позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных
носителей.
Электронный офис предполагает организацию работы групп пользователей над
совместным решением сложных распределенных задач в электронных компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники. Сегодня существует большое число концепций построения электронного офиса, в частности фирм Microsoft, Borland, Lotus. Все чаще обращаются к понятию “workflow”– стратегии обеспечения управления прикладными программами, необходимыми для прохождения потока работ в электронном офисе.
Использование сетей и средств электронной почты позволяет мгновенно
пересылать документы из одного подразделения в другое без временных задержек
на передачу бумажного документа. Упрощает хранение, контроль, поиск,
архивирование, включая ведение долговременного архива документов. Здесь есть
два существенных препятствия: внешнееи внутреннее.
Последнее зачастую связано с привычками и другими простыми человеческими
особенностями и слабостями. Решение этой проблемы зачастую упирается в имидж фирмы.
Внешний срез проблемы упирается в большое число документов, предлагаемых в
бумажном виде. Классическими примерами являются письма и факсы, периодические издания. Переход от бумажного ведения делопроизводства к электронному сдерживается из – за недостаточно развитой технологии оптического распознавания текстов (opticalcharacterrecognition- OCR). Последние
достижения в этой области послужили толчком к активному внедрению технологий электронного документооборота, в том числе и у нас в стране. Притягательность ввода текста без использования клавиатуры определяет интерес и к технологиям распознавания голоса. Совместно с технологиями архивирования, индексирования и поиска документов это создает основу построения системы управления электронным документооборотом.
| 1.1 | Системы управления электроннымдокументооборотом. |
Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:
интеграции процес повышение информированности руководства и специалистов за счет
увеличения объемов информационного хранения, централизированной обработки
информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки
отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности
отчетов;
уменьшения стоимости документационного обеспечения управления
предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному,
снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;
уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов
документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в
электронном виде;
интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;
создание качественно новой информационной базы для последующего
совершенствования процессов документационного обеспечения управления и
технологии работы с документами.
СУЭД должна соответствовать существующей информационно – организационной
структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.
СУЭД предназначена для автоматизации процессов
документационного обеспечения управления предприятием, включая:
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно –
распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);
процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм
документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);
управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация
архивного хранения документов – подсистема «Делопроизводство»).
Объектом автоматизации являются процессы:
создание документов;
подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения
организационно – распорядительных, отчетно – статистических, учетных,
плановых, информационно – справочных и других управленческих документов;
работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).
Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сети, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и
автоматизированными системами управления предприятием. Система должна
допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы[8].
СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик,
параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения
регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и
т.п.).
Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспечивающих ее
дальнейшую модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть
предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в
частности технологически простой замены серверов и устройств хранения
информации на более производительные (емкие).
Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов
на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также
полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно
уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам
хранения документов.
Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:
· оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных
документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и
OCR– распознавания (преобразование их в текстовые документы);
· оперативного и потокового ввода электронных документов из других
источников;
· передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;
· реквизитного и полнотекстового индексирования документов;
· хранения электронных документов всех видов и представлений (в том
числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и
полнотекстовых);
· адресация оригиналов документов в бумажном архиве;
· поиска и извлечения документов из электронного архива;
· вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в
электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;
· связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы
данных;
Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:
· проектирование представлений стандартных форм документов для их
последующего ввода;
· потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть
подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) –
стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).
Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:
· создание электронных документов средствами подсистемы;
· ведение версий (редакций) документов и их авторства;
· защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;
· электронное визирование документов (электронная подпись);
· связывание документов в логические группы;
· организацию потока работ с документами: задание маршрута
(регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления
работ с ними;
· допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с
установленными правами пользователей;
· протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;
· управление маршрутами движения документов;
· контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;
· передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».
Возможный состав программных инструментальных и технологических средств,
ориентированных на управление документами и документооборотом, а также
средств реализации процедур работы с документами может быть представлен
следующим образом:
· средства для ввода бумажных документов и распознавание образов;
· средства для создания электронных документов;
· средства для организации и работы с электронным архивом;
· технологические средства, ориентированные на управление
документооборотом;
· технологические средства, ориентированные на управление документами;
· инструментальные средства разработки приложений, реализующих
специфические функции и технологии работы с документами.
Программные технологические пакеты, ориентированные на управление документами
и документооборотом, должны быть открытыми для интеграции с приложениями,
реализующими специфические функции, характерные при работе с документами на
предприятии.
Инструментальные средства для разработки приложений должны быть такими, чтобы
приложения, разработанные с их помощью, интегрировались в программную среду
управления документами и документооборотом[9].
Виды систем электронного документооборота.
Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению
проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых
универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу
управления документами можно при помощи следующих основных видов программных
средств:
· средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS
Exchange);