных грифованных документов) насчитывается более 30. Что в целом не создает благоприятной атмосферы в смысле обеспечения их безопасности. По этой причине количество видов конфиденциальной информации в перспективе, надо полагать, уменьшится. Каждый вид конфиденциальных документов имеет реквизиты.
По своей природе (Рис. 2.) конфиденциальные документы бывают:
- нормативно-методические (НМД);
- руководящие (РД);
- распорядительные (РПД);
- информационно-справочные (ИСД);
- организационные (ОД);
- финансово-бухгалтерские (ФБД);
- кадровые (по личному составу) КД.
Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу, например: коммерческая тайна (или сокращенно КТ). Дополняется гриф с номером экземпляра.
Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы, либо в общем делопроизводстве, специально назначенным должностным лицом, ответственным за конфиденциальные документы. Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение конфиденциальных документов в общем делопроизводстве. Но обязательно они должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.
В зависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на:
· входящие;
· исходящие;
·внутренние.
Прием входящих конфиденциальных документов (рис. 3) осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства.
При этом проверяется:
· количество листов;
· количество экземпляров;
· наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).
В случае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов - составляется акт в 2-х экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.
Регистрация конфиденциальных документов производится в журналах регистрации (рис. 4), либо на карточках.
На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается:
· наименование;
· регистрационный номер;
· дата поступления.
После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции.
С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов (рис. 4).
По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. После чего документ сотрудником конфиденциального делопроизводства подшивается в дело.
Решение о дальнейшем использовании конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью. В зависимости от этого конфиденциальные документы могут:
· использоваться в дальнейшем;
· передаваться в архив на хранение;
· уничтожаться.
Все эти действия должны выполняться с соблюдением требований к конфиденциальным документам.
Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следующие этапы (рис. 5):
- разработка проекта документа;
- согласование документа;
- подписание документа;
- регистрация документа;
- отправка документа.
Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа, он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанных руководителем списков с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами показан на рис. 6.
Выдача и возврат конфиденциальных документов должны своевременно отражаться в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов (рис. 7).
При получении конфиденциального документа сотрудник должен сверить номер полученного документа с его номером в журнале, проверить количество листов и расписаться за полученный документ. При возврате конфиденциального документа сотрудник конфиденциального делопроизводства должен сверить номер этого документа с номером в журнале, проверить количество листов документа и в присутствии сотрудника, возвращающего документ поставить в журнале (в соответствующей графе) свою подпись и дату возврата документа.
Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы.
По окончании каждого года руководителем фирмы создается комиссия, которая должна:
· проверить наличие конфиденциальных документов;
· определить конфиденциальные документы для архивного хранения;
· определить конфиденциальные документы, подлежащие уничтожению.
Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц. На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению комиссией, составляет акт. Акт утверждается руководителем фирмы.
В случае утери конфиденциального документа руководителем фирмы создается комиссия, которая проводит расследование по факту утраты данного документа. По результатам работы комиссии руководителем фирмы принимается решение о привлечении к ответственности лиц виновных в утрате конфиденциального документа.
Таким образом, представленный в статье материал в очень сокращенном виде дает некоторые рекомендации по организации конфиденциального делопроизводства в фирме, что несомненно поможет сотрудникам службы безопасности в обеспечении безопасности конфиденциальной информации в целом в фирме.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.
В данной работе, по моему мнению, написано самое основное, о документах с грифом ограничения доступа.
Источники информации:
Сайты: , http://www.top-personal.ru,
Книги: М. В. Кирсанова, С. П. Кобук, Ю. М. Аксёнов «Делопроизводство в органах власти и местного самоуправления»; Л. А. Румынова «Документационное обеспечение управления».
ПРИЛОЖЕНИЕ.
Рис.1. Виды информации и документов
Рис.2. Виды конфиденциальных документов
Рис. 3. Порядок работы с входящими конфиденциальными документами
Рис. 4. Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов
Рис. 5. Порядок работы с конфиденциальными исходящими документами
Рис. 6. Порядок работы с конфиденциальными внутренними документами
Рис.7. Журнал учета выдачи конфиденциальных документов