Смекни!
smekni.com

Организация документооборота в ООО Круиз (стр. 2 из 4)

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Инструкции, производится на основании информации из перечисленных документов.

В пункте 8 раздела II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка «снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья».

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма № Т-1 или № Т-1a) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм.

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов.

В ООО «Круиз» личные карточки заведены на каждого работника этой фирмы. Особое значение при принятии на работу имеет знание иностранного языка, так как в процессе работы приходится общаться с иностранными гражданами, приехавшими в Россию и не знающими русского языка. Поэтому при принятии на работу в ООО «Круиз», в графе 5 «Знание иностранного языка» делается отметка об этом. Высшее образование и знание английского языка сыграли не последнюю роль при принятии на работу данного сотрудника.

Так как бухгалтер 1 категории женщина, то раздел II «Сведения о воинском учете», не заполняется.

20 сентября 2005 года Мазаловой Оксане Сергеевне повысили оклад до 7000 рублей. Поэтому в разделе III «Прием на работу и переводы на другую работу» сделали соответствующую запись. Повышение оклада произошло в результате аттестации 19 августа 2005 года. Вследствие этого в разделе IV «Аттестация» была сделана запись о соответствии работником занимаемой должности.

Мазалова Оксана Сергеевна не состоит в браке, поэтому в графе 9 поставлена запись «не замужем», а в графе 10 «Состав семьи» перечислены родные работника (отец, мать, брат).

В рассматриваемом нами случае данный работник побывал в отпуске два раза, о чем записано в разделе VIII «Отпуск».

График отпусков (форма № Т-7) применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков - сводный график. При его составлении учитываются положения действующего законодательства Российской Федерации, специфика деятельности организации и пожелания работников.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом с учетом мотивированного мнения выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации об очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

Пример заполнения графика отпусков (в сокращенном виде) представлен в приложении 4.

В ООО «Круиз» для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников применяется унифицированная форма № Т-7. При составлении этого графика каждый работник фирмы имеет право ознакомится с данными графика. Обсудить и согласовать со своим непосредственным начальником дату своего очередного отпуска. Если произошли какие ни будь события и необходимо поменять дату отпуска, то в график отпусков инспектор отдела кадров внесет изменения.

В ООО «Круиз» нет профсоюзной органа, поэтому график отпусков утверждает и подписывает генеральный директор ООО «Круиз».


Список литературы

1. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», (издание 3-е, переработанное и дополненное), 1999. - 144с.

2. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответа: Учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей – 2-е изд., перераб. и доп. // Серия «Учебники и учебное пособие» - Ростов н/Д: издательство «Феникс», 2001. - 320с.

3. Делопроизводство (организация и технология управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359.

4. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учеб. пособие. - М: ФОРУМ:ИНФРА-М, 2002. - 256с.


Приложение 1

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код
Форма по ОКУД 0301001
ООО «Круиз» по ОКПО
наименование организации
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 26 12.05.2005

(распоряжение)
о приеме работника на работу

Принять на работу

Дата
с 13.05.2005
по 13.05.2006
Табельный номер
Горев Николай Иванович 38
фамилия, имя, отчество
в Отдел маркетинга
структурное подразделение
Специалист по маркетинговым исследованиям
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
условия приема на работу, характер работы
с тарифной ставкой (окладом) 7600 руб. 00 коп.
цифрами
надбавкой - руб. коп.
цифрами
с испытанием на срок Три месяца (ев)

Основание:

Трудовой договор от « 12 » мая 20 05 г. № 17
Руководитель организации Генеральный Директор Макаров А.А.
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен « 13 » мая 20 05 г.
личная подпись

Приложение 2

Унифицированная форма № Т-6

Утверждена постановлением Госкомстата РФ

от 5 января 2004 г. № 1

Код
Форма по ОКУД 0301005
ООО «Круиз» по ОКПО
наименование организации
Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ 30 01.06.2005

(распоряжение)
о предоставлении отпуска работнику

Предоставить отпуск Табельный номер
Мазалова Оксана Сергеевна 25
фамилия, имя, отчество
Бухгалтерия
структурное подразделение
Бухгалтер 1 категории
должность (специальность, профессия)
за период работы с 31 июля 20 04 г. по 31 мая 20 05 г.
А. ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней
с 01 июня 20 05 г. по 28 июня 20 05 г.

и (или)

Б.
ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, учебный, без сохранения заработной платы и другие (указать)
на календарных дней
с 20 г. по 20 г.
В. Всего отпуск на календарных дней
с 20 г. по 20 г.
Руководитель организации Генеральный Директор Макаров А.А.
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением) работник ознакомлен 31 мая 20 05 г.
личная подпись

Приложение 3