Высота стеллажа не должна превышать2,2 м. стеллажи следует устанавливать на расстоянии 10-15 см от стен. Расстояние от пола до нижней полки должно быть не менее 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может быть 1-1,2м, остальных проходов не более 70-80 см.
В архивном помещении рекомендуется поддерживать постоянную температуру (в пределах 14-20 С), а относительную влажность воздуха 50-65 %.
В нерабочее время архивное помещение закрывается, опечатывается и пломбируется. Категорически запрещается выносить из помещения ключи от внутренних дверей, шкафов и столов.
В случае пропажи или гибели документов приказом руководителя организации создается комиссия по расследованию этих фактов и выявлению виновных. В состав комиссии должны включаться работники незаинтересованных организаций, милиции, пожарного надзора, жилищно-коммунальной организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации, а копия акта передается в налоговый орган. Отсутствующие документы должны быть восстановлены.
Согласно п.8 ст.99 ФЗ «О бухгалтерском учете» «первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации».
Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.
Изъятие первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, документов, свидетельствующих о финансово-хозяйственной деятельности организации и о предполагаемом совершении преступлении, производится с участием понятых и как правило в присутствии законного представителя организации.
Изъятию подлежат копии документов, которые подписываются представителем бухгалтерии и заверяются печатью организации. О производстве изъятия документов составляется акт, в котором перечисляются изъяты документы, или к акту прилагается опись с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков документов. Все изымаемые документы предъявляются понятым и представителю организации, у которой произведено изъятие, о чем делается запись в акте. Акт подписывается сотрудникам органов, производящих изъятие документов, понятыми и представителем организации, у которой произведено изъятие. Копия акта об изъятии вручается организации, у которой произведено изъятие под расписку.
В тех случаях когда имеются достаточные основания полагать что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, может производится изъятие подлинных документов. При изъятии указанных документов с них снимаются копии и отдаются организации, у которой они были изъяты.
Ответственность за утрату органами дознания, следствия, суда подлинников документов наступает в соответствии с действующим законодательством РФ.
Приложение 1
Перечень и сроки хранения типовых управленческих документов по бухгалтерскому учету и отчетности.
┌─────┬────────────────────────────────┬───────────────┬──────────────────┐
│ 351 │Бухгалтерская (финансовая) │ │(1) При отсутствии│
│ │отчетность │ │годовых - пост. │
│ │(бухгалтерские балансы, отчеты о│ │(2) При отсутствии│
│ │прибылях и убытках, отчеты о │ │годовых, │
│ │целевом использовании средств, │ │квартальных - │
│ │приложения к ним и др.): │ │пост. │
│ │а) сводная годовая │Пост. <**> │ │
│ │(консолидированная) │ │ │
│ │б)годовая │Пост. │ │
│ │в) квартальная │5 л. (1) │ │
│ │г) месячная │1 г. (2) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 352 │Бюджетная отчетность (балансы, │ │(1) При отсутствии│
│ │отчеты, справки, пояснительные │ │годовых - пост. │
│ │записки): │ │(2) При отсутствии│
│ │а) годовая │Пост. <**> │годовых, │
│ │б) квартальная │5 л. (1) │квартальных - │
│ │в) месячная │1 г. (2) │пост. │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 353 │Передаточные акты, │Пост. <**> │ │
│ │разделительные, ликвидационные │ │ │
│ │балансы; пояснительные записки к│ │ │
│ │ним │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 354 │Аналитические документы │5 л. ЭПК │ │
│ │(таблицы, доклады) к годовой │ │ │
│ │бухгалтерской (бюджетной) │ │ │
│ │отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 355 │Документы (протоколы, акты, │Пост. │ │
│ │заключения) о рассмотрении и │ │ │
│ │утверждении бухгалтерской │ │ │
│ │(бюджетной) отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 356 │Отчеты об исполнении смет: │ │(1) При отсутствии│
│ │а) сводные годовые │Пост. │годовых - пост. │
│ │б) годовые │Пост. │ │
│ │в) квартальные │5 л. (1) │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 357 │Отчеты по субсидиям, субвенциям,│ │ │
│ │полученным из бюджетов: │ │ │
│ │а) годовые │Пост. │ │
│ │б) полугодовые, квартальные │5 л. │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 358 │Бухгалтерская (финансовая) │Пост. <**> │ │
│ │отчетность по международным │ │ │
│ │стандартам финансовой отчетности│ │ │
│ │или другим стандартам │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 359 │Переписка по вопросам │5 л. │ │
│ │бухгалтерского учета, бюджетного│ │ │
│ │учета, составления и │ │ │
│ │представления бухгалтерской │ │ │
│ │(финансовой) отчетности, │ │ │
│ │бюджетной отчетности │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 360 │Документы учетной политики │5 л. │ │
│ │(рабочий план счетов, формы │ │ │
│ │первичных учетных документов и │ │ │
│ │др.) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤
│ 361 │Регистры бухгалтерского │5 л. (1) │(1) При условии │
│ │(бюджетного) учета (главная │ │проведения │
│ │книга, журналы-ордера, │ │проверки (ревизии)│
│ │мемориальные ордера, журналы │ │ │
│ │операций по счетам, оборотные │ │ │
│ │ведомости, накопительные │ │ │
│ │ведомости, разработочные │ │ │
│ │таблицы, реестры, книги │ │ │
│ │(карточки), ведомости, │ │ │
│ │инвентарные списки и др.) │ │ │
├─────┼────────────────────────────────┼───────────────┼──────────────────┤