II. Начальник канцелярии относится к категории специалистов, непосредственно подчиняется финансовому директору ЗАО «КАБО». В своей работе начальник канцелярии руководствуется: нормативными документами, регламентирующими вопросы учета и движения персонала; методическими материалами по вопросам кадров; уставом предприятия; правилами трудового распорядка; приказами и распоряжениями генерального директора предприятия.
Ведет учет личного состава предприятия и его подразделений. Участвует в разработке мероприятий по снижению текучести кадров. Оформляет документацию по кадрам. Проверяет соблюдения графиков отпусков на предприятии. Осуществляет контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации, представление установленной отчетности. Оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа, выдает справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Ведет учет предоставления отпусков работникам, осуществляет контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для назначения пенсий работникам предприятия и членам их семей, установления льгот и компенсаций; при наличии текучести кадров изучает ее причины, участвует в разработке мероприятии по снижению текучести кадров.
III. Делопроизводительп ринимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. Организует и ведет табельный учет всех отделов предприятия. Контролирует состояние табельного учета и трудовой дисциплины в подразделениях, соблюдение работниками предприятия правил внутреннего трудового распорядка. Отвечает на запросы организаций и письма граждан. Готовит приказы и поощрении на работников предприятия, которым исполняется 50-60 лет согласно существующему положению.
IV. Юрисконсульт, разрабатывает или принимает участие в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой на предприятии, оказывает правовую помощь структурным подразделениям и общественным организациям в подготовке и оформлении различного рода правовых документов, участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Проводит изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности. Контролирует своевременность представления структурными подразделениями справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензии. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов. Осуществляет информирование работников предприятия о действующем законодательстве и изменениях в нем. Консультирует работников предприятия по организационно-правовым и другим юридическим вопросам, подготавливает заключения, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно-правового характера.
2.3. Анализ основной документации делопроизводственной службы
Оформление приема. Оформление на работу производится на основании «приказа о приеме» на работу. Поступающие на предприятие предъявляют паспорт, трудовую книжку, диплом или удостоверение /справку об образовании/ и военный билет. Лица, поступающие на работу впервые и не имеющие трудовой книжки, предъявляют справку о своем последнем занятии. Начальник канцелярии, на основании заявления заполняет на принимаемого «приказ о приеме» на работу /форма Т-1/ (приложение 1) и личную карточку. Начальник канцелярии после приема на работу и отметки о прохождении инструктажей вызывает начальника цеха. Начальник цеха в «приказе о приеме» дает заключение о возможности приема, указывает должность и ее шифр, на которую может быть принято лицо, оформляющееся на работу, на какой оклад, и по какому разряду с указанием вида тарифной ставки и формы заработной платы.
Лицу, не имеющему специальности, в «приказе о приеме» на строке «профессия (должность)» указывается участок, на котором он будет работать. Затем лицо, оформляемое на работу, учитывают в отделе технического обучения и в «приказе о приеме» по строке «разряд (оклад)» проставляется размер оплаты в период освоения выбранной специальности в соответствие с действующим законодательством. На основании «Приказа о приеме» делают отметку о зачислении на работу в трудовой книжке работника.
Начальник канцелярии на основании «Приказа о приеме» делает отметки в личной карточке /форма Т-2/, направляет личную карточку Т-2 в отдел и перекладывают ее из раздела оформляемых в основную картотеку, а расчетный отдел бухгалтерии открывает на работника лицевой счет.
Личная карточка работающего. Основным документом учета личного состава является личная карточка работающего – (форма Т-2), заполняемая на каждого работника предприятия. Учет личного состав осуществляется в картотеке личных карточек. Личная карточка работающего /по форме Т-2/ (приложение 2) заполняется на основании приказа о приеме и соответствующих документов /паспорта, трудовой книжки, диплома или удостоверения и т.п./, предъявляемых поступающим при оформлении на работу на предприятие.
Все сведения, содержащиеся в личной карточке сгруппированы в четыре основных раздела:
· раздел I – общие сведения;
· раздел II – сведения о воинском учет;
· раздел III – прием на работу и перевод на другую работу;
· раздел I V – аттестация ;
· раздел V – повышение квалификации;
· раздел V I - профессиональная переподготовка;
· раздел V II - поощрения и награды;
· раздел V III - социальные льготы
· раздел I X – дополнительные требования;
· раздел X - основание увольнения.
Верхнее поле на лицевой стороне личной карточки права предназначено для особых отметок отдела кадров. Здесь для более быстрого отыскания нужных карт рекомендуется указать в виде условных обозначений некоторые сведения, не подлежащие механизированной обработке, но которые могут быть необходимы в процессе учета кадров.
Раздел I – общие сведения:
Заполнение данных по каждой строке личной карточки производится полностью, без сокращения.
Строки 1-4, 9, 11, 12 заполняются на основании паспорта работающего.
В строке 6 «Образование» пишется: «высшее», «незаконченное высшее» (указать сколько курсов закончено), «среднее специальное», «профессионально-техническое», «среднее общее», «неполное среднее». «обязательное восьмилетнее», «начальное».
Последующие графы заполняются только на специалистов с высшим, средним специальным и профессионально-техническим образованием, а также окончивших школу мастеров. На основании диплома (удостоверения) об окончании высшего, среднего специального учебного заведения и т.д., в строке указывается полное наименование соответствующего учебного заведения, факультета, № диплома (удостоверения), отделения (дневное, вечернее, заочное) и дата окончания. По строке 10 указывается специальность по образованию, полученная по окончанию высшего или среднего специальных учебных заведений. Также указывается ученая степень, если имеется: «доктор наук», «кандидат наук» (указать каких наук), «младший научный сотрудник», «старший научный сотрудник», «доцент», «профессор».
По строке 8: а) «Общий стаж работы» - дата начала трудовой деятельности – указывается условная дата начала трудовой деятельности, определенная путем сложения даты (год, месяц, число) фактического начала работы и времени перерывов (число лет, месяцев, дней), не включаемых в трудовой стаж.
б) «Непрерывный стаж» указывается дата (год, число, месяц) начала непрерывного стажа;
в) «Дающий право на надбавку за выслугу лет».
По строке 7 «Основная профессия (специальность)» указывается специальность по опыту работы для инженерно-технических работников, практиков и инженерно-технических работников с высшим и средним специальным образованием, работающим не по своей специальности. По строке «Другая профессия» указывается вторая профессия, которой владеет рабочий. Если рабочий владеет более чем одной второстепенной профессией, то указывается та, по которой квалификация наивысшая.
Раздел II - сведения о воинском учете:
Данные в этот раздел вносятся на основе военного билета или приписного.
Раздел II I - прием на работу и переводы на другую работу:
При оформлении приема на работу на основании приказа о приеме в данном разделе производится соответствующая запись:
· графа 1 – дата приема (перевода) на предприятии;
· графа 2 – структурное подразделение;
· графа 3 – профессия (должность), разряд, класс (категория), квалификация;