Инвентаризация − это проверка имущества и обязательств организации путём подсчёта, обмера, взвешивания. Это способ уточнения показателей учёта и последующего контроля за сохранностью имущества организации. Основные цели инвентаризации:
Выявление фактического наличия имущества;
Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухучёта;
Проверка полноты отражения в учёте обязательств.
Инвентаризации подлежат всё имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств; запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухучёте (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтённое по каким-либо причинам.
В зависимости от степени охвата проверкой имущества и обязательств организации различают полную и частичную инвентаризацию.
Полная инвентаризация охватывает все без исключения виды имущества и финансовых обязательств организации. Частичная инвентаризация охватывает один или несколько видов имущества и обязательств.
Инвентаризации могут быть плановыми, которые проводят в заранее установленные сроки, и внезапными, которые проводят, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица. Их осуществляют по распоряжению вышестоящих органов, руководителей организаций, по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.
Количество инвентаризаций в отчётном году, даты их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливается руководителем организации, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.
Проведение инвентаризации обязательно:
При передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального предприятия;
Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три год, а библиотечных фондов − один раз в пять лет. В районах, расположенных на Крайнем Севере, и в приравненных к ним местностях инвентаризация товаров, сырья и материалов может проводиться в период их наименьших остатков;
При смене материально ответственных лиц (на день приёмки-передачи дел);
При выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
В случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
При ликвидации (реорганизации) организации или других случаях, предусматриваемых законодательством РФ.
Для проведения инвентаризации в организации создаётся постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационной комиссии утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и др.). Кроме того, в состав инвентаризационной комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации является основанием для признания результатов недействительными.
Перед инвентаризацией осуществляют подготовительные мероприятия: материальные ценности рассортировывают и укладывают по наименованиям, сортам, размерам; в местах хранения вывешивают ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей; все документы по приходу и расходу проверяемых ценностей должны быть обработаны и записаны в регистры аналитического учёта; от материально ответственных лиц необходимо получить расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчётам), с указанием "до инвентаризации на "…" (дата)", что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учётным данным.
Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчёта, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты не менее чем в двух экземплярах, которые подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчёты и ведомости отвесов прилагаются к описи.
На последней странице описи незаполненные строки прочёркиваются и делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчёта итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки её правильности. Результаты их проведения оформляются актом и регистрируются в книге учёта контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.
Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию, где их проверяют, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухучёта. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации (количество и сумма), наличие средств по данным учёта и результаты сравнения − излишек или недостача. В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам и сортам в соответствии с классификацией, принятой в учёте.
Суммы излишков и недостач товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухучёте. Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей.
Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков. Выводы, предложения или решения комиссии оформляются протоколом, утверждённым руководителем предприятия. После утверждения результаты инвентаризации отражаются в учёте.
Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухучёта отражаются в счетах бухгалтерского учёта в следующем порядке:
излишек имущества приходуется по рыночной стоимости имущества на дату проведения инвентаризации, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение доходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации на увеличение финансирования (фондов);
недостача и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм − на счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки списываются на финансовые результаты у коммерческой организации или увеличение расходов у некоммерческой организации, а у бюджетной организации − на уменьшение финансирования (фондов).
Оценка имущества и обязательств проводится организацией для отражения их в бухучёте и бухгалтерской отчётности в денежном выражении. Оценка имущества:
приобретённого за плату, осуществляется путём суммирования фактически произведённых расходов на его покупку;
имущества, полученного безвозмездно, − по рыночной стоимости на дату оприходования;
имущества, произведённого в самой организации, − по стоимости его изготовления;
имущества, приобретенного по договорам, предусматривающим исполнение обязательств (плату) неденежными средствами, − по стоимости ценностей, переданных или подлежащих передаче организацией.
Фактически произведённые расходы - включают в себя затраты, на приобретение имущества, уплачиваемые проценты по предоставленному коммерческому кредиту, наценки, комиссионные вознаграждения, таможенные пошлины и иные платежи, затраты на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые сторонней организацией.
Текущая рыночная стоимость формируется на основе цены, действующей на дату оприходования имущества, полученного безвозмездно, на данный или аналогичный вид имущества. Сведения о действующей цене должны быть подтверждены документально или экспертным путём.
При определении рыночной стоимости могут быть использованы данные о ценах на аналогичную продукцию, полученные в письменной форме от организаций-изготовителей; сведения об уровне цен, имеющиеся у органов государственной статистики, торговых инспекций и организаций; сведения об уровне цен, опубликованные в СМИ и специальной литературе; экспертные заключения о стоимости отдельных объектов основных средств.