Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.
Штатное расписание подготавливается по унифицированной форме № Т-3.
Должностная инструкция – организационно-правовой документ, устанавливающий для работника конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью.
Она является эффективным средством управления персонала. Она выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Должностная инструкция позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника службы.
На основании должностной инструкции составляется трудовой договор с работником. Трудовой договор и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций (споров) между руководством организации и сотрудников, работодателем и сотрудником.
Разработка должностной инструкции вменяется в обязанность руководителя подразделений и отдела управлений персоналом, согласовывается с юрисконсультом и затем утверждается руководителем организации. Все наиболее существенные изменения вносятся в должностную инструкцию приказом руководителя организации.
1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
2 На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3 Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом директора
4 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
4.1 Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.
4.2 Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.
4.3 Структуру предприятия и его подразделений.
4.4 Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
4.5 Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.
4.7 Основы организации труда.
4.8 Правила эксплуатации вычислительной техники
4.9 Законодательство о труде.
4.10 Правила внутреннего трудового распорядка.
4.11 Правила и нормы охраны труда.
5 Работник должен быть снабжен:
5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.
5.3. Настоящей должностной инструкцией.
6 На время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
1.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции поступившей в организацию из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
1.2. Обеспечивает контроль над передачей указанных документов, руководству и исполнителям.
1.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра, остальную - исполнителям.
1.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства.
1.5. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
1.6. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
1.7. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив организации.
1.8. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях организации.
1.9. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, представляет:
2.1. Зарегистрированные документы, указанные в п. 1, - заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения).
2.2. Получаемые документы с резолюцией руководства - в бюро контроля и исполнителям.
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
1 Вносить на рассмотрение директора предприятия и заведующего канцелярией предложения (начальника отдела документационного обеспечения) по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
2 Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
3 Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4 Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей и прав, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
1 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
1.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
1.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
1.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
2 Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию несет персональную ответственность за:
2.1. Состояние учета и регистрации документов, указанных в п. 1 раздела II настоящей должностной инструкции.
2.2. Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию.
Учебник «Делопроизводство» год издания – 2003 М.И. Баскаков