7. Указ Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 (в ред. от 6.01.98 г.) "Об осуществлении комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов и иных обязательных платежей".
8. Письмо Банка России от 29.09.97 г. N 525 "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами", принятое в соответствии с Федеральным законом от 2.12.90 г. N 394-1 (ред. от 28.04.97 г.).
9. Письмо Минфина России "Об изменении норм возмещения командировочных расходов с учетом изменения индекса цен".
10. При проверке авансовых отчетов по оплате товаров (работ, услуг) следует руководствоваться Указаниями ЦБ РФ от 14.11.01 г. № 1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке».
Многочисленные и разнообразные операции по расчетам с подотчетными лицами находят отражение в следующих регистрах синтетического и аналитического учета и отчетности:
1. Первичные документы: Приказ об учетной политике, авансовые отчеты, журнал регистрации авансовых отчетов, приказы о направлении работников в командировку, список лиц, которым разрешено получение наличных денег из кассы, сметы представительских расходов, приказы об утверждении смет представительских расходов, заявления на выдачу денег из кассы, документы, подтверждающие произведенные расходы (товарные, кассовые чеки, накладные, счета, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц), журнал регистрации командировок.
2. Регистры синтетического и аналитического учета: Главная книга, журнал-ордер N 7, журнал-ордер N 1, кассовая книга, отчет о движении денежных средств (форма N 4).
Ответственность за ведение учета расчетов с подотчетными лицами возлагается на руководителя предприятия и главного бухгалтера.
При подготовке плана и программы аудита оценивается система внутреннего контроля экономического субъекта с точки зрения надежности, качества и степени доверия с использованием процедуры тестирования, осуществляемой на основании положений правила (стандарта) аудиторской деятельности «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита»(7).
План проверки:
1. Проверка списка подотчетных лиц, утвержденных приказом руководителя
2. Проверка аналитического учета командировочных расходов
3. Проверка правильности ведения документооборота по подотчетным суммам
4. Оценка правильности налогообложения подотчетных сумм
5. Правильность возмещения норм командировочных расходов
Основными этапами аудиторской проверки порядка выдачи и возврата подотчетных сумм являются следующие:
1. Проверка соответствия лиц, получающих наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, списку лиц, имеющих на это право, утвержденному приказом руководителя предприятия и зафиксированному в учетной политике.
На данном этапе осуществляется также проверка случаев выдачи денежных средств лицам, не являющимися работниками организации при отсутствии заключенных с ними договоров. При выявлении таких случаев будет иметь место нарушение п. 16 Письма ЦБ РФ от 01.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ».
Далее аудитор проверяет получение под отчет денежных средств работниками, не отчитавшихся по ранее полученным авансам.
В указанных целях необходимо определить наличие дебиторской задолженности по подотчетным лицам на начало проверяемого периода в журнале-ордере № 7 и Главной книге. Наличие таковой означает нарушение п. 11 Письма ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 «Порядок ведения кассовых операций в РФ», выразившееся в выдаче новых авансов лицам, не отчитавшимся за суммы, полученные ранее под отчет. Кроме того, согласно п. 6 Письма ЦБ РФ от 30.09.94 г. № 113 «переоформление ранее выданных подотчетных сумм в новый аванс может рассматриваться как сокрытие превышения лимита остатка кассы».
2.Проверка оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам по командировочным расходам.
Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденными соответствующими документами. Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополнительные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах. Следует при этом иметь в виду, что командировочные расходы, выплачиваемые сверх установленных норм, включаются в доход работников, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц. На указанные суммы суточных начисляют также страховые взносы в государственные внебюджетные фонды.
Для проверки оправдательных документов, приложенных к авансовым отчетам по командировочным расходам необходимо осуществить следующие процедуры:
- проверить наличие подтверждений о производственном характере командировки;
- проверить, осуществлялась ли выдача денежных средств на командировочные расходы только работникам организации.;
- проверить правильность составления работником авансового отчета, проведения необходимых расчетов, формирования суммарных проводок по включению расходов и заполнения соответствующих граф лицевой стороны авансового отчета. При этом необходимо обратить внимание на наличие утверждающей подписи руководителя, без которой авансовый отчет становится недействительным, а отнесение затрат на расходы организации необоснованным;
проверить наличие вызова руководителя вышестоящей (в порядке подчиненности) организации в случае командировки работника проверяемой организации в вышестоящую организацию. При отсутствии такого вызова имеет место нарушение п. 3 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.88 г. № 62 «О служебных командировках в пределах СССР»;
проверить наличие в командировочных удостоверениях отметок в местах пребывания в командировке. При отсутствии таких отметок имеет место нарушение п. 6 Инструкции Минфина № 62;
проверить правильность возмещения командировочных расходов. Для выполнения этой процедуры при командировках по территории России аудиторы могут воспользоваться данными таблицы.
3. Проверка авансовых отчетов по приобретению основных средств, материально-производственных запасов.
4.Проверка авансовых отчетов по оплате прочих расходов.
Для признания расходов представительскими необходимо наличие следующих документов:
сметы фактических расходов;
актов на каждое проведенное мероприятие;
первичных документов, подтверждающих приобретение и оплату ТМЦ, работ, услуг.
Основные нарушения – злоупотребления, хищения, ошибки, несоответствия установленному порядку в области расчетов с подотчетными лицами – могут быть классифицированы следующим образом:
Нарушения порядка выдачи подотчетных сумм
Нарушения порядка налогообложения при оформлении командировочных расходов
Нарушения при приобретении материальных ценностей, оплате работ, услуг подотчетными лицами
5. Нарушение порядка учета представительских расходов
6. Нарушение порядка ведения синтетического учета расчетов с подотчетными лицами
Все приложения к авансовым отчетам во избежание их повторного использования должны быть погашены. Проверка соблюдения порядка гашения первичных документов проводится в рамках проверки кассовых операций.
24. Аудит расчетов с персоналом по оплате труда и прочим операциям
Проверка носит комплексный характер и включает контроль соблюдения нормативно-правовых актов, касающихся трудового законодательства, правильности начисления различных видов оплат и удержаний, правильности ведения бухгалтерского учета расчетов как по физическим лицам, так и в целом по предприятию, а также начисления налогов и платежей с фонда оплаты труда (ФОТ) и выплат социального характера.
При проведении аудита расчетов по оплате труда и соблюдения трудового законодательства аудиторы руководствуются следующими нормативными и законодательными актами: Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; Гражданский кодекс Российской Федерации, чч.1 и 2; Налоговый кодекс Российской Федерации,чч.1,2; Инструкция о составе фонда заработной платы и выплат социального характера (утв. Постановлением Госкомстата России №116 от 24 ноября 2000 г. по согласованию с Минэкономразвития России, Минтрудом России и Банком России); Трудовой кодекс Российской Федерации; Положение по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99; Положение по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ10/99; План счетов бухгалтерского учета и Инструкция по его применению (Приказ МФ РФ от 31 октября 2000 г. № 94 н); Альбом унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты (утверждены Постановлением Госкомстата России от 6 апреля 2001 г. №26).
Аудиторы используют различные источники информации о предприятиях, которые условно делятся на внутренние и внешние. По оплате труда к внутренним источникам информации относят документы по начислению и выплате заработной платы работникам аудируемой организации. Внешними источниками служат нормативные документы. Источниками информации служат документы по зачислению, увольнению и переводу работников предприятия, первичные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность. В качестве первичных документов преимущественно используются унифицированные формы первичной документации. Ведение первичного учета по унифицированным формам распространяется на юридических лиц всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях народного хозяйства. Так, по учету личного состава используются: приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.№Т-1), личная карточка (ф. №Т-2), учетная карточка научного работника (ф. №Т-4), приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (ф. №Т-5), приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф. №Т-6), приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (ф.№Т-8). По учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда применяются: табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф.№Т-12), расчетно-платежная ведомость (ф.№Т-49), расчетная ведомость (ф. №Т-53), лицевой счет (ф.№Т-54). Кроме того, применяются первичные документы по учету выработки и сдельной заработной платы: наряды, рапорты, маршрутные листы и другие документы. К регистрам, которые подлежат проверке, относятся сводные ведомости распределения заработной платы (по видам, шифрам затрат и др.), регистры по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в части расчетов по исполнительным листам и депонированной заработной плате, журналы-ордера ф. №№8 и 10 (при журнально-ордерной форме учета), Главная книга, баланс (ф. №1).