Документационное обеспечение деятельности предприятия (стр. 32 из 36)

Графики, наряды, заявки.

Информация, присланная для сведения.

Рекламные извещения.

Прейскуранты и прайс-листы.

Поздравительные письма.

Справки для внутреннего использования.

Объяснительные записки.

Технические условия.

Программы.

Учебные планы.

Пригласительные билеты.

10. Журнал регистрации входящих документов необходим для сохранности и оперативного поиска документации. Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

ЖУРНАЛ РЕГИСТРАЦИИ ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

№ п/п Адресат Дата отправления Исполнитель № дела Краткое содержание документа
131 ООО "Минск" 22.12.2003 Иванов К.Г. 5-3 Ответ на письмо от 18.11.2003 № 115
№ п/п Дата документа Индекс (номер) документа Краткое содержание Исполнитель (кто подписал) Отметка об исполнении № дела
1 05.10.2003 38Л Приказ о приеме на работу Винокур 03-05

Журнал регистрации внутренних документов используется для обеспечения учета внутренних документов. Журналы регистрации внутренних документов ведутся секретарем-референтом или секретарем по делопроизводству предприятия. Все документы, регистрируемые в журнале, делятся по видам: приказы, указания, акты ревизии, протоколы совещаний и т.д.

СПРАВКА

О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ на дата составления

№ п/п Название документа № документа, дата Краткое содержание Исполнитель Срок исполнения Состояние исполнения Причины неисполнения

Секретарь-референт подпись Ф.И.О.

Глава 2. Движение дел утверждено

(наименование должности руководителя организации)

(подпись) (расшифровка подписи)

Дата.

Печать организации АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ) №

(Дата и место составления)

В связи с (увольнением, переводом и т.п.)

(ф.И. О)

передает, (кому - Ф.И.О., должность) документы загоды:


№ п/п Название, номер документа Кол-во экземпляров Кол-во дел (ед. хр) Кол-во копий Примечание
1 2 3 4 5 6

Итого принято ед. хр. (в том числе копий)

(цифрами и прописью)

Существуют определенные сроки исполнения документов. Для контроля за своевременным и качественным исполнением документов служба делопроизводства или секретарь обобщают результаты исполнения документов. О результатах обобщения докладывается руководителю с приложением справки о состояния исполнения документа.

УТВЕРЖДАЮ

Опись №

ПОСТОЯННОГО (наименование должности хранения за год руководителя организации)

ОПИСЬ № ДЕЛ

№ п/п Индекс дела Заголовки дела (тома, части) Дата дела (тома, части) Количество листов в деле (томе, части) Примечание
1 2 3 4 5 6

В опись внесено дел (цифрами и прописью) С № по №.

(наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

составителя описи)

Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив) (подпись) (расшифровка подписи)

Дата ОБЛОЖКА ДЕЛА ПОСТОЯННОГО И ДОЛГОВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ

(наименование учреждения, предприятия) i Ф. №

Оп. №

Д. №

Дело №

(заголовок дела) (дата)

ф. № На листах f On. №

Д. №. Хранить ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ, НАХОДЯЩИХСЯ В ДЕЛЕ №

ЗА ГОД

№ п/п Наименование и краткое содержание документа Дата документа Индекс документа Номера листов в деле Примечание

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА (НАРЯДА) №

В деле подшито и пронумеровано листа (ов)

В том числе:

Пропущенные номера листов внутренней описи

Итого документов (цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи (цифрами и прописью)

(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)

составившего внутреннюю опись документов дела)

Дата

Особенности физического состояния и формирования дела Номера листов
1 2

(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)

составившего заверительную надпись)

Дата

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Акт № (наименование должности руководителя организации)

(место составления)

(подпись) (расшифровка подписи) Дата АКТ

О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы:

Документы в количестве дел весом кг (цифрами и прописью)

сданы в

(наименование организации)

на переработку по приемосдаточной накладной от _

(Именование должное (подпись) (расшифровка подписи)

работника организации, сдавшего документы)

Изменения в учетные документы внесены.

(именование должности (подпись) (расшифровка подписи)

работника архива (отдела делопроизводства), внесшего изменения в учетные документы)

Дата

Итого дел за годы (цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за годы утверждены руководителем предприятия, а по личному составу согласованы с экспертной комиссией (протокол от №).

(наименование должности лица, (подпись) (расшифровка подписи)

проводившего экспертизу ценности документов)

Дата.

(приказ, распоряжение, номер
дата
вида, основных обязательств))
Дата принятия к бухгалтерскому учету
списания с бухгалтерского учета

Раздел V. Документы по учету материалов акт о приеме-передаче объекта основных средств

(кроме зданий, сооружений)

(форма № ОС-1)

Применяется для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для:

а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент при обретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших:

по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;

путем приобретения за плату денежными средствами, изготовления для собственных нужд и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий (сооружений, встроенных и пристроенных помещений) в установленном порядке;

б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр) другой организации.

Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке.

Реквизит "Государственная регистрация прав" заполняется на недвижимое имущество и в случаях сделок с ним.

Раздел 1 заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика), имеющих информационный характер для объектов основных средств, бывших в эксплуатации.

В случаях приобретения объектов через сеть розничной торговли, изготовления для собственных нужд раздел 1 не заполняется.

В показателях граф "Сумма начисленной амортизации (износа)" указывается сумма начисленной амортизации (износа) с начала эксплуатации.

Раздел 2 заполняется организацией-получателем только в одном (своем) экземпляре. I

В акте данные об объекте основных средств, находящемся в собственности двух или нескольких организаций, записываются соразмерно доле организации в праве общей Собственности. При этом на первой странице в раздел "Справочно" заносятся сведения об участниках долевой собственности (с указанием их доли в праве общей собственности), а также в случае, если стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте (условных денежных единицах), - сведения о наименовании иностранной валюты, ее сумме по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату, выбранную в соответствии с требованиями, действующими в системе бухгалтерского учета.

Унифицированная форма № ОС-1

Утверждена постановлением 1 Госкомстата России Iот 21.01.2003 № 7

Код

Форма по ОКУД

Организация-получатель: по ОКПО

(наименование)

(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)

(наименование структурного подразделения) по ОКПО

Организация-сдатчик:

(наименование)

(адрес, телефон, факс) (банковские реквизиты)" (наименование структурного подразделения)

Основание для составления акта (приказ, распоряжение, номер договор с указанием его вида, основных обязательств))

Номер документа Дата составления

АКТ

Похожие статьи