Документирование управленческой деятельности 3 (стр. 1 из 11)

Саратовский Государственный Технический Университет

Институт Бизнеса и Делового Администрирования

Кафедра ММЛ

Контрольная работа по дисциплине:

«Делопроизводство»

По теме: «Документирование управленческой деятельности».

Выполнила: студентка 4-го курса

заочного отделения

группы МНЖ 41 «а»

М.И. Герасимова

Проверила:

О.Г. Волкова

Саратов 2008

Содержание.

Введение	-3-
1. Досье предприятия	-4-
2. Схема-макет движения документооборота	-6-
3. Основная часть:
3.1. Организационная документация	-11-
3.2. Распорядительные документы	-40-
3.3. Информационно-справочные документы	-51-
3.4. Документы по личному составу	-57-
Список использованной литературы	-69-

Введение.

В соответствии с ГОСТ 51141 – 98[1] делопроизводство (или документационное обеспечение управления) – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

В соответствии с ГСДОУ документооборот предприятия представляет собой упорядоченное движение (перемещение) документов с момента их получения (создания) до завершения их исполнения, отправки или помещения соответствующих документов в дела. Обычно порядок движения (перемещения) документов предприятия регламентируется:

· Схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов;

· Инструкцией по делопроизводству;

· Табелем унифицированных форм документов;

· Положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работникам предприятия, допущенным к работе с теми или иными документами.

Традиционно документооборот предприятия принято рассматривать как совокупность трех основных документационных потоков – их образуют соответственно входящие, исходящие и внутренние документы.

Входящие документы – это документы, поступающие на предприятие из-за его пределов (от других предприятий, организаций и учреждений, с которыми предприятие поддерживает деловые контакты посредством документов).

Исходящие документы – это, напротив, те документы, которые предприятие направляет другим предприятиям, организациям и учреждениям.

Внутренние документы – это документы, циркулирующие исключительно внутри предприятия (между его структурными подразделениями и должностными лицами) и соответственно предназначенные для документирования внутренней деятельности предприятия.

1. Досье предприятия.

Род деятельности: ООО «ГЕЛИОС» аудит, оценка, постановка бухгалтерского учета.

Полное наименование предприятия: Общество с Ограниченной Ответственностью «ГЕЛИОС»

Юридический и фактический адрес: г. Энгельс, пл. Свободы, д.3 «а».

Организация зарегистрирована Межрайонной инспекцией МНС РФ №7 по Саратовской области.

Учредители предприятия: физические лица.

Основными правоустанавливающими документами являются:

· Решение учредителей о создании Общества с Ограниченной Ответственностью;

· Устав Общества с Ограниченной Ответственностью;

· Документальное оформление заявления о политике и целях в области качества;

· Руководство по качеству;

· Документированные процедуры, требуемые международным стандартом ИСО 9001-2000;

· лицензия на осуществление аудиторской деятельности Министерства финансов РФ № 000009 от 10 апреля 2007 г.;

· лицензия на осуществление оценочной деятельности Министерства имущественных отношений РФ № 007307 от 15.09.2003 г;

Общие характеристики оказываемых услуг:

· «Гелиос» — компания, имеющая в своем распоряжении высокопрофессиональных специалистов и обладающая соответствующими внедренными методиками, опытом и пониманием работы налоговой системы на практике, располагает возможностями действовать с высокой эффективностью в таких ключевых областях, как налогообложение, налоговое планирование, урегулирование споров с налоговыми органами, защита интересов предприятия в Арбитражном суде;

· Профессиональная оценка имущества, подтвержденная независимым аудитором, так как не всегда оценщик может учесть в полной мере, факторы, влияющие на определение рыночной стоимости имущества, а особенно их достоверность. А аудитор «взвешивает» на точность данные, которыми пользуется оценщик. Таким образом, проводя оценку в «Деловом Аудите» можно быть уверенным в достоверности данных, на основании которых определялась рыночная стоимость имущества;

· собственная база для производства любых оценочных и аудиторских работ в виде офисного помещения.

В условиях рыночной экономики финансовые показатели являются результативным итогом работы АО ’’Мастер ТВ’’, отражающим все направления ее деятельности и в первую очередь уровень качества выпускаемой техники.

Цель деятельности предприятия:

Предложить клиенту оказание качественных услуг связанных с деятельностью организации.

Аудит предприятий, если клиент хочет быть уверен:

· в разумной сумме оплаченных налогов;

· в профессионализме бухгалтерии;

· в обеспечении сохранности имущества;

· в достоверности показателей финансовой отчетности;

· в адекватной оценке бухгалтерской отчетности согласно МСФО.

Оценка всех видов имущества, если клиенту нужно:

· определить залоговую или страховую стоимость имущества;

· определить стоимость вклада в уставный капитал;

· определить стоимость предприятия в случае его покупки или продажи;

· определить стоимость ценных бумаг предприятия, паев, долей;

· привести размер уставного капитала к реальной величине;

· оптимизировать налогооблагаемую базу;

· оценить сумму ущерба

2.Схема-макет движения документооборота

Анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата и рационализируя документооборот, стремятся к сокращению инстанций, проходимых документов (например, при согласовании), и организации прямоточности движения документов, исключая повторные инстанции на его пути и повторные операции при обработке.

Все документы в организации представлены двумя большими группами:

· получаемые извне, от других организаций (входящие документы);

· созданные в самой организации.

2.1. Входящие документы

Входящие документы можно классифицировать по видам:

· распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения, указания);

· информационно-справочные (акты, справки, докладные записки, письма и т.д.);

· учетно-отчетные и др.

Кроме того все входящие документы по характеру содержания можно разделить на инициативные (которые в свою очередь делятся на требующие ответа или исполнения или присланные для сведения) и ответные, т.е. документы, полученные в ответ на запрос вашей организации.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

- прием входящих документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка;

- предварительное рассмотрение и распределение;

- регистрация;

- рассмотрение документов руководством;

- исполнение резолюций;

- отправка ответных документов.

1. Движения входящего документопотока

1. Входящий документ поступает на предприятие в специальный отдел, где его регистрируют сотрудники ДОУ.

2. После регистрации сотрудники ДОУ отправляют документ директору предприятия на резолюцию.

3. После резолюции документ возвращается в отдел, сотрудники ДОУ заносят резолюцию в журнал регистрации входящих документов.

4. После занесения в журнал регистрации, документ отправляется на рассмотрение руководителю структурного подразделения.

5. Руководитель передает документ непосредственному исполнителю структурного подразделения.

6. После чего исполнитель передает документ начальнику структурного подразделения об отметке, о его выполнении.

7. Завершающим этапом документ поступает в архив предприятия

2.2. Исходящие документы.

К числу исходящих документов относятся, главным образом, ответственные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:

- составление проекта документа, его распечатка;

- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;

- подписание (утверждение) документа;

- регистрация и отправка документа.

2. Движения исходящего документопотока

1. Директор издает распоряжение о подготовке исходящего документа.

2. Начальник структурного подразделения принимает распоряжение директора и передает задание исполнителю структурного подразделения подготовить документ.

3. Исполнитель структурного подразделения составляет документ и отдает начальнику структурного подразделения на визирование.

4. Начальник структурного подразделения при необходимости корректирует документ, проставляет визу и отправляет в специальный отдел (канцелярия).

5. Специальный отдел (канцелярия) передает документ директору предприятия на подпись.

6. После подписания у директора предприятия, документ возвращается канцелярию, где он регистрируется, если адресатов много, то он тиражируется и ему присваивается номер.