Система автоматично підтримує журнали перехресних посилань по документах.
Документи відіграють центральну роль для основних механізмів, реалізованих компонентами системи. Всі документи (поза залежністю від виду) утворять єдину послідовність. Фактично, ця послідовність відображає послідовність подій – так, як вони відбувалися реально. Усередині дати послідовність документів визначається їхнім часом, при цьому час документа є не стільки коштами відбиття реального (астрономічного) часу уведення документа, скільки коштами, що дозволяють чітко впорядкувати документи усередині однієї дати. Дані, що вводять у документ (реквізити документа), звичайно містять інформацію про подію: наприклад, у накладній – інформацію про те, з якого складу, яких товарів і скільки відвантажено; у наказі про прийом на роботу – інформацію про співробітника, оклад, інші відомості. Крім властиво запису, для документа досить важливою властивістю є його проведення. При проведенні документ може відбити зафіксоване їм подія в механізмах, реалізованих компонентами. Наприклад, якщо встановлено компонент "Бухгалтерський облік", документ може записати бухгалтерську операцію, відбивши у вигляді проводок у бухгалтерському обліку інформацію, що втримується в документі.
Журнали документів
Журнали документів призначені для перегляду документів. Кожен вид документа може бути віднесений до певного журналу. Сам журнал документів не додає нових даних у систему, а служать тільки як засіб перегляду списку документів одного або декількох видів.
Наприклад, може бути створений журнал "Складські документи", що буде містити всі прибуткові накладні й накладні на внутрішнє переміщення.
Для журналу можуть бути визначені графи журналу, для зручності перегляду реквізитів різних видів документів, віднесених до даного журналу.
Для журналу може бути описано кілька форм його візуального подання.
Звіти й обробки
Для опису звітів і процедур довільної обробки на етапі конфігурування може бути створена необмежена кількість форм звітів. Кожна форма має свій діалог настроювання, що дозволяє визначити набір параметрів формування звітів. Наприклад, для видачі складської довідки – вибрати конкретний склад.
Алгоритм одержання звіту описується з використанням убудованої мови, при цьому може бути задіяна убудована мова запитів. Для висновку звітів може бути використаний як текстовий формат, так і спеціалізований табличний формат звітів.
Система також підтримує можливість розробки зовнішніх звітів (обробок), що зберігаються не в самій конфігурації, а в окремих файлах.
Компонента "Бухгалтерський облік"
Бухгалтерські рахунки
Бухгалтерські рахунки (далі "Рахунки") призначені для зберігання планів рахунків бухгалтерського обліку, тобто об'єктів синтетичного обліку коштів підприємства. Суть даних об'єктів цілком відповідає загальноприйнятому розумінню бухгалтерських рахунків. У компоненті "Бухгалтерський облік" властивості бухгалтерських рахунків можуть гнучко настроюватися залежно від прийнятої системи обліку в конкретній країні й на конкретному типі підприємств.
Насамперед, може підтримуватися одночасно кілька планів рахунків, кожний з яких може мати специфічні властивості. Для плану рахунків задається довжина коду рахунку й кількість рівнів субрахунків, а також кількість знаків у субрахунку кожного рівня. Для рахунків настроюються додаткові реквізити, а також форми перегляду списку й редагування рахунків.
Бухгалтерські рахунки є основою системи бухгалтерських підсумків компоненти "Бухгалтерський облік". При їхньому настроюванні задаються властивості додаткових розрізів обліку – валютного, аналітичного й кількісного.
Компонента "Бухгалтерський облік" підтримує багатомірний і багаторівневий аналітичний облік.
Крім того, настроюється можливість використання роздільника обліку. Роздільник обліку дозволяє вести облік незалежно по декількох організаціях в одній інформаційній базі.
Важливою особливістю бухгалтерських рахунків є можливість створення об'єктів як у конфігурації, так й у самій інформаційній базі. Введення конкретних рахунків у конфігурацію доцільно в тому випадку, якщо поводження самої конфігурації вимагає обов'язкової наявності самих рахунків або конкретних властивостей цих рахунків.
Види субконто
Види субконто є спеціальними об'єктами, підтримуваними компонентом "Бухгалтерський облік", для ведення аналітичного обліку по рахунках бухгалтерського обліку. Термін субконто використається для позначення набору значень, використовуваних для ведення аналітичного обліку по рахунку. У якості субконто можуть виступати основні кошти, організації, товари й інші набори об'єктів, що як реально існують, так й абстрактних. Наприклад, субконто можуть бути види бюджетів – федеральний, територіальний, місцевий.
Вид субконто ідентифікує сукупність об'єктів конкретного типу, які надалі можуть використатися для ведення аналітичного обліку. Сам по собі вид субконто не описує яких або збережених даних у системі 1С:Підприємство. При його настроюванні вказується один з існуючих типів даних, що буде визначати набір значень субконто цього виду – звичайно це довідник або перерахування. Наприклад, вид субконто "Товари" буде мати тип "Довідник.Номенклатура".
Створені види субконто вказуються для настроювання аналітичного обліку по рахунках. Для кожного рахунку допускається використання до 5 видів субконто, що дозволяє вести багатомірний аналітичний облік. Ведення багаторівневого аналітичного обліку реалізується шляхом використання багаторівневих довідників.
Операції й проводки
Відбиття рухів у бухгалтерському обліку записується у вигляді операцій і проводок. Операція є повним відбиттям у бухгалтерському обліку господарської операції, що відбулася на підприємстві.
Операція може містити кілька проводок. Проводки не існують окремо від операцій. Кожна проводка належить однієї й тільки одній операції. Операція, у свою чергу, завжди належить документу, причому в документа може бути тільки одна операція. Сама операція може записуватися при записі документа або в момент проведення, але проводки по документі формуються тільки при його проведенні. Крім того, для забезпечення ручного уведення операцій існує спеціальний вид документа "Операція", що не має власних даних, а використається тільки в якості "носія" операції, уведеної вручну. Порядок відбиття проводок у бухгалтерському обліку визначається послідовністю документів, яким належать операції.
У конфігурації описуються різні властивості операцій і проводок. І для операції, і для проводок можуть бути задані додаткові реквізити. Настроюються форми перегляду журналу операцій, журналу проводок, форма уведення самої операції.
Компонента "Оперативний облік"
Регістри
Для аналізу залишків і рухів коштів у системі 1С:Підприємство використаються регістри.
Регістр являє собою багатомірну систему зберігання залишків або оборотів. Кожен регістр на етапі конфігурації описується набором вимірів і ресурсів.
Під виміром розуміється набір значень, які деталізують рух засобів, і в розрізі яких зберігаються залишки; під ресурсом – числова величина, що є кількісним або сумовим значенням, що відображає розмір руху (залишку). Наприклад, для складського запасу товарів може бути створений регістр "Товарний запас" із двома вимірами – "Товар" й "Склад" й одним ресурсом – "Кількість". У цьому випадку система буде підтримувати залишки товарів у розрізі складів у кількісному вираженні.
Зміна залишків й оборотів по регістрах провадиться рухами регістрів. Руху регістрів записуються документами в момент проведення й мають чітко певне місце на осі часу, обумовлене датою й часом документа. Кожен документ може породжувати необмежена кількість рухів по регістрах будь–яких видів. Рухи, записані документом, належать йому й будуть автоматично віддалятися або змінюватися при видаленні або перепроведенні документа.
Для роботи в реальному часі система підтримує крапку актуальності підсумків. Вона може бути встановлена примусово, але її можуть змінювати проведені в потоці документи.
Проведені в потоці документи одержують миттєвий доступ до актуальних підсумків по всіх регістрах, наприклад, для контролю складських залишків. Хоча, зрозуміло, існує можливість проведення документа заднім числом, з одного боку, і одержання підсумків на будь–який момент – з іншої.
Підсумки по регістрах можуть бути побудовані з будь–яким набором розрізів виходячи з вимірів регістра. Так, у наведеному прикладі можна побудувати звіт про рух по товарах у розрізі складів або по складах у розрізі товарів.
Журнали розрахунків
Журнал розрахунків призначений для зберігання даних складних періодичних розрахунків, підтримуваних компонентом "Розрахунок", і їхньої передісторії. Основною властивістю журналу розрахунків є його приналежність тому або іншому довіднику системи. Такий довідник називається довідником об'єктів розрахунку. Фактично, довідник визначає вид об'єктів, по яких ведеться розрахунок. Наприклад, це може бути: журнал розрахунків зарплати, причому списком об'єктів розрахунку буде виступати довідник співробітників; журнал розрахунків дивідендів, тоді списком об'єктів розрахунку буде виступати довідник акціонерів; журнал розрахунків амортизації – списком об'єктів розрахунку буде виступати довідник основних коштів. У процесі конфігурування настроюється необмежене число журналів розрахунку, кожний з яких буде вирішувати те або інше завдання предметної області.
Неодмінними атрибутами кожного рядка журналу розрахунків є: об'єкт, для якого даний розрахунок проведений; вид розрахунку (див. нижче), по якому даний розрахунок проведений; дата початку й дата закінчення дії даного розрахунку й результат розрахунку.