Смекни!
smekni.com

Документационное обеспечение деятельности предприятия 2 (стр. 3 из 4)

Во вводной части акта указывается причина его составления. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия. Далее указывается состав комиссии: фамилии, инициалы председателя, членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указываются должности, фамилии и инициалы присутствующих.

Акт может иметь заголовок, например, "Акт о недостаче ТИП" или "Акт приема-передачи документов с грифом Конфиденциально".

В основной части документа излагаются цели, задачи, существо и срок проведенной работы, ее результаты. Текст акта может делиться на пункты, подпункты или иметь табличную форму. После текста и отметки о приложении при необходимости указывают сведения о количестве экземпляров акта, о месте их нахождения или адресатах, которым они отправлены.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем и заверение печатью предприятия. Особое мнение члена комиссии следует


оформлять на отдельном листе и прилагать к акту. Реквизиты акта: наименование вида документа, дата, индекс, место составления, должности, инициалы, фамилии, заголовок, текст, перечень приложений к акту, подписи.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятия решения на собраниях, совещаниях, конференциях. Протокол ведется во время заседания секретарем или специально назначенным лицом, которое может вникнуть, разобраться в существе рассматриваемого вопроса. По полноте освещения бывают полные и краткие.

Формуляр протокола составляется на бланке предприятия или на чистом листе бумаги, на котором указывают наименование предприятия или структурного подразделения, дату, номер, место заседания, заголовок, гриф утверждения (если его необходимо утвердить), председателя, секретаря, перечень присутствующих, приглашенных, повестку дня, текст и подписи.

В протоколе проставляется дата заседания, а не окончательного оформления. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается через тире дату начала и окончания заседания. Номер протокола является порядковым номером заседаний с начала года. В заголовке указывают вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в дательном падеже.

Протокол состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной указывается: председатель, секретарь, присутствовали, приглашенные, повестка дня.

Словом «председатель» начинают протокол, указывают его фамилию и инициалы, аналогично по секретарю. Присутствующих и приглашенных указывают с наименованием должностей и предприятий, которые они представляют. Если протокол при принятии требует определенного кворума, то в разделе "присутствовали" указывается, сколько человек должно присутствовать.

Краткий протокол - кратко протоколируются оперативные совещания. Краткий протокол

содержит фамилии и инициалы докладчиков, тему. Реквизиты: председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных, рассматриваемых решений, принятых решений.

Выписка из протокола - это копия части документа, которая выдается на руки и служит подтверждением определенных фактов, которые могут быть использованы в качестве юридического документа. В выписке приводят название предприятия, дату, номер протокола, место издания. Указывают председателя, секретаря, присутствующих, приглашенных, рассматриваемый вопрос и что по нему постановили. Указывают подписи секретаря и председателя, делают только расшифровку. Правильность выписки удостоверяют подписью секретаря, затем ставят дату и печать.


6. Документы по личному составу

Трудовые правоотношения работодателя (предприятия) с работником регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации. На основании статей Кодекса на предприятии должен быть установлен порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется

документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:

• Трудовые договоры, заключенные предприятием с работником;

• Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудников);

• Трудовые книжки;

• Личные карточки формы Т-2;

• Личные дела;

• Лицевые счета по заработной плате;

• Пенсионные;

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.

При работе с документами по личному составу следует учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) по закону отнесены к категории конфиденциальной информации.

Прием на постоянную работу сопровождается составлением документов по следующей схеме:

Резюме
Анкета
Трудовой договор с сотрудником
Приказ о приеме
Запись в трудовойкнижке Запись в личнойкарточке ф. Т-2 иличном деле Лицевой счет по заработнойплате

Увольнение проводится по следующей схеме:

Заявление работника об увольнении
Приказ об увольнении
Запись втрудовой книжке

Запись в личной

карточке ф. Т-2 и

личном деле

Лицевой счет

по заработной

плате

При переводе работника на другую должность в рамках предприятия порядок оформления документов осуществляется по следующей схеме:

Приказ о переводе на
другую должность

Запись в

трудовой

книжке

Запись в личнойкарточке ф. Т-2 иличном деле Запись на лицевом счете по заработной плате

Описание документов по личному составу:

Приказы по личному составу - по ним оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Содержание приказа о приеме на работу должно соответствовать условиям заключенного трудового договора.

Оформляются приказы по личному составу на бланке типовой межотраслевой формы № Т-1 формата А4. Приказ составляется в одном экземпляре, визируется юрисконсультом, другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом предприятия, и подписывается руководителем предприятия. Отметка об ознакомлении с приказом проставляется самим работником и содержит подпись работника и дату ознакомления. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под подписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.

Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы Т-8. В графе "основание" указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, докладная или объяснительная записка) или статья ТК РФ, соответствующая причине увольнения.

При отсутствии типовых бланков приказы о приеме и увольнении могут быть составлены на обычном листе бумаги.

По письменному заявлению работника предприятие обязано не позднее трех дней со дня подачи заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказов по личному составу, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате, периоде работы на данном предприятии). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно (статья 62 ТК РФ).

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса "л/с". Приказы по личному составу хранятся 75 лет (статья 6 б "Перечня документов с указанием сроков хранения").


В процессе деятельности предприятия могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрении, взыскании, командировке, дежурстве, обучении, отпусках и т.д., срок хранения которых не превышает 5 лет. Такие приказы имеют индекс (№1 к, №2 к...) и формируются в отдельное дело.

Резюме - в настоящее время является распространенным документом при приеме на работу. Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке. В графе "Дополнительные сведения" может быть указана любая информация: знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности, интересы претендента и т.д. При необходимости резюме дополняют пунктами: цель (какую работу претендент хотел бы получить) и устраивающий его размер заработной платы.

Резюме лиц, не принятых на работу, хранится 1 год (статья 341 "Перечня документов с указанием сроков хранения"). Резюме работающих сотрудников хранятся в их личных делах или в отдельной папке и располагаются там по алфавиту фамилий.

Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо ТМЦ, денег, документов. В расписке содержаться обязательства, которые указывают с указанием срока возврата. Реквизиты расписки: наименование вида документа, текст, подпись лица, давшего расписку. Текст расписки включает в себя должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо, паспортные данные, перечень получаемого с указанием количества и стоимости и в скобках прописью с большой буквы, срок возврата. Иногда делается оговорка: "составлена в присутствии свидетелей". Свидетели своими подписями заверяют расписку. Свободные места между подписью и текстом должны быть прочеркнуты.

Доверенность — это документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица-доверителя (предприятия или гражданина). Доверенность по характеру и назначению бывают двух разновидностей: