Подготовленные в пограничных органах документы печатаются на бланках органа безопасности с угловым штампом. Введение в обращение бланков документов осуществляется командирами (начальниками) воинских частей (организаций) по предложениям, вносимым делопроизводствами, а также должностными лицами по направлениям служебной деятельности.
Изготовление документов производится с применением компьютеров (используются текстовый редактор Word for Windows версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman размером № 14, 15, 16, для оформления табличных материалов № 12), а их печатание – на лазерных принтерах, на стандартных листах бумаги формата А4 (210Х297 мм).
Подготовка проекта документа начинается с изучения существа вопроса, подлежащего урегулированию, действующего по этому вопросу законодательства, нормативных правовых актов Пограничной службы России, собственных правовых актов и справочного материала. Документ составляется, как правило, по одному предмету регулирования, за исключением отчетов, планов и других аналогичных документов, затрагивающих большой круг взаимосвязанных вопросов.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, называемых реквизитами.
Документы составляются в официально-деловом стиле и должны отвечать следующим требованиям:
- краткость, логичность и строгая структурная последовательность изложения материала;
- четкость и однозначность формулировок;
- употребление слов только в значениях, являющихся лексической нормой литературного русского языка, устанавливаемой академическими словарями (использование разговорной лексики, жаргонизмов и т.д. допускается только при цитировании);
Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант - «снизить себестоимость»).
Не допускается использование в официальных документах слов, относящихся к разговорной лексике, например: пограничник, моряк, сухопутчик, лаборантка, а также применение образной фразеологии; в тексте документа не должно быть различного написания одних и тех же имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.п.
- использование любых специальных и узкопрофильных терминов только в необходимых случаях.
Наличие в тексте документа грамматических и стилистических ошибок недопустимо. Написание имен, фамилий, должностей, воинских званий, наименований организаций, дат, единиц измерения, географических названий в тексте должно быть точным и единообразным.
В документах должны быть исключены смысловые противоречия и повторы.
В тексте документа запрещается переносить аббревиатуры, разбивать по разным строкам номера, числа, даты, фамилии и инициалы.
Документ излагается от третьего лица единственного числа или от первого лица множественного числа, допускается также безличная форма. В текстах документов разрешается замена многократно повторяющегося развернутого понятия сокращенным обозначением (аббревиатура, сокращение, ключевое слово из названия), указываемым в скобках после его первого упоминания в полной форме.
Документы печатаются через полтора межстрочных интервала, с левой стороны листа оставляется поле не менее 20 мм, с правой – не менее 10 мм, сверху и снизу – не менее 20 мм. Номера листов проставляются в середине верхнего поля арабскими цифрами без точек. Первый лист не нумеруется. На подписываемый экземпляр (подлинник) документа реквизит «Экз. № …» не выносится.
Экземпляры документа, приложений к нему (при их наличии), следующие за подлинником, должны абсолютно точно воспроизводить текст и все реквизиты подлинника, за исключением реквизитов бланка, иметь в отличие от подлинника реквизит «Экз. № …».
Следующие за подлинником экземпляры документа заверяются исполнителем. С указанием должности, воинского звания, инициалов и фамилии, номера телефона и даты заверения в зависимости от наличия свободного места на лицевой стороне листа или же на его обороте по форме:
«Верно:
начальник ……………………… отдела
капитан (подпись заверяющего) 0.В. Иванов
тел. …………
15.10.08 г.»
Обычно документы (если они не направляются одновременно нескольким адресатам) изготавливаются в двух экземплярах: подлинник - в адрес, второй экземпляр – в подразделение-исполнитель (подразделение органа безопасности по направлению деятельности). Если же документ предназначен для представления нескольким адресатам, то все его подписываемые экземпляры, направляемые в эти адреса, оформляются как подлинники.
Датой документа является дата его подписания. Даты в документах оформляются арабскими цифрами в последовательности: день, месяц и год. В их текстах и угловых штампах бланков применяется словесно-цифровой способ оформления даты, например: «14 марта 2008 г. (года)». В остальных случаях дата обозначается цифрами, причем день и месяц показывают двумя парами арабских цифр, а год четырьмя арабскими цифрами, например: «14.03.2008»
На всех экземплярах документов на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу указываются инициалы, фамилия исполнителя и номер его служебного телефона. На экземпляре, остающемся в деле, дополнительно указываются: количество отпечатанных экземпляров, список их рассылки, с чего печатался документ (номер тетради, блокнота, отдельных листов бумаги, машинного носителя информации), фамилия печатавшего документ, дата печатания, наличие чернового материала.
3.2 Адресат и заголовок
Документ может адресоваться организации, ее структурному подразделению или должностному лицу.
В документах, направляемых в различные адреса указываются (в дательном падеже) полное наименование должности, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. При этом инициалы и фамилия адресата пишутся ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Если документ направляется должностному лицу, которое имеет звание, то, как правило, указывается и его звание. Если документ направляется нескольким адресатам, то на каждом его экземпляре-подлиннике указывается только адресат, которому он предназначен.
В документах, направляемых в учреждения, общественные организации, на предприятия указывается также их полный почтовый адрес.
Наименование адресата на бланке пишется через один межстрочный интервал в правой верхней его части, тремя межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля. Звание, инициалы и фамилия пишутся на полтора межстрочных интервала ниже наименования должности. При адресации документа лицу, не имеющему звания, инициалы ставятся перед фамилией, тогда как при адресации лицу, имеющему звание, они указываются после фамилии. Предпочтительно центрировать все строчки реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной из них.
При направлении документа в организацию наименование организации
пишется в именительном падеже.
Например:
Приволжский федеральный округ
Документ адресуется должностному лицу организации в случае, когда предполагается, что именно это должностное лицо будет рассматривать и принимать решение по вопросам, поставленным в документе. При этом наименование организации входит в наименование должности адресата. Наименование должности и фамилия пишутся в дательном падеже.
Например:
Полномочному представителю
Президента Российской Федерации
в Южном федеральном округе
инициалы, фамилия
Документ объемом более одной страницы, как правило, должен иметь заголовок, в краткой и точной форме отражающий существо вопроса, излагаемого в документе. Заголовок документа должен быть максимально лаконичным, отражать суть содержания документа и правильно ее формулировать, отвечать на вопрос «О чем (о ком)?». Например: «Об отмене...», «О состоянии...».
Реквизит «Заголовок» располагается под угловым штампом и печатается от левой границы текстового поля, строчными буквами (кроме начальной), через один межстрочный интервал. Длина строки – не более 30 печатных знаков, точка после заголовка не ставится, заголовок не подчеркивается и в кавычки не заключается. Текст отделяется от заголовка тремя межстрочными интервалами.
В документах, подготовленных в ответ на поручения, в обязательном порядке делается ссылка на номер и дату поручения, которая указывается либо вместо реквизита «Заголовок», либо в скобках непосредственно под заголовком через один межстрочный интервал от него, либо в основном тексте без скобок. Например: На N 1/1/0777 от 29 сентября 2008 г., либо на N 1/1/0777 от 29.09.08 г.
Текст документа, если он направляется должностному или частному лицу, надлежит начинать с уважительного обращения к адресату, которое печатается в центре строки.
3.3 Подпись
Документы подписывают должностные лица войск, органов и организаций Пограничной службы Российской Федерации в пределах своих полномочий по ведению переписки. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
Реквизит «Подпись» включает сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, изготовленный с использованием бланка, его личную подпись и ее расшифровку. Отделяется от текста или от предыдущего по тексту реквизита тремя межстрочными интервалами и пишется от левого поля через один межстрочный интервал. Расшифровка подписи включает в себя инициал имени и фамилию.
При подписании документов несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне (если они имеют равные должности) или одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При направлении документов в государственные органы Российской Федерации, в которых введены звания, в случаях, когда эти звания включаются в реквизит «Адресат», указывается также (строчными буквами) звание подписывающего.