15. Правила переписки с зарубежными партнерами.
Оформление писем, посылаемых внутри России, отличается от оформления международных писем. Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать нижеследующие реквизиты: Сведения об отправителе; Ссылки на индексы отправителя; Дата письма(Однозначное понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например: 17 September 2001 (17 сентября 2000)); Адресат.
Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:наименование адресата (указание семейного положения или титула лица);имя (имена), фамилия, приставка к имени;занятие, функция, по адресу (через);пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку;название территории или провинции и/или название страны.Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:название организации;указание на род деятельности или изделия;название отдела или подразделения организации;
пункт доставки;почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;название территории или провинции и/или название страны.Вступительное обращение в деловых письмах используются следующие обращения:«Уважаемые господа» (DearSirs, Gentlemen (в США)); «Уважаемый господин» — к мужчине,«Уважаемая госпожа» — к женщине, если неизвестно ее имя и т.д.Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О приостановлении поставок».Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т.д.В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения: С уважением, Искренне Ваш и т.д.В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Специальная отметка о копиях письма проставляется у нижнего поля документа. Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий». За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания – постскриптум.
16. Организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.
КТ — научно-техническая, коммерческая, организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению.Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобретения, идеи и т.п.Основами ГК РФ введена защита технической, организационной и коммерческой информации, составляющей секреты производства («ноу-хау»). При этом установлен один общий признак — «коммерческая ценность», т.е. способность быть объектом рыночного оборота. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: определение сведений, составляющих КТ предприятия; обеспечение порядка их защиты.
Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению коммерческой тайны. Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:не разглашать сведения, составляющие КТ; соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечня сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом.
17. Сведения, не относящиеся к коммерческой тайне (к.т.).
К.Т. – научно-техническая коммерческая организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.
Сведения, которые не могут являться к.т.:
Учредительные документы
Устав
Документы, дающие право заниматься предпринимательской деятельностью
Сведения по установленным формам отчетности
Документы о платежеспособности орг-ции
Сведения о численности и з/п
Сведения о загрязнении окружающей среды
Сведения о реализации продукции, причиняющие вред здоровью
Не соблюдение антимонопольного законодательства
Сведения об участии должностных лиц в коммерческих предприятиях
18. Защита документов, содержащих коммерческую тайну(К.Т.).
К.Т. – научно-техническая коммерческая орг-ция или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, кот. обладает реальной или потенциальной экономической ценностью.
Обеспечение защиты конфиденциальности информации включает в себя:
Разработка инструкции по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к К.Т.
Ограничение доступа к носителям информации, содержащих К.Т.
Ведение делопроизводства, обеспечивающее сохранность документа содержащего К.Т.
Использование организационных, технических и иных средств защиты К.Т.
Осуществление контроля над соблюдением, установленного режима охраны К.Т.
19. Оформление организационной деятельности.
Устав организации – является учредительным документом, устанавливающий правовой статус юр. лица, необходимым согласно заявке для его гос. регистрации.
Содержит: эмблему организации; полное наименование организации; справочные данные организации; гриф утверждения документа; текст устава (общие положения, организационная структура в графической форме); регламент организации, материальная база, отчетная комиссия; порядок ликвидации организации.
Положение о персонале предприятия – документ, регламентирующий организацию работы предприятия в целом и её отдельных структурных подразделений.
Штатное расписание – документ, которым определятся структура организации и численность должностей в каждом структурном подразделении и организации в целом.
Должностная инструкция составляется на каждую должность, где прописываются требования к работнику, занимающего каждую должность.
Структура канцелярии: НАРИСОВАТЬ СХЕМУ
1.руководитель;2. Начальник канцелярии;3. Секретарь-референт;4. Бюро приема и отправки корреспонденции; 5. Учет, распределение и контроль выполнения документов;6. Машинописное бюро;7.Архив.
20. Характеристика информации - объем информации, который характеризует полноту информации о каком-либо объекте. Есть 3 уровня: *информационная избыточность; *субминимальный уровень;* недостаточность информации. Достоверность информации - отношение набора верной информации к общему объему (в %). Ценность информации – характеризует информацию, как материальную и интеллектуальную продукцию имеющую потребительскую стоимость. Насыщенность информации – характеризуется соотношением профессиональной и фоновой информации в каком-либо тексте документа или сообщения. Уровни: высоки уровень –100%; нормальный »70 %;низкий – 50 %.
12. Перечень документов и схема прохождения входящей документации. Журнал регистрации входящей документации.
Схема прохождения входящей документации.
1→13 1 – прием почты, проверка и правильность адресования
↓ 2 – вскрытие конвертов, проверка вложений
2 3 – предварительное рассмотрение, сортировка и разметка
↓ 4 – расстановка отметки (штампа) о поступлении
14←3 5 – регистрация (журнал, картотека)
↓ ↓ 6 – передача документов руководителям
↓ 4 7 – рассмотрение документов руководителем (резолюция)
↓ ↓ 8 – внесение ведений за резолюцию в журнал
↓ 5─ ↓ 9 – передача документов исполнителю
↓ ↓ ↓ 10 – контроль исполнения документа
15 6 ↓ 11 – подшивка документов в дело
↓ ↓ ↓ 12 – передача документов зам. директору
↓ 7 ↓ 13 – передача писем с пометкой лично
↓ ↓ ↓ 14 – передача нерегистрируемой документации
↓ 8←↓ 15 – передача документов в структурные подразделения
↓ ↓
↓→ 9
↓
10
↓
11
Журнал регистрации входящей документации в канцелярии.
| 1 | 2 | 3 | 4 | Количество 5 6 | 7 |
1 – входящий номер канцелярии
2 – дата отправки документа
3 – корреспондент
4 – краткое описание документа (о чем)
5 – количество листов основного документа
6 – количество листов приложения
7 – кому направлен документ
Прием поступающей корреспонденции в учреждении осуществляется централизованно в экспедиции (одно из подразделений канцелярии) или секретарем. Конверты вскрываются (кроме тех, на которых стоит пометка "лично"). Конверты уничтожаются, кроме тех случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя. Вся поступающая документация сортируется на регистрируемую и не регистрируемую.