Как определяет Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 51141-98, «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 г. № 28 и введенный в действие с 01.01.1999 г., ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (или документационное обеспечение управления) - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (запись информации на различных носителях по установленным правилам) и организацию работы с официальными документами.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности организации любой организационно-правовой формы и формы собственности, а также индивидуального предпринимателя.
Кадровая документация имеет свои особенности, поскольку она связана не только с деятельностью организации, индивидуального предпринимателя, но и со многими факторами деятельности общества в целом. Документы, оформленные специалистами кадровой службы, чрезвычайно важны для каждого конкретного работника. Они содержат сведения о страховом (трудовом) стаже, учитываемом: при определении размера пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, назначаемого застрахованным лицам в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2006 г. № 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию»; при решении вопроса о наличии или отсутствии права на назначение пенсии (например, права на досрочное назначение пенсии по старости лицам, осуществлявшим лечебную и иную деятельность по охране здоровья населения, предусмотренного п. 11 ст. 28 Федерального закона от 17.12.2001 г. № 173-ФЗ «О прудовых пенсиях в Российской Федерации»); при реализации иных прав,предоставленных гражданам действующим законодательством ((например, права быть удостоенным почетного звания «Ветеран труда (Новосибирской области», условия и порядок присвоения которого определяются Законом Новосибирской области от 25.07.2003 г. № 127-03 «О (ветеранах труда Новосибирской области»).
Несомненно, что прежде всего, заинтересованными в правильном оформлении кадровых документов должны быть руководители организаций и работодатели - индивидуальные предприниматели, поскольку (именно они несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов. Деятельность работодателей в настоящее время вызывает пристальное внимание со стороны органов государственного надзора и контроля за соблюдением трудового законодательства, в первую очередь, федеральной инспекции труда, которой при осуществлении надзорно-контрольной деятельности даны большие полномочия (в частности, право на составление протоколов и рассмотрение дел об административных правонарушениях в пределах полномочий, право подготавливать и направлять в правоохранительные органы и в суд другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ - ст. 357 Трудового кодекса РФ). Неправильное оформление приказа (например, приказа о прекращении трудового договора (увольнении)) может повлечь за собой обращение уволенного работника в суд с иском о восстановлении на работе или об изменении формулировки причины и основания увольнения, возмещении материального ущерба и морального вреда. Обязанность работодателя возместить работнику материальный ущерб (неполученный заработок), причиненный в результате незаконного лишения его возможности трудиться, и моральный вред предусмотрена ст. 234, 237 Трудового кодекса РФ.
Кадровая служба в организации подчинена, как правило, руководителю организации либо его заместителю по кадровым вопросам. Крупные организации имеют в своем составе управления, отделы, бюро кадров. В небольших организациях функции этой службы выполняет один работник - инспектор по кадрам, менеджер по персоналу, секретарь-референт или даже, что сейчас не редкость, бухгалтер. Работодатели - индивидуальные предприниматели поручают ведение кадровой документации одному из работников или ведут ее лично.
Основная задача кадровой службы - организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой работодателем и направленной на укомплектование трудового коллектива специалистами высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственности за порученное дело.
Независимо от количества работников, выполняющих функции кадровой службы, она предназначена для выполнения не только технических операций по документированию трудовых отношений, но и творческих функций по отбору необходимых кадров для работы у данного работодателя. Именно поэтому для работы в кадровой службе необходимо подбирать не только лиц, грамотно владеющих русским языком и имеющих соответствующее образование, но и людей, обладающих высокими моральными качествами, ответственностью, достаточным тактом, умеющих найти индивидуальный подход к каждому человеку.
При оформлении документов и работе с ними необходимо руководствоваться рядом законодательных и подзаконных нормативно-правовых актов, действующих на всей территории Российской Федерации, предусматривающих порядок составления и оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства.
Наиболее значимыми федеральными законами являются: Трудовой кодекс Российской Федерации, предусматривающий, в частности:
■ обязанность работодателя заключать с работником письменный трудовой договор (ст. 67 Трудового кодекса РФ, далее - ТК РФ);
■ вести трудовые книжки на работников (ст. 66 ТК РФ);
■ издавать различные приказы или распоряжения (например, приказ (распоряжение) о приеме на работу - ст. 68 ТК РФ, приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора- ст. 84.1 ТК РФ);
■ составлять и утверждать график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
■ выдавать работнику копии документов, связанных с работой (приказов, выписок из трудовой книжки), справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя (ст. 62 ТК РФ) и др.
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации». Документ регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации (т.е. сведений (сообщений, данных) независимо от формы их представления); применении информационных технологий; обеспечении защиты информации.
В названном Законе даны такие определения, как:
информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов;
конфиденциальность информации - обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;
электронное сообщение - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети;
документированная информация - зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель и др.
Статьей 11 указанного Закона предусмотрено: «Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленныеиными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти. Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе, определены Федеральным законом от 10.01.2002 г. N° 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007 г. №258-ФЗ).
Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (вступивший в силу с 26.01.2007 г.). Этот закон регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных, осуществляемой федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, иными государственными органами, органами местного самоуправления, не входящими в систему органов местного самоуправления муниципальными органами, юридическими лицами, физическими лицами с использованием средств автоматизации или без использования таких средств, если обработка персональных данных без использования таких средств соответствует характеру действий (операций), совершаемых с персональными данными с использованием средств автоматизации.
В соответствии со ст. 3 Закона, под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация. Эта же статья дает понятия «обработка персональных данных», «распространение персональных данных», «информационная система персональных данных», «конфиденциальность персональных данных» и др.